Perché approvare le ore prima di fatturare?
Una fattura è difficile da annullare. Una nota di credito richiede tempo, e un cliente che trova un errore inizia a dubitare anche del resto. Un errore scoperto prima della fatturazione si risolve in un minuto.
L’approvazione è anche il momento in cui qualcuno con una visione d’insieme guarda la settimana. Un dipendente vede solo le proprie ore; un responsabile vede, nelle ore registrate dal team, se un progetto ha improvvisamente raddoppiato il budget o se qualcuno non ha registrato nulla per tre giorni lavorativi. Questo è tutto ciò che vede: cosa ha fatto una persona al computer o al telefono in quei giorni non fa parte delle ore registrate.
Chi dovrebbe approvare i timesheet?
Qualcuno che conosce il lavoro: il responsabile di progetto, il team leader o il titolare in una piccola azienda. Sa se dieci ore per un’attività hanno senso e quale cliente ha richiesto cosa.
Usa il principio delle quattro occhi: nessuno approva le proprie ore. Se lavori da solo o sei l’unico approvatore, non è possibile. In quel caso, il miglior sostituto è fissare un momento per rileggere la propria settimana.
Cosa controllare in fase di approvazione?
Non serve ricalcolare ogni riga. Cerca ciò che noterebbe un cliente o il commercialista.
| Controllo | Cosa guardare |
|---|---|
| Descrizione | Il cliente capisce cosa è stato fatto? Rimanda indietro righe vuote o vaghe come ‘lavoro’. |
| Progetto e cliente | Il lavoro è sul cliente giusto? Un cliente sbagliato è l’errore più costoso. |
| Fatturabile o no | Lavoro interno su attività fatturabili, o viceversa. |
| Anomalie | Una giornata da quattordici ore, un’attività da cinque ore che normalmente ne richiede mezz’ora. |
| Giorni mancanti | Buchi nella settimana senza ferie o malattia. |
| Ferie | Richieste di ferie aperte relative alla stessa settimana. |
Se hai dubbi su una riga, chiedi invece di modificarla in silenzio. Il dipendente sa cosa è successo; tu no.
Quale ritmo funziona?
Settimanale. Una settimana è abbastanza breve per ricordare cosa hai fatto, ma non così corta da diventare una routine quotidiana. L’approvazione mensile sembra efficiente, ma poi bisogna recuperare errori di quattro settimane fa.
- I dipendenti completano la settimana prima del weekend, con una descrizione su ogni riga.
- Lunedì o martedì l’approvatore controlla la settimana precedente.
- Le settimane senza problemi si approvano tutte insieme; quelle con domande si rifiutano con una motivazione.
- Il dipendente corregge le ore rifiutate e le invia di nuovo.
- A fine mese si fatturano solo le ore approvate.
Come si rifiutano le ore?
Sempre con una motivazione che spiega cosa va fatto. ‘Sbagliato’ non aiuta nessuno; ‘Questa voce va sul progetto Sito Web, non su Manutenzione’ sì. Una buona motivazione è concreta e riguarda la voce, non la persona.
Rifiuta solo ciò che non va. Se un giorno è poco chiaro, approva il resto e rimanda indietro solo quel giorno. Così la fatturazione delle altre ore non si blocca.
Quali errori sono facili da fare?
La maggior parte dei problemi nasce dalla fretta, non dalla malafede. Alcuni errori si ripetono spesso.
- Approvare le proprie ore. Il controllo sparisce, anche se il sistema lo permette.
- Approvare tutto in blocco senza guardare. L’approvazione in blocco va bene per settimane senza avvisi, non come sostituto del controllo.
- Modificare le ore in silenzio. Il dipendente non impara nulla e la modifica è difficile da spiegare dopo.
- Approvare in ritardo. Le ore non approvate non si possono fatturare; un arretrato rallenta gli incassi.
- Approvare senza controllare le ore registrate da un assistente AI. Anche quelle sono solo una proposta: leggi la descrizione come per ogni altra riga. Maggiori dettagli in registrare le ore con l’AI.
Ecco come funziona Half5
In Half5 puoi attivare ‘Approvare le ore prima di fatturare’ nelle impostazioni dell’organizzazione. Le voci avranno così lo stato ‘Non ancora approvato’, ‘Approvato’ o ‘Rifiutato’. Puoi rifiutare solo indicando una ‘Motivazione del rifiuto’ (max 500 caratteri), che il dipendente vede sulla voce. Un’ora approvata può ancora essere rifiutata finché non viene fatturata. Con questa opzione attiva, solo le ore approvate finiscono nelle bozze di fattura.
Gli admin approvano per tutta l’organizzazione. Un responsabile di reparto approva per le persone del proprio reparto e per le ore sui progetti di quel reparto. Le tue voci vengono approvate da un altro approvatore; solo se non c’è nessun altro puoi approvarle tu. La schermata mostra, per persona e per settimana, le ore registrate, le ferie e i viaggi rimborsati dal cliente o che danno diritto all’indennità chilometrica. ‘Descrizione mancante’ segnala le descrizioni vuote, ‘Poche ore’ una settimana ben sotto l’orario contrattuale. Le settimane senza avvisi si approvano con un solo tasto (‘Approva 4 settimane pulite’). Le richieste di ferie sono sotto ‘Richieste aperte’; vedi registrare le ferie.
La timeline di un dipendente non è visibile in questa schermata né in alcun report. È salvata solo sul suo dispositivo ed è cifrata end-to-end tra i suoi dispositivi; nessun approvatore, admin o Half5 può accedervi. Le ore registrate da un assistente AI tramite MCP arrivano come ‘Non ancora approvato’ e seguono lo stesso flusso di approvazione.
Domande frequenti
Un freelance senza collaboratori deve approvare le proprie ore?
Non c’è nessun altro che possa farlo. Il valore sta soprattutto nel fissare un momento per rileggere la settimana prima di fatturare; puoi farlo anche senza approvazione formale.
Cosa succede alle ore rifiutate?
Tornano al dipendente con la motivazione allegata. Lui/lei corregge la voce e tu la ricontrolli. Le ore rifiutate non finiscono in fattura.
Un responsabile può modificare direttamente le ore di un dipendente?
Spesso tecnicamente sì, ma è meglio rifiutare con una motivazione. Così il dipendente sa cosa non andava e resta chiaro chi ha registrato cosa.
Ogni quanto si dovrebbero approvare i timesheet?
La cadenza settimanale funziona per la maggior parte dei team. Tutti ricordano ancora cosa è successo e non si resta indietro quando arriva il momento di fatturare.
Chi approva le ore del responsabile?
Un altro approvatore, come un collega responsabile o il titolare. Se non c’è nessun altro, l’unica opzione è il proprio momento di revisione.
