Hvilke trin er der fra timer til faktura?
Fakturering fra timer handler mest om at følge en fast rækkefølge. Springer du et trin over, risikerer du at fakturere for lidt, for meget eller to gange.
- Vælg perioden, typisk en kalendermåned, og få alle til at afslutte den.
- Godkend timerne eller gennemgå dem selv. Se godkendelse af timesedler.
- Vælg pr. kunde de fakturerbare timer fra perioden, som ikke er faktureret endnu.
- Lav et fakturakladde ud fra timerne, grupperet som aftalt med kunden.
- Tjek kladden: satser, totaler, beskrivelser og opgørelse.
- Send fakturaen og sørg for, at timerne markeres som faktureret.
Hvordan grupperer du timer på en faktura, og hvor meget skal du vise?
Der er ingen faste regler – det afhænger af, hvad kunden ønsker at se, og hvor meget tillid der er. En fast kunde med løbende samarbejde vil ofte nøjes med én linje pr. projekt. En ny kunde, eller en der skal redegøre for udgifter internt, vil gerne have mere detaljer.
Et praktisk kompromis: På selve fakturaen én linje pr. projekt eller aktivitet med antal timer og sats. Læg detaljerne for hver registrering ved som bilag.
| Detaljeringsgrad | Hvornår det passer |
|---|---|
| Én linje med total | Fast kunde, ensartet arbejde, høj tillid |
| Pr. projekt | Flere projekter for samme kunde |
| Pr. aktivitet | Arbejder til forskellige satser, fx rådgivning og udførsel |
| Pr. registrering | Ny kunde, forventet diskussion eller kunden beder om det |
Skal du vedlægge en tidsopgørelse?
Det er ikke altid et krav, men det forebygger de fleste spørgsmål. En opgørelse viser dato, person, beskrivelse og varighed for hver registrering. Kunden kan se, hvad de betaler for, og du slipper for at forklare.
Så vær opmærksom på beskrivelserne. Interne forkortelser, filnavne eller ‘div.’ hører ikke hjemme i et dokument til kunden. Hvad der gør en god beskrivelse, kan du læse om i fakturerbare timer.
Hvilke timer skal ikke faktureres?
Ikke alt, der registreres, skal på en faktura. Filtrer inden du fakturerer.
- Ikke-fakturerbare timer, fx administration, salg og interne møder.
- Ferie og sygedage. De er med i lønregnskabet, ikke til kunden.
- Kørsel og rejsetid, medmindre du har aftalt andet med kunden, fx fast beløb pr. tur eller lavere sats for rejsetid.
- Timer der allerede er faktureret, også selvom de er blevet rettet bagefter.
- Timer der ikke er godkendt endnu, hvis du bruger godkendelse.
Hvordan undgår du at fakturere timer to gange?
Giv hver registrering en fakturastatus: faktureret eller ej. Sæt status, når fakturaen laves – ikke manuelt bagefter. Til næste faktura vælger du kun timer uden den status.
Vær opmærksom på timer, der rettes efter fakturering, eller som registreres bagud i en måned, du allerede har faktureret. De falder uden for din periode. Så filtrer på ‘ikke faktureret endnu’ – ikke kun på dato.
Hvis du bruger regnskabsprogram, så lav fakturakladder og send først efter tjek. Det er nemmere at slette en kladde end at lave en kreditnota.
Hvordan fungerer det med budget, forudbetalte timer eller fast månedlig pris?
Med et timebudget registrerer du bare timer på projektet og holder øje med, hvor meget der er tilbage. Giv kunden besked, før budgettet er brugt op – ikke bagefter. Fakturer kun timer over budget, hvis det er aftalt.
Med fast månedlig pris eller retainer fakturerer du det aftalte beløb uanset timer. Registrer timerne alligevel – så kan du se, om prisen stadig matcher arbejdet.
Sådan gør Half5
I Half5-rapporter gør "Opret fakturakladder fra rapport" det muligt at lave kladder på én gang. De indeholder kun registreringer med fakturerbar aktivitet (eller ingen aktivitet), som ikke er faktureret endnu. Med "Godkend timer før fakturering" slået til, kun godkendte timer. Kørsel og ferie bliver aldrig til fakturalinjer. Kunde-specifikke kørselsgebyrer (fast beløb pr. tur, pr. km eller rejsetid) vises i rapporterne, men du tilføjer dem selv til fakturaen. Du kan eksportere opgørelsen til CSV, Excel eller PDF; kolonnen for fakturastatus viser, hvad der allerede er faktureret.
Selve fakturaen ligger i dit regnskabsprogram, og integrationerne fungerer forskelligt. Moneybird modtager et fakturakladde, kan sende på mail og synkroniserer kontakter og projekter. WeFact modtager et fakturakladde, sender på mail, synkroniserer debitorer og kan lave kreditnotaer og markere fakturaer som betalt. Exact Online modtager et fakturakladde og synkroniserer konti; du færdiggør og sender den i Exact selv. e-Boekhouden får ikke et kladde: Half5 opretter kun fakturaen der, når du færdiggør den, og du sender den selv. Kontakter og kontoplan synkroniseres.
Projekter har et budget i timer, viser forbrug og advarer, hvis du går over. Fast månedlig pris eller forudbetalt klippekort er ikke en fakturatype i Half5; de faktureres i dit regnskabsprogram.
Ofte stillede spørgsmål
Hvor tit bør du fakturere ud fra timer?
Månedligt, i starten af næste måned, er det mest almindelige. Ved større projekter kan fakturering pr. milepæl eller hver anden uge hjælpe din likviditet.
Skal jeg have alle registreringer med på fakturaen?
Nej. Én linje pr. projekt eller aktivitet på fakturaen er ofte nok. Send detaljerne for hver registrering som opgørelse.
Hvad gør jeg med timer, jeg har glemt at fakturere?
Tag dem med på en senere faktura, med tydelig beskrivelse af perioden. Derfor er det bedre at filtrere på ‘ikke faktureret endnu’ end kun på dato.
Kan jeg tage rejseudgifter med på samme faktura?
Ja, hvis du har aftalt det med kunden. Sæt dem på en separat linje, så kunden kan se forskel på timer og rejseudgifter.
Hvad hvis kunden er uenig i en registrering?
Ret fakturaen med en kreditnota eller korrektion, og noter aftalen til næste gang. En tydelig beskrivelse på hver registrering forebygger de fleste uenigheder.
