Hver er munurinn á fakturanhæfum og ófakturanhæfum tímum?
Tími er fakturanhæfur ef þú getur sett hann á reikning. Það snýst ekki um hversu erfitt verkefnið var heldur hvað þú hefur samið um við viðskiptavininn. Hönnunarvinna innan verkefnis er fakturanhæf; að skrifa tilboð fyrir sama viðskiptavin er það yfirleitt ekki.
Ófakturanhæfir tímar halda rekstrinum gangandi, en þeir eru greiddir úr álagningu á fakturanhæfum tímum. Þess vegna viltu vita hversu margir þeir eru.
| Yfirleitt fakturanhæft | Yfirleitt ófakturanhæft |
|---|---|
| Verkefnavinna innan samnings | Tilboð og sala |
| Fundir með eða fyrir viðskiptavin | Þín eigin skrifstofa og reikningagerð |
| Rannsóknir sem viðskiptavinur biður um | Innri fundir og þjálfun |
| Ferðatími, ef það er samið um það | Endurvinna vegna eigin mistaka |
Hvernig reiknar þú nýtingu fakturanhæfra tíma?
Formúlan er einföld: fakturanhæfir tímar ÷ unnir tímar × 100%. Notaðu raunverulega unna tíma, ekki samningsbundna, annars lítur vika með yfirvinnu betur út en hún var. Frí og veikindadagar eru ekki með í útreikningnum.
Það hjálpar líka að fylgjast með bili milli fakturanhæfra og raunverulega faktúrerðra tíma. Tímar sem voru fakturanhæfir en þú rukkaðir ekki, til dæmis ef verkefni fór fram úr áætlun, eru sérstakt tap.
- Dæmi: Þú vinnur 40 tíma á viku.
- 28 þeirra eru fakturanhæfir samkvæmt samningi.
- Nýtingin þín er 28 ÷ 40 × 100% = 70%.
- Þú faktúrerar að lokum 25, því þú afskrifar 3 tíma af aukavinnu. Þannig að 25 ÷ 28 ≈ 89% af fakturanhæfum tímum voru raunverulega rukkaðir.
Þetta er dæmi, ekki viðmið. Hvað telst gott hlutfall fer eftir starfsgrein, hlutverki og hversu miklum tíma fer í sölu og stjórnun.
Hvar tapast fakturanhæfir tímar?
Nánast aldrei í stóru verkefnunum. Heill dagur á staðnum eða síðdegi í forritun er skráð. Tapið er í litlu verkefnunum á milli, sem þú manst ekki eftir í lok vikunnar.
- Stutt símtöl. Tíu mínútur með viðskiptavin um spurningu, þrisvar á dag, er hálftími sem hverfur.
- Netpóstur. Ítarlegt svar eða yfirlesa skjal er vinna fyrir viðskiptavin, en finnst ekki eins og „verkefnavinna“.
- Eftirfylgni. Lítil breyting eftir afhendingu, spurning um reikning, skjót yfirferð.
- Ferðalög. Ef þú hefur samið um að ferðatími telji, þarftu líka að skrá hann.
- Skipti á verkefnum. Vinna sem þú rýfur og klárar síðar er oft aðeins skráð einu sinni.
Hvernig setur þú verð: eftir verkefni, viðskiptavin eða starfsmanni?
Margir tímaskráningarhugbúnaður nota röð verðskráa: sértækasta verðið gildir. Verð fyrir tegund vinnu trompar verð verkefnis, sem trompar verð viðskiptavinar, og svo koll af kolli niður í sjálfgefið verð.
Þannig þarftu ekki að velja verð fyrir hverja færslu. Þú setur sjálfgefið verð og skráir bara undantekningar: viðskiptavin með samið afslátt, verkefni með föstu tímagjaldi, eða vinnu sem hefur alltaf sitt eigið verð.
| Stig | Hvenær á að nota |
|---|---|
| Tegund vinnu (verkþáttur) | Vinna með sérverð, t.d. ráðgjöf á móti framkvæmd |
| Verkefni | Tilboð með samið tímagjald fyrir verkefnið |
| Viðskiptavinur | Rammisamningur eða afsláttur af allri vinnu fyrir viðskiptavin |
| Starfsmaður | Eldri og yngri starfsmenn á mismunandi gjöldum |
| Fyrirtæki | Sjálfgefið verð þegar ekkert annað á við |
Hvernig gerir þú samkomulag við viðskiptavini um hvað telst fakturanhæft?
