¿Por qué aprobar las horas antes de facturar?
Una factura es difícil de deshacer. Una nota de abono lleva tiempo, y si un cliente encuentra un error empieza a desconfiar del resto del desglose. Un error detectado antes de facturar se corrige en un minuto.
La aprobación también es el momento en que alguien con visión de conjunto revisa la semana. Un empleado ve sus propias horas; un responsable ve en las horas del equipo que un proyecto de repente ha duplicado su presupuesto, o que alguien no ha registrado nada en tres días laborables. Eso es todo lo que ve el responsable: lo que alguien hizo en su ordenador o móvil esos días no forma parte de las horas registradas.
¿Quién debe aprobar los partes de horas?
Alguien que conozca el trabajo: el responsable de proyecto, el jefe de equipo o el propietario en una empresa pequeña. Sabe si diez horas para una tarea es razonable y qué cliente pidió cada cosa.
Usa el principio de los cuatro ojos: nadie aprueba sus propias horas. Si trabajas solo o eres el único aprobador, eso no es posible. Entonces, lo mejor es fijar un momento para repasar tu propia semana.
¿Qué revisas al aprobar?
No hace falta recalcular cada línea. Busca lo que notaría un cliente o un contable.
| Revisar | Qué mirar |
|---|---|
| Descripción | ¿El cliente puede entender qué se ha hecho? Devuelve las líneas vacías o vagas como ‘trabajo’. |
| Proyecto y cliente | ¿El trabajo está asignado al cliente correcto? Un cliente equivocado es el error más caro. |
| Facturable o no | Trabajo interno en una actividad facturable, o al revés. |
| Valores atípicos | Un día de catorce horas, una tarea de cinco horas que normalmente lleva treinta minutos. |
| Días sin registrar | Huecos en la semana sin vacaciones ni baja. |
| Vacaciones | Solicitudes de vacaciones abiertas que corresponden a esa semana. |
Si tienes dudas sobre una línea, pregunta antes de cambiarla sin avisar. El empleado sabe lo que pasó; tú no.
¿Qué ritmo funciona?
Semanal. Una semana es lo bastante corta para recordar lo que hiciste y lo bastante larga para no ser una tarea diaria. Aprobar al mes parece eficiente, pero entonces hay que buscar errores de hace cuatro semanas.
- Los empleados completan su semana antes del fin de semana, con descripción en cada línea.
- El lunes o martes el aprobador revisa la semana anterior.
- Las semanas limpias se aprueban de una vez; las que tienen dudas se rechazan con motivo.
- El empleado corrige las horas rechazadas y las vuelve a enviar.
- Al final del mes solo se facturan las horas aprobadas.
¿Cómo se rechazan horas?
Siempre con un motivo que indique qué hay que hacer. ‘Mal’ no ayuda a nadie; ‘Esto corresponde al proyecto Web, no a Mantenimiento’ sí. Un buen motivo es concreto y sobre la entrada, no sobre la persona.
Rechaza solo lo que esté mal. Si un día no está claro, aprueba el resto y devuelve solo ese día. Así la facturación del resto de horas no se retrasa.
¿Qué errores son fáciles de cometer?
La mayoría de problemas no vienen de mala fe, sino de las prisas. Hay algunos patrones que se repiten.
- Aprobar tus propias horas. Se pierde el control, aunque el sistema lo permita.
- Aprobar todo en bloque sin mirar. El bloque está bien para semanas sin avisos, no como sustituto de revisar.
- Editar horas en silencio. El empleado no aprende nada y luego es difícil explicar el cambio.
- Aprobar tarde. Las horas sin aprobar no se pueden facturar; el retraso afecta a tus ingresos.
- Dar por buenas horas registradas por un asistente de IA. Son solo una propuesta; lee la descripción como cualquier otra línea. Más en registrar horas con IA.
Así lo hace Half5
En Half5 puedes activar ‘Aprobar horas antes de facturar’ en los ajustes de la organización. Las entradas pasan a tener el estado ‘Pendiente de aprobación’, ‘Aprobada’ o ‘Rechazada’. Solo puedes rechazar indicando un ‘Motivo de rechazo’ de hasta 500 caracteres, que el empleado ve en la entrada. Una hora aprobada se puede rechazar mientras no se haya facturado. Con esta opción activada, solo las horas aprobadas pasan a facturas borrador.
Los administradores aprueban para toda la organización. Un responsable de departamento aprueba para las personas de su departamento y para las horas de los proyectos de ese departamento. Tus propias entradas las aprueba otro aprobador; solo si no hay nadie más puedes aprobarte a ti mismo. La pantalla muestra, por persona y semana, las horas registradas, las vacaciones y los desplazamientos que paga el cliente o que generan dietas por kilometraje. ‘Falta descripción’ avisa de descripciones vacías, ‘Pocas horas’ de una semana muy por debajo del contrato. Las semanas sin avisos se aprueban con un solo botón (‘Aprobar 4 semanas limpias’). Las solicitudes de vacaciones están en ‘Solicitudes abiertas’; ver registrar vacaciones.
La línea de tiempo de un empleado no aparece en esta pantalla ni en ningún informe. Se guarda en su propio dispositivo y está cifrada de extremo a extremo entre sus dispositivos; ningún aprobador, administrador ni Half5 puede acceder a ella. Las horas que un asistente de IA registra a través de MCP entran como ‘Pendiente de aprobación’ y pasan por la misma revisión.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo sin empleados necesita aprobar horas?
No hay nadie más que pueda hacerlo. El valor está sobre todo en fijar un momento para repasar tu semana antes de facturar; puedes hacerlo sin aprobación formal.
¿Qué pasa con las horas rechazadas?
Vuelven al empleado con el motivo adjunto. Corrige la entrada y tú la revisas de nuevo. Las horas rechazadas no se facturan.
¿Puede un responsable editar directamente las horas de un empleado?
Técnicamente suele ser posible, pero es mejor rechazar con motivo. Así el empleado sabe qué estaba mal y queda claro quién registró qué.
¿Con qué frecuencia hay que aprobar los partes de horas?
Semanalmente funciona para la mayoría de equipos. Todos recuerdan lo que pasó y no te retrasas cuando toca facturar el mes.
¿Quién aprueba las horas del responsable?
Otro aprobador, como otro responsable o el propietario. Si no hay nadie más, solo queda tu propio repaso.
