Hvad er forskellen på fakturerbare og ikke-fakturerbare timer?
En time er fakturerbar, hvis du kan sætte den på en faktura. Det handler ikke om, hvor hårdt du har arbejdet, men om hvad du har aftalt med kunden. En designrunde inden for aftalen er fakturerbar; at skrive et tilbud til samme kunde er det som regel ikke.
Ikke-fakturerbare timer holder din forretning kørende, men de skal dækkes af overskuddet på dine fakturerbare timer. Derfor er det vigtigt at vide, hvor mange der er.
| Typisk fakturerbart | Typisk ikke-fakturerbart |
|---|---|
| Leverancearbejde inden for aftalen | Tilbud og salg |
| Møder med eller for kunden | Egen administration og fakturering |
| Research kunden har bedt om | Interne møder og oplæring |
| Transporttid, hvis aftalt | Ekstraarbejde pga. egne fejl |
Hvordan beregner du fakturerbar udnyttelse?
Formlen er enkel: fakturerbare timer ÷ arbejdstimer × 100 %. Brug faktisk arbejdstid, ikke kontrakttimer – ellers ser en uge med overarbejde bedre ud, end den var. Ferie og sygdom tæller ikke med.
Det giver også mening at holde øje med forskellen mellem fakturerbare og faktisk fakturerede timer. Timer, der var fakturerbare, men som du ikke fakturerede – fx fordi opgaven trak ud – er en anden slags spild.
- Eksempel: Du arbejder 40 timer på en uge.
- 28 af dem er fakturerbare ifølge dine aftaler.
- Din udnyttelse er 28 ÷ 40 × 100 % = 70 %.
- Du ender med at fakturere 25, fordi du afskriver 3 timers ekstraarbejde. Så 25 ÷ 28 ≈ 89 % af dine fakturerbare timer blev faktisk faktureret.
Dette er et regneeksempel, ikke et facit. Hvad der er en sund andel, afhænger af din branche, din rolle og hvor meget tid du bruger på salg og ledelse.
Hvor forsvinder fakturerbar tid hen?
Næsten aldrig i de store blokke. En dag ude hos kunden eller en eftermiddag med kodning bliver skrevet ned. Det, der forsvinder, er de små opgaver indimellem, som du ikke kan huske sidst på ugen.
- Korte opkald. Ti minutter med en kunde om et spørgsmål, tre gange om dagen, er en halv time, der ikke står nogen steder.
- Mail. Et grundigt svar eller korrektur på et dokument er arbejde for kunden, men føles ikke som ‘projektarbejde’.
- Opfølgning. En lille ændring efter levering, et spørgsmål til en faktura, et hurtigt tjek.
- Transport. Hvis I har aftalt, at transporttid tæller, skal du også registrere den.
- Skift mellem opgaver. Arbejde, du afbryder og gør færdigt senere, bliver ofte kun registreret én gang.
Hvordan sætter du priser: pr. aktivitet, projekt, kunde eller person?
Mange tidsregistreringssystemer bruger en rækkefølge for priser: den mest specifikke pris gælder. En pris for en aktivitet slår projektets pris, som slår kundens pris, og så videre ned til din standardpris.
Så skal du ikke vælge pris for hver registrering. Du sætter en standard og registrerer kun undtagelser: en kunde med aftalt rabat, et projekt med fast timepris eller arbejde, der altid har sin egen sats.
| Niveau | Hvornår bruges det |
|---|---|
| Arbejdstype (aktivitet) | Arbejder med egen pris, fx rådgivning vs. levering |
| Projekt | Et tilbud med aftalt timepris for projektet |
| Kunde | En rammeaftale eller rabat på alt arbejde for kunden |
| Person | Senior og junior medarbejdere med forskellige satser |
| Organisation | Din standardpris, hvis intet andet er angivet |
Hvordan aftaler du med kunden, hvad der er fakturerbart?
Skriv det ned, før du går i gang – i tilbuddet eller opgaveaftalen. Uenigheder om fakturaen handler næsten altid om arbejde, kunden ikke vidste talte med.
Vær konkret om gråzonerne. Tæller transport, og til hvilken pris? Afrunder du til kvarter eller seks minutter? Er interne diskussioner om kundens projekt fakturerbare? Tager du betaling for rettelser efter levering?
Skriv en kort beskrivelse på hver registrering, som kunden kan læse. Så er specifikationen på fakturaen din begrundelse. Mere i Fakturering fra timer.
Sådan gør Half5
I Half5 afgør aktiviteten, om en time er fakturerbar: hver aktivitet sættes til "Fakturerbar" eller "Ikke-fakturerbar". En registrering uden aktivitet tæller som fakturerbar. Projekter og kunder har ikke deres egen fakturerbar-indstilling, så til internt arbejde opretter du en ikke-fakturerbar aktivitet som fx ‘Administration’ eller ‘Salg’.
Priser afgøres i rækkefølgen aktivitet → projekt → kunde → bruger → organisation. En aktivitet kan have sin egen "Timepris", som overstyrer din standardpris. Et projekt viser registrerede timer, budgettimer, forbrug og fakturerbart beløb. Rapporterne giver overblik over timer, der mangler at blive faktureret, og en rentabilitetsvisning, der sammenligner priser med omkostninger.
For de små opgaver, der let forsvinder, kan desktop-appen hjælpe: din tidslinje viser programmer, du har brugt, kalenderaftaler og filer som "Forslag" til registrering. Programmer og filer er ende-til-ende krypteret, og kalenderaftaler er kun synlige for dig: hverken leder, administratorer eller Half5 kan læse dem. Din organisation ser kun de timer, du selv registrerer. Se automatisk tidsregistrering.
Ofte stillede spørgsmål
Hvad er en god fakturerbar udnyttelse?
Der findes ikke en fast standard. Det afhænger af din branche og rolle: hvis du også sælger eller leder, har du naturligt flere ikke-fakturerbare timer. Sammenlign især med dine egne tidligere måneder.
Tæller ferie og sygdom med i udnyttelsen?
Normalt ikke. Du dividerer fakturerbare timer med arbejdstimer, og ferie er ikke arbejdstid. Aftal én definition i virksomheden, så I ikke sammenligner forskellige ting.
Skal jeg overhovedet registrere ikke-fakturerbare timer?
Ja, hvis du vil kende dine reelle omkostninger. Uden dem kan du ikke se, hvor meget af din uge der går til fx administration eller salg, og du kan ikke retfærdiggøre din pris ordentligt.
Er transporttid fakturerbar?
Kun hvis du har aftalt det med kunden. Mange virksomheder fakturerer transport til lavere sats eller fast pris pr. tur – skriv det ind i tilbuddet fra start.
Hvordan adskiller udnyttelse sig fra produktivitet?
Udnyttelse handler om, hvor stor en andel af dine timer du kan fakturere. Produktivitet bruges ofte bredere. Hvordan du måler det uden overvågning, kan du læse om i produktivitet uden kontrol.
