Af hverju að samþykkja tíma áður en reikningur er gerður?
Það er erfitt að afturkalla reikning. Kreditreikningur tekur tíma og ef viðskiptavinur finnur eitt mistök, efast hann um allt hitt. Ef mistök finnast áður en reikningur er sendur, tekur það eina mínútu að laga.
Samþykktin er líka tækifæri fyrir einhvern með yfirsýn að skoða vikuna. Starfsmaður sér sína eigin tíma; yfirmaður sér í tímaskrá teymisins ef verkefni tvöfaldast skyndilega eða ef einhver skráir ekkert þrjá vinnudaga. Þetta er það sem yfirmaðurinn sér: hvað starfsmaðurinn gerði á tölvunni eða símanum sínum þessa daga sést ekki í tímaskránni.
Hver ætti að samþykkja tímaskrár?
Einhver sem þekkir vinnuna: verkefnastjóri, teymisstjóri eða eigandi í litlu fyrirtæki. Þeir vita hvort tíu tímar í verkefni séu raunhæfir og hvaða viðskiptavinur bað um hvað.
Notaðu fjögurra augu reglu: enginn samþykkir sína eigin tíma. Ef þú vinnur einn eða ert eini samþykkjandinn, er það ekki hægt. Þá er fastur tími til að yfirfara eigin viku besta lausnin.
Hvað skoðar þú þegar þú samþykkir?
Þú þarft ekki að reikna út hverja línu. Leitaðu að því sem viðskiptavinur eða bókari myndi taka eftir.
| Athuga | Hvað þú skoðar |
|---|---|
| Lýsing | Getur viðskiptavinur séð hvað var gert? Sendu til baka tómar eða óljósar línur eins og ‘vinna’. |
| Verkefni og viðskiptavinur | Er vinnan skráð á réttan viðskiptavin? Rangur viðskiptavinur er dýrasta mistökin. |
| Rukkanlegt eða ekki | Innri vinna skráð sem rukkanleg eða öfugt. |
| Frávik | Fjórtán tíma dagur, fimm tíma verkefni sem venjulega tekur hálftíma. |
| Vantar daga | Brot í vikunni án leyfis eða veikinda. |
| Leyfi | Opnar leyfisbeiðnir sem tilheyra sömu viku. |
Ef þú ert óviss um línu, spurðu frekar en að breyta henni hljóðlega. Starfsmaðurinn veit hvað gerðist; þú veist það ekki.
Hvaða taktur hentar?
Vikulega. Vika er nógu stutt til að muna hvað þú gerðir, en nógu löng til að þetta verði ekki daglegt vesen. Mánaðarleg samþykkt virðist skilvirk, en þá þarf fólk að grafa upp mistök fjórum vikum síðar.
- Starfsmenn klára vikuna sína fyrir helgi, með lýsingu á hverri línu.
- Á mánudegi eða þriðjudegi fer samþykkjandi yfir síðustu viku.
- Hreinar vikur eru samþykktar í einu; vikur með spurningu eru hafnað með ástæðu.
- Starfsmaðurinn lagar hafnaða tíma og sendir aftur inn.
- Í lok mánaðar eru aðeins samþykktir tímar rukkaðir.
Hvernig hafnar þú tímum?
Alltaf með ástæðu sem segir hvað þarf að laga. ‘Rangt’ hjálpar engum; ‘Þetta á að vera á Website verkefnið, ekki Viðhald’ gerir það. Góð ástæða er skýr og snýr að færslunni, ekki einstaklingnum.
Hafnað er bara því sem er rangt. Ef einn dagur er óljós, samþykktu hitt og sendu þann dag til baka. Þá stoppar reikningagerð ekki á öðrum tímum.
Hvaða mistök eru algeng?
Flest vandamál koma ekki af illvilja heldur hraða. Nokkur mynstur koma aftur og aftur.
- Samþykkja eigin tíma. Ekkert eftirlit, jafnvel þótt kerfið leyfi það.
- Samþykkja allt í einu án yfirferðar. Hentar aðeins fyrir vikur án aðvörunar, ekki sem staðgengill fyrir yfirferð.
- Breyta tímum hljóðlega. Starfsmaðurinn lærir ekkert og breytingin er erfið að útskýra síðar.
- Samþykkja of seint. Ósamþykktir tímar fara ekki á reikning; bið safnast upp og seinkar tekjum.
- Samþykkja tíma sem gervigreind skráði án yfirferðar. Þetta eru líka tillögur; lestu lýsinguna eins og aðrar línur. Meira í tímaskráningu með gervigreind.
Svona gerir Half5 þetta
Í Half5 kveikir þú á ‘Samþykkja tíma fyrir reikningagerð’ í stillingum fyrirtækisins. Færslur fá þá stöðuna ‘Ekki enn samþykkt’, ‘Samþykkt’ eða ‘Hafnað’. Þú getur aðeins hafnað með ‘Ástæðu fyrir höfnun’ (allt að 500 stafir), sem starfsmaðurinn sér á færslunni. Samþykktur tími má enn vera hafnað svo lengi sem hann hefur ekki verið rukkaður. Með þessari stillingu fara aðeins samþykktir tímar í drög að reikningum.
Stjórnendur samþykkja fyrir allt fyrirtækið. Deildarstjóri samþykkir fyrir sitt fólk og tíma á verkefnum deildarinnar. Þínar eigin færslur eru samþykktar af öðrum samþykkjanda; aðeins ef enginn annar er til staðar samþykkir þú sjálfur. Á skjánum sérðu, eftir einstaklingi og viku, skráða tíma, leyfi og ferðir sem viðskiptavinur greiðir eða sem gefa akstursgreiðslu. ‘Vantar lýsingu’ merkir tómar lýsingar, ‘Of fáir tímar’ viku langt undir samningsbundnum tíma. Vikur án aðvörunar eru samþykktar með einum hnappi (‘Samþykkja 4 hreinar vikur’). Leyfisbeiðnir eru undir ‘Opnar beiðnir’; sjá skráningu leyfis.
Tímalína starfsmanns er hvorki á þessum skjá né í neinni skýrslu. Hún er vistuð á eigin tæki og dulkóðuð endanna á milli milli tækja starfsmanns; hvorki samþykkjandi, stjórnandi né Half5 getur opnað hana. Tímar sem gervigreind skráir í gegnum MCP koma inn sem ‘Ekki enn samþykkt’ og fara í gegnum sama samþykkisferli.
Algengar spurningar
Þarf sjálfstætt starfandi án starfsfólks að samþykkja tíma?
Það er enginn annar til að gera það. Gildið liggur helst í föstum tíma til að yfirfara vikuna áður en reikningur er gerður; þú getur gert það án formlegrar samþykktar.
Hvað verður um hafnaða tíma?
Þeir fara aftur til starfsmannsins með ástæðunni. Hann lagar færsluna og þú skoðar hana aftur. Hafnaðir tímar fara ekki á reikning.
Getur stjórnandi breytt tímum starfsmanns beint?
Tæknilega oft já, en betra er að hafna með ástæðu. Þá veit starfsmaðurinn hvað var að og það er skýrt hver skráði hvað.
Hversu oft ætti að samþykkja tímaskrár?
Vikulega hentar flestum teymum. Allir muna enn hvað gerðist og þú ert ekki í vandræðum þegar mánaðarreikningurinn á að fara út.
Hver samþykkir tíma stjórnanda?
Annar samþykkjandi, til dæmis annar stjórnandi eða eigandi. Ef enginn annar er til staðar, er eigin yfirferð eina lausnin.
