Por que aprovar horas antes de faturar?
Uma fatura é difícil de anular. Uma nota de crédito demora, e um cliente que encontra um erro começa a desconfiar do resto do detalhe. Um erro detetado antes de faturar resolve-se em minutos.
A aprovação é também o momento em que alguém com visão global revê a semana. O colaborador vê as suas próprias horas; o responsável vê, nas horas registadas da equipa, que um projeto duplicou o orçamento ou que alguém não registou nada em três dias úteis. É só isso que o responsável vê: o que alguém fez no computador ou telemóvel nesses dias não faz parte das horas registadas.
Quem deve aprovar as folhas de horas?
Alguém que conheça o trabalho: o responsável de projeto, o chefe de equipa ou o proprietário numa pequena empresa. Sabem se dez horas para uma tarefa faz sentido e que cliente pediu o quê.
Aplique o princípio dos quatro olhos: ninguém aprova as suas próprias horas. Se trabalha sozinho ou é o único aprovador, isso não é possível. Nesse caso, reserve um momento fixo para rever a sua própria semana.
O que verificar na aprovação?
Não é preciso recalcular cada linha. Procure o que um cliente ou contabilista notaria.
| Verificar | O que analisar |
|---|---|
| Descrição | O cliente percebe o que foi feito? Devolva linhas vazias ou vagas como ‘trabalho’. |
| Projeto e cliente | O trabalho está atribuído ao cliente certo? Um cliente errado é o erro mais caro. |
| Faturável ou não | Trabalho interno marcado como faturável, ou o contrário. |
| Valores fora do normal | Um dia com catorze horas, uma tarefa de cinco horas que normalmente demora trinta minutos. |
| Dias em falta | Ausências na semana sem férias ou baixa. |
| Férias | Pedidos de férias abertos relativos à mesma semana. |
Se tiver dúvidas sobre uma linha, pergunte em vez de alterar sem avisar. O colaborador sabe o que aconteceu; o responsável não.
Que ritmo funciona?
Semanal. Uma semana é curta o suficiente para ainda se lembrar do que fez e longa o bastante para não ser uma tarefa diária. Aprovação mensal parece eficiente, mas depois é preciso recuperar erros de há quatro semanas.
- Os colaboradores completam a semana antes do fim de semana, com descrição em todas as linhas.
- Na segunda ou terça-feira, o aprovador revê a semana anterior.
- Semanas limpas são aprovadas de uma vez; semanas com dúvidas são recusadas com motivo.
- O colaborador corrige as horas recusadas e volta a submeter.
- No final do mês, só fatura horas aprovadas.
Como recusar horas?
Sempre com um motivo que explique o que é necessário corrigir. ‘Errado’ não ajuda; ‘Isto pertence ao projeto Website, não Manutenção’ sim. Um bom motivo é concreto e refere-se ao registo, não à pessoa.
Recuse apenas o que está incorreto. Se só um dia está em dúvida, aprove o resto e devolva esse dia. Assim, a faturação das outras horas não fica bloqueada.
Que erros são fáceis de cometer?
A maioria dos problemas não resulta de má intenção, mas de pressa. Alguns padrões repetem-se.
- Aprovar as suas próprias horas. Falha o controlo, mesmo que o sistema permita.
- Aprovar tudo em massa sem rever. Aprovar em lote é útil para semanas sem avisos, não como substituto da análise.
- Alterar horas sem informar. O colaborador não aprende nada e a alteração é difícil de justificar mais tarde.
- Aprovar com atraso. Horas não aprovadas não podem ser faturadas; um atraso acumula e atrasa receitas.
- Aprovar horas registadas por assistente de IA sem rever. São apenas uma proposta; leia a descrição como qualquer outra linha. Mais em registo de horas com IA.
Como a Half5 faz
No Half5, ative ‘Aprovar horas antes de faturar’ nas definições da organização. Os registos passam a ter o estado ‘Por aprovar’, ‘Aprovado’ ou ‘Recusado’. Só pode recusar com um ‘Motivo da recusa’ até 500 caracteres, visível para o colaborador no registo. Uma hora aprovada pode ser recusada enquanto não for faturada. Com esta opção ativa, só horas aprovadas entram em faturas rascunho.
Os administradores aprovam para toda a organização. Um responsável de departamento aprova para as pessoas do seu departamento e para horas em projetos desse departamento. As suas próprias horas são aprovadas por outro aprovador; só se não houver ninguém é que as aprova. O ecrã mostra, por pessoa e por semana, as horas registadas, as férias e as deslocações pagas pelo cliente ou com subsídio de quilometragem. ‘Descrição em falta’ assinala descrições vazias, ‘Poucas horas’ uma semana bem abaixo do horário contratual. Semanas sem avisos são aprovadas com um botão (‘Aprovar 4 semanas limpas’). Pedidos de férias estão em ‘Pedidos em aberto’; veja registo de férias.
A linha temporal do colaborador não aparece neste ecrã nem em relatórios. É guardada apenas no dispositivo do próprio e encriptada de ponta a ponta entre dispositivos; nenhum aprovador, administrador ou a Half5 pode aceder. Horas registadas por assistente de IA via MCP entram como ‘Por aprovar’ e seguem o mesmo processo.
Perguntas frequentes
Um freelancer sem equipa precisa de aprovar horas?
Não há outra pessoa para o fazer. O valor está sobretudo em reservar um momento fixo para rever a semana antes de faturar; pode fazê-lo sem aprovação formal.
O que acontece às horas recusadas?
Voltam ao colaborador com o motivo indicado. Ele corrige o registo e volta a submeter. Horas recusadas não entram em fatura.
Um responsável pode alterar diretamente as horas de um colaborador?
Muitas vezes é tecnicamente possível, mas é preferível recusar com motivo. Assim, o colaborador sabe o que estava errado e mantém-se claro quem registou o quê.
Com que frequência se devem aprovar folhas de horas?
Semanalmente funciona para a maioria das equipas. Todos ainda se lembram do que aconteceu e não fica atrasado quando chega a fatura mensal.
Quem aprova as horas do próprio responsável?
Outro aprovador, como um colega responsável ou o proprietário. Se não houver ninguém, a revisão própria é a única opção.
