Hvaða skref eru á milli klukkustunda og reiknings?
Fakturering úr klukkustundum byggir á föstu verklagi. Sleppirðu skrefi geturðu reikningsfært of lítið, of mikið eða tvisvar.
- Veldu tímabil, oftast einn almanaksmánuð, og láttu alla klára það.
- Samþykktu klukkustundirnar eða yfirfarðu þær sjálfur. Sjá samþykkja tímaskrár.
- Fyrir hvern viðskiptavin, veldu gjaldhæfar klukkustundir úr tímabilinu sem ekki hafa verið reikningsfærðar.
- Breyttu þeim í drög að reikningi, raðað eins og samið var við viðskiptavin.
- Yfirfarðu drögin: verð, heildarupphæðir, lýsingar og sundurliðun.
- Sendu reikninginn og gakktu úr skugga um að klukkustundirnar séu merktar sem reikningsfærðar.
Hvernig raðarðu klukkustundum á reikningi og hversu mikil sundurliðun á að vera?
Það er engin föst regla; það fer eftir því hvað viðskiptavinurinn vill sjá og hversu mikið traust er til staðar. Fastir viðskiptavinir með regluleg verkefni vilja oft eina línu á hvert verkefni. Nýr viðskiptavinur, eða sá sem þarf að réttlæta kostnað, vill oft meiri sundurliðun.
Hagnýt millileið: á reikningnum sjálfum, ein lína á hvert verkefni eða virkni með fjölda klukkustunda og verð. Settu svo nánari sundurliðun í viðhengi.
| Sundurliðunarstig | Hvenær það á við |
|---|---|
| Ein lína með heildarupphæð | Fastur viðskiptavinur, sama vinna, mikið traust |
| Eftir verkefni | Nokkur verkefni fyrir sama viðskiptavin |
| Eftir virkni | Vinna á mismunandi taxta, t.d. ráðgjöf og framkvæmd |
| Eftir færslu | Nýr viðskiptavinur, búist við umræðu eða viðskiptavinur óskar eftir því |
Á að bæta við sundurliðun á tíma?
Það er ekki alltaf nauðsynlegt, en kemur í veg fyrir flest spurningar. Sundurliðun sýnir dagsetningu, starfsmann, lýsingu og lengd hverrar færslu. Viðskiptavinurinn sér fyrir hvað hann greiðir og þú þarft ekki að útskýra neitt.
Vertu því varkár með lýsingarnar. Innri skammstafanir, skráarnöfn eða ‘ýmislegt’ eiga ekki heima í skjölum sem viðskiptavinur les. Hvað gerir góða lýsingu er útskýrt í gjaldhæfar klukkustundir.
Hvaða klukkustundir á ekki að reikningsfæra?
Ekki allt sem er skráð á að fara á reikning. Síaðu áður en þú reikningsfærir.
- Ógjaldhæfar klukkustundir, t.d. stjórnunarvinna, sala og innri fundir.
- Frí og veikindadagar. Þeir eru skráðir fyrir launavinnslu, ekki fyrir viðskiptavin.
- Ferðir og ferðatími, nema þú hafir samið sérstaklega um annað, t.d. fast verð fyrir ferð eða lægri taxta á ferðatíma.
- Klukkustundir sem þegar hafa verið reikningsfærðar, jafnvel þótt þær hafi verið breytt síðar.
- Klukkustundir sem ekki hafa verið samþykktar, ef þú vinnur með samþykkt.
Hvernig forðastu að reikningsfæra klukkustundir tvisvar?
Gefðu hverri færslu stöðu: reikningsfærð eða ekki. Settu stöðuna þegar reikningur er búinn til, ekki síðar með höndunum. Fyrir næsta reikning velurðu aðeins klukkustundir án þeirrar stöðu.
Passaðu þig á klukkustundum sem eru breytt eftir að þær hafa verið reikningsfærðar, eða skráðar eftir á í mánuð sem þú hefur þegar reikningsfært. Þær falla utan tímabilsins. Þess vegna er betra að sía eftir ‘ekki enn reikningsfærð’ en bara eftir dagsetningu.