Hafðu það skriflegt áður en þú byrjar, í tilboði eða samningsbréfi. Deilur um reikninga snúast næstum alltaf um vinnu sem viðskiptavinur vissi ekki að yrði rukkuð.
Vertu skýr um jaðartilvik. Telur ferðatími, og á hvaða verði? Er námundun í fimmtán eða sex mínútur? Eru innri umræður teymisins um verkefnið fakturanhæfar? Rukkar þú fyrir lagfæringar eftir afhendingu?
Skrifaðu stutta lýsingu við hverja færslu sem viðskiptavinur gæti lesið. Þá er lýsingin með reikningnum þín rökstuðningur. Sjá nánar í Reikningagerð úr tímaskráningu.
Svona gerir Half5 þetta
Í Half5 ræður verkþáttur hvort tími telst fakturanhæfur: hver verkþáttur er merktur sem „Fakturanhæfur“ eða „Ófakturanhæfur“. Færsla án verkþáttar telst fakturanhæf. Verkefni og viðskiptavinir hafa ekki eigin fakturanhæfistakka, þannig að fyrir innri vinnu býrðu til ófakturanhæfan verkþátt, t.d. ‘Skrifstofa’ eða ‘Sala’.
Verð eru ákvarðuð í þessari röð: verkþáttur → verkefni → viðskiptavinur → notandi → fyrirtæki. Verkþáttur getur haft sitt eigið „Tímagjald“ sem trompar sjálfgefið verð. Verkefni sýnir skráða tíma, áætlaða tíma, nýtingu á áætlun og fakturanhæfa upphæð. Skýrslur sýna hvað á eftir að faktúra og arðsemissýn þar sem verð eru borin saman við kostnað.
Fyrir litlu verkefnin sem tapast getur skjáborðsappið hjálpað: tímalínan þín sýnir forrit sem þú vannst í, dagbókarviðburði og skjöl sem „Tillögur“ til að skrá. Forrit og skjöl eru dulkóðuð frá enda til enda og dagbókarviðburðir eru aðeins sýnilegir þér: yfirmaður, stjórnendur og Half5 sjá ekkert af þessu. Fyrirtækið þitt sér aðeins þá tíma sem þú skráir sjálfur. Sjá sjálfvirka tímaskráningu.
Algengar spurningar
Hvað telst góð nýting fakturanhæfra tíma?
Það er ekkert fast viðmið. Það fer eftir starfsgrein og hlutverki: sá sem sinnir líka sölu eða stjórnun hefur eðlilega fleiri ófakturanhæfa tíma. Berðu helst saman við þína eigin fyrri mánuði.
Telja frí og veikindi með í nýtingu?
Yfirleitt ekki. Þú deilir fakturanhæfum tímum með unnum tímum, og frí telst ekki sem unnir tímar. Samþykktu eina skilgreiningu innan fyrirtækisins, annars eruð þið að bera saman ólíka hluti.
Á ég að skrá ófakturanhæfa tíma yfirhöfuð?
Já, ef þú vilt vita hvað tíminn þinn kostar. Án þeirra sérðu ekki hversu mikið af vikunni fer í skrifstofu eða sölu, og þú getur ekki réttlætt verðið þitt almennilega.
Er ferðatími fakturanhæfur?
Aðeins ef þú hefur samið um það við viðskiptavin. Margir rukka ferðatíma á lægra verði eða föstu gjaldi fyrir ferð; settu það inn í tilboðið strax í byrjun.
Hver er munurinn á nýtingu og framleiðni?
Nýting snýst um hvaða hlutfall tíma þíns þú getur rukkað. Framleiðni er oft notað víðtækara. Hvernig þú mælir hana án eftirlits er í framleiðni án eftirlits.
