Hvorfor godkende timer før fakturering?
En faktura er svær at trække tilbage. En kreditnota tager tid, og en kunde der finder én fejl, begynder at tvivle på resten af opgørelsen. En fejl fanget før fakturering tager et minut at rette.
Godkendelsen er også tidspunktet, hvor en med overblik ser på ugen. En medarbejder ser kun sine egne timer; en leder kan i teamets registreringer se, at et projekt pludselig har brugt dobbelt så meget tid, eller at nogen ikke har registreret noget tre arbejdsdage i træk. Det er alt, lederen ser: hvad nogen lavede på deres computer eller telefon de dage, er ikke en del af tidsregistreringen.
Hvem bør godkende tidsregistrering?
En der kender arbejdet: projektlederen, teamlederen eller ejeren i en mindre virksomhed. De ved, om ti timer til en opgave er rimeligt, og hvilken kunde der har bedt om hvad.
Brug fire-øjne-princippet: ingen godkender sine egne timer. Hvis du arbejder alene eller er eneste godkender, er det ikke muligt. Så er et fast tidspunkt til at gennemgå din egen uge det bedste alternativ.
Hvad skal du tjekke ved godkendelse?
Du behøver ikke regne hver linje efter. Kig efter det, en kunde eller revisor ville lægge mærke til.
| Tjek | Hvad du ser efter |
|---|---|
| Beskrivelse | Kan kunden læse, hvad der er lavet? Send tomme eller uklare linjer som ‘arbejde’ retur. |
| Projekt og kunde | Er arbejdet registreret på den rigtige kunde? En forkert kunde er den dyreste fejl. |
| Fakturerbart eller ej | Internt arbejde på en fakturerbar aktivitet – eller omvendt. |
| Afvigelser | En 14-timers dag, en 5-timers opgave der normalt tager 30 minutter. |
| Manglende dage | Huller i ugen uden ferie eller sygedag. |
| Ferie | Åbne ferieanmodninger, der hører til samme uge. |
Hvis du er i tvivl om en linje, så spørg hellere end at rette den i stilhed. Medarbejderen ved, hvad der skete – det gør du ikke.
Hvilket tempo fungerer?
Ugentligt. En uge er kort nok til at du kan huske, hvad du lavede, og lang nok til at det ikke bliver en daglig opgave. Månedlig godkendelse virker effektivt, men så skal folk grave fejl frem fra fire uger siden.
- Medarbejdere færdiggør deres uge inden weekenden, med beskrivelse på hver linje.
- Mandag eller tirsdag gennemgår godkenderen den forrige uge.
- Rene uger godkendes på én gang; uger med spørgsmål afvises med begrundelse.
- Medarbejderen retter de afviste timer og indsender dem igen.
- Ved månedens slutning fakturerer du kun godkendte timer.
Hvordan afviser du timer?
Altid med en begrundelse, der forklarer hvad der skal ske. ‘Forkert’ hjælper ingen; ‘Dette hører til Website-projektet, ikke Vedligehold’ gør. En god begrundelse er konkret og handler om registreringen, ikke personen.
Afvis kun det, der er galt. Hvis én dag er uklar, godkend resten og send den dag retur. Så går faktureringen for de andre timer ikke i stå.
Hvilke fejl er lette at lave?
De fleste problemer skyldes ikke dårlig vilje, men travlhed. Nogle mønstre går igen.
- At godkende sine egne timer. Kontrollens værdi forsvinder, selv hvis systemet tillader det.
- At godkende alt i bulk uden at kigge. Bulk er fint for uger uden advarsler, ikke som erstatning for at se efter.
- At rette timer i stilhed. Medarbejderen lærer intet, og ændringen er svær at forklare senere.
- At godkende for sent. Ikke-godkendte timer kan ikke faktureres; en pukkel forsinker din indtjening.
- At godkende timer logget af en AI-assistent uden at læse dem. De er også kun et forslag; læs beskrivelsen som enhver anden linje. Mere i tidsregistrering med AI.
Sådan gør Half5
I Half5 slår du ‘Godkend timer før fakturering’ til i organisationsindstillingerne. Registreringer får så status ‘Ikke godkendt endnu’, ‘Godkendt’ eller ‘Afvist’. Du kan kun afvise med en ‘Begrundelse for afvisning’ på op til 500 tegn, som medarbejderen ser på registreringen. En godkendt time kan stadig afvises, så længe den ikke er faktureret. Med denne indstilling går kun godkendte timer videre til kladdefakturaer.
Admins godkender for hele organisationen. En afdelingsleder godkender for folk i sin afdeling og for timer på afdelingens projekter. Dine egne registreringer godkendes af en anden godkender; kun hvis der ikke er andre, godkender du selv. Skærmen viser, per person per uge, de registrerede timer, ferien og de ture, kunden betaler for eller som udløser kørselsgodtgørelse. ‘Manglende beskrivelse’ markerer tomme beskrivelser, ‘For få timer’ en uge langt under kontrakttimer. Uger uden advarsler godkendes med én knap (‘Godkend 4 rene uger’). Ferieanmodninger ligger under ‘Åbne anmodninger’; se registrering af ferie.
En medarbejders tidslinje vises ikke på denne skærm eller i nogen rapport. Den ligger kun på medarbejderens egne enheder og er end-to-end krypteret mellem dem; ingen godkender, admin eller Half5 kan åbne den. Timer logget af en AI-assistent via MCP får status ‘Ikke godkendt endnu’ og skal godkendes på samme måde.
Ofte stillede spørgsmål
Skal en freelancer uden ansatte godkende timer?
Der er ingen andre til det. Værdien ligger mest i et fast tidspunkt til at gennemgå din uge før fakturering; det kan du gøre uden formel godkendelse.
Hvad sker der med afviste timer?
De sendes retur til medarbejderen med begrundelsen. De retter registreringen, og du gennemser den igen. Afviste timer kommer ikke på en faktura.
Kan en leder rette en medarbejders timer direkte?
Ofte teknisk muligt, men det er bedre at afvise med begrundelse. Så ved medarbejderen, hvad der var galt, og det er tydeligt, hvem der har registreret hvad.
Hvor tit bør du godkende tidsregistrering?
Ugentligt fungerer for de fleste teams. Alle kan stadig huske, hvad der skete, og du er ikke bagud, når den månedlige faktura skal sendes.
Hvem godkender lederens egne timer?
En anden godkender, fx en anden leder eller ejeren. Hvis der ikke er andre, er din egen gennemgang det eneste alternativ.