Ef þú notar bókhaldskerfi, búðu til drög að reikningi og sendu aðeins eftir yfirferð. Auðveldara er að eyða drögum en að gefa út leiðréttingareikning.
Hvernig virkar þetta með fjárhagsáætlun, fyrirframgreiddum klukkustundum eða föstum mánaðargjaldi?
Með klukkustundafjárhagsáætlun skráirðu einfaldlega klukkustundir á verkefnið og fylgist með hvað er eftir. Láttu viðskiptavin vita áður en áætlunin klárast, ekki eftir á. Reikningsfærðu aðeins umfram klukkustundir ef það er samið um það.
Með föstu mánaðargjaldi eða þjónustusamningi reikningsfærirðu samningsbundna upphæð óháð klukkustundum. Haltu samt áfram að skrá klukkustundirnar: þannig sérðu hvort verðið sé enn í samræmi við vinnuna.
Svona gerir Half5 þetta
Í skýrslum Half5 gerir "Búa til drög að reikningum úr skýrslu" þér kleift að búa til drög að reikningum í einu lagi. Aðeins vinnufærslur með gjaldhæfri virkni (eða engri virkni) sem ekki hafa verið reikningsfærðar fylgja með. Ef "Samþykkja klukkustundir fyrir reikningsfærslu" er virkt, þá aðeins samþykktar klukkustundir. Ferðir og frí verða aldrei að reikningslínum. Sérstakar ferðagreiðslur (fast verð á ferð, á km eða ferðatíma) birtast í skýrslum, en þú bætir þeim sjálfur við reikninginn. Þú getur flutt sundurliðun út í CSV, Excel eða PDF; dálkur með stöðu sýnir hvað hefur þegar verið reikningsfært.
Reikningurinn sjálfur er í bókhaldskerfinu þínu og samþættingarnar eru mismunandi. Moneybird fær drög að reikningi, getur sent með tölvupósti og samstillir tengiliði og verkefni. WeFact fær drög að reikningi, sendir með tölvupósti, samstillir skuldara og getur búið til leiðréttingareikninga og merkt reikninga sem greidda. Exact Online fær drög að reikningi og samstillir reikninga; þú klárar og sendir í Exact sjálfu. e-Boekhouden fær ekki drög: Half5 býr aðeins til reikning þar þegar þú klárar hann og þú sendir hann sjálfur. Tengiliðir og bókhaldslyklar samstillast.
Verkefni hafa klukkustundafjárhagsáætlun, sýna nýtingu og vara við ef farið er yfir. Fast mánaðargjald eða fyrirframgreiddur pakki er ekki sérstakt reikningstegund í Half5; þú reikningsfærir það í bókhaldskerfinu þínu.
Algengar spurningar
Hversu oft ættirðu að reikningsfæra úr klukkustundum?
Mánaðarlega, í byrjun næsta mánaðar, er algengt. Fyrir stór verkefni getur verið gott fyrir lausafjárstöðu að reikningsfæra eftir áföngum eða á tveggja vikna fresti.
Þarf ég að setja hverja færslu á reikninginn?
Nei. Oft dugar ein lína á hvert verkefni eða virkni á reikningnum. Sendu nánari sundurliðun sem viðhengi.
Hvað geri ég við klukkustundir sem gleymdist að reikningsfæra?
Bættu þeim við næsta reikning með skýrri lýsingu á tímabilinu. Þess vegna er betra að sía eftir ‘ekki enn reikningsfærð’ en bara eftir dagsetningu.
Má setja ferðakostnað á sama reikning?
Já, ef það er samið um það við viðskiptavininn. Settu það á sér línu svo viðskiptavinurinn sjái greinilega muninn á vinnu og ferðakostnaði.
Hvað ef viðskiptavinur mótmælir færslu?
Leiðréttu reikninginn með leiðréttingareikningi eða leiðréttingarlínu og skráðu samkomulagið fyrir næst. Skýr lýsing á hverri færslu kemur í veg fyrir flest ágreiningsefni.
