Warum Stunden vor der Rechnung freigeben?
Eine Rechnung lässt sich schwer zurücknehmen. Eine Gutschrift kostet Zeit, und ein Kunde, der einen Fehler findet, misstraut auch dem Rest der Aufstellung. Ein Fehler, den du vor der Rechnung findest, kostet eine Minute.
Die Freigabe ist außerdem der Moment, in dem jemand mit Überblick auf die Woche schaut. Ein Mitarbeiter sieht seine eigenen Stunden; eine Führungskraft sieht, dass ein Projekt plötzlich doppelt so viele Stunden bekam wie geplant oder dass jemand seit drei Tagen nichts erfasst hat.
Wer sollte Stunden freigeben?
Jemand, der die Arbeit kennt: die Projektleitung, die Teamleitung oder in kleinen Firmen der Inhaber. Diese Person weiß, ob zehn Stunden für eine Aufgabe angemessen sind und welcher Kunde was beauftragt hat.
Nutze das Vier-Augen-Prinzip: Niemand gibt seine eigenen Stunden frei. Arbeitest du allein oder bist du der einzige Prüfer, geht das nicht. Dann ist ein fester Termin, an dem du deine Woche noch einmal durchliest, der beste Ersatz.
Worauf achtest du bei der Freigabe?
Du musst nicht jede Zeile nachrechnen. Achte auf das, was einem Kunden oder deiner Steuerberatung auffallen würde.
| Prüfung | Worauf du schaust |
|---|---|
| Beschreibung | Kann der Kunde lesen, was gemacht wurde? Leere oder vage Zeilen wie ‚Arbeit‘ zurückschicken. |
| Projekt und Kunde | Steht die Arbeit beim richtigen Kunden? Ein falscher Kunde ist der teuerste Fehler. |
| Abrechenbar oder nicht | Interne Arbeit auf einer abrechenbaren Tätigkeit oder umgekehrt. |
| Ausreißer | Ein Tag mit vierzehn Stunden, eine Aufgabe mit fünf Stunden, die sonst eine halbe dauert. |
| Fehlende Tage | Lücken in der Woche ohne Urlaub oder Krankmeldung. |
| Abwesenheit | Offene Urlaubsanträge, die zur selben Woche gehören. |
Bist du bei einer Zeile unsicher, frag nach, statt sie still zu ändern. Der Mitarbeiter weiß, was passiert ist; du nicht.
Welcher Rhythmus funktioniert?
Wöchentlich. Eine Woche ist kurz genug, um sich zu erinnern, und lang genug, um nicht jeden Tag damit beschäftigt zu sein. Monatliche Freigabe wirkt effizient, aber dann muss man Fehler von vor vier Wochen rekonstruieren.
- Mitarbeiter machen ihre Woche vor dem Wochenende vollständig, mit einer Beschreibung in jeder Zeile.
- Am Montag oder Dienstag geht die freigebende Person die Vorwoche durch.
- Saubere Wochen gibst du in einem Schritt frei; Wochen mit einer Frage lehnst du mit Begründung ab.
- Der Mitarbeiter korrigiert die abgelehnten Stunden und reicht sie neu ein.
- Am Monatsende rechnest du nur freigegebene Stunden ab.
Wie lehnst du Stunden ab?
Immer mit einer Begründung, die sagt, was passieren soll. ‚Stimmt nicht‘ hilft niemandem; ‚Gehört zum Projekt Website, nicht zu Wartung‘ schon. Eine gute Begründung ist konkret und betrifft den Eintrag, nicht die Person.
Lehne nur ab, was nicht stimmt. Ist ein Tag unklar, gib den Rest frei und schick diesen Tag zurück. So bleibt die Abrechnung der übrigen Stunden nicht hängen.
Welche Fehler passieren leicht?
Die meisten Probleme entstehen nicht aus böser Absicht, sondern aus Eile. Einige Muster tauchen immer wieder auf.
- Eigene Stunden freigeben. Dann ist die Kontrolle weg, auch wenn das System es zulässt.
- Alles gesammelt freigeben, ohne hinzuschauen. Sammelfreigabe passt für Wochen ohne Warnungen, ersetzt aber nicht das Hinschauen.
- Stunden still korrigieren. Der Mitarbeiter lernt nichts, und die Änderung ist später nicht nachvollziehbar.
- Zu spät freigeben. Nicht freigegebene Stunden kannst du nicht abrechnen; ein Rückstand verschiebt deinen Umsatz.
- Von einem KI-Assistenten gebuchte Stunden ungesehen durchwinken. Auch das sind Vorschläge; lies die Beschreibung wie bei jeder anderen Zeile. Mehr in Stunden mit KI erfassen.
So macht es Half5
In Half5 schaltest du in den Organisationseinstellungen die Freigabe vor der Rechnungsstellung ein. Einträge haben dann den Status noch nicht freigegeben, freigegeben oder abgelehnt. Wer ablehnt, gibt einen Grund an, den der Mitarbeiter sieht. Mit dieser Einstellung gehen nur freigegebene Stunden in Rechnungsentwürfe.
Administratoren geben frei, Abteilungsleiter für ihre eigenen Abteilungen. Niemand gibt seine eigenen Einträge frei, außer es gibt keinen anderen Prüfer. Wochen ohne Warnungen gibst du in einem Schritt frei. Fehlende Beschreibungen erscheinen als Warnung, und Abwesenheitsanträge stehen im selben Bildschirm als offene Anträge.
Stunden, die ein KI-Assistent über MCP bucht, kommen ebenfalls als noch nicht freigegeben an und durchlaufen dieselbe Freigabe.
Häufige Fragen
Muss ein Freelancer ohne Mitarbeiter Stunden freigeben?
Es gibt niemanden, der das übernehmen könnte. Der Nutzen liegt vor allem in einem festen Termin, an dem du deine Woche vor der Rechnung noch einmal liest; dafür brauchst du keine formelle Freigabe.
Was passiert mit abgelehnten Stunden?
Sie gehen mit der Begründung zurück an den Mitarbeiter. Der korrigiert den Eintrag, danach prüfst du ihn erneut. Abgelehnte Stunden landen nicht auf einer Rechnung.
Darf eine Führungskraft Stunden selbst ändern?
Technisch oft ja, besser ist aber, mit Begründung abzulehnen. Dann weiß der Mitarbeiter, was falsch war, und es bleibt klar, wer was erfasst hat.
Wie oft solltest du Stunden freigeben?
Wöchentlich passt für die meisten Teams. Alle erinnern sich noch, und du hängst bei der Monatsrechnung nicht hinterher.
Wer gibt die Stunden der Führungskraft frei?
Eine andere freigebende Person, etwa eine andere Führungskraft oder der Inhaber. Gibt es niemanden, bleibt nur der eigene feste Prüftermin.
