Qual è la differenza tra ore fatturabili e non fatturabili?
Un’ora è fatturabile se puoi inserirla in fattura. Non conta quanto sia stato impegnativo il lavoro, ma cosa hai concordato con il cliente. Una revisione grafica prevista dall’incarico è fatturabile; preparare un preventivo per lo stesso cliente di solito no.
Le ore non fatturabili fanno comunque funzionare la tua attività, ma sono pagate dal margine delle ore fatturabili. Per questo è importante sapere quante sono.
| Di solito fatturabile | Di solito non fatturabile |
|---|---|
| Lavoro operativo previsto dall’incarico | Preventivi e attività commerciali |
| Riunioni con o per il cliente | Amministrazione e fatturazione proprie |
| Ricerche richieste dal cliente | Riunioni e formazione interne |
| Tempo di viaggio, se concordato | Correzioni dovute a errori propri |
Come si calcola l’utilizzo fatturabile?
La formula è semplice: ore fatturabili ÷ ore lavorate × 100%. Usa le ore effettivamente lavorate, non quelle da contratto, altrimenti una settimana con straordinari sembra migliore di quanto sia. Escludi ferie e malattie dal calcolo.
È utile anche monitorare la differenza tra ore fatturabili e ore effettivamente fatturate. Le ore che potevi fatturare ma che non hai addebitato, ad esempio perché il lavoro è andato oltre, sono una perdita a parte.
- Esempio: lavori 40 ore in una settimana.
- 28 di queste sono fatturabili secondo gli accordi.
- Il tuo utilizzo è 28 ÷ 40 × 100% = 70%.
- Alla fine ne fatturi 25, perché scarichi 3 ore di lavoro extra. Quindi 25 ÷ 28 ≈ 89% delle tue ore fatturabili sono state effettivamente fatturate.
Questo è solo un esempio pratico, non un riferimento. Una quota “sana” dipende dal settore, dal ruolo e da quanto tempo richiedono vendite e gestione.
Dove si perdono le ore fatturabili?
Quasi mai nei blocchi grandi. Una giornata in cantiere o un pomeriggio di sviluppo vengono registrati. La perdita è nei piccoli lavori tra una cosa e l’altra, che a fine settimana non ricordi più.
- Chiamate brevi. Dieci minuti con un cliente per una domanda, tre volte al giorno, sono mezz’ora che sparisce.
- Email. Una risposta dettagliata o la revisione di un documento sono lavoro per quel cliente, ma spesso non li percepisci come “lavoro sul progetto”.
- Follow-up. Una piccola modifica dopo la consegna, una domanda su una fattura, un controllo veloce.
- Viaggi. Se hai concordato che il tempo di viaggio conta, va registrato anch’esso.
- Cambi di contesto. Il lavoro che interrompi e riprendi più tardi spesso viene segnato solo una volta.
Come si definiscono le tariffe: per attività, progetto, cliente o persona?
Molti software di rilevazione ore usano una gerarchia di tariffe: vince la più specifica. Una tariffa per tipo di attività prevale su quella del progetto, che prevale su quella del cliente, e così via fino alla tariffa predefinita.
Così non devi scegliere la tariffa ogni volta. Imposti una tariffa base e registri solo le eccezioni: un cliente con sconto concordato, un progetto con prezzo orario fisso o un’attività che ha sempre una tariffa propria.
| Livello | Quando usarlo |
|---|---|
| Tipo di attività | Attività con prezzo proprio, come consulenza vs. esecuzione |
| Progetto | Un preventivo con tariffa oraria concordata per quel progetto |
| Cliente | Un accordo quadro o sconto su tutto il lavoro per quel cliente |
| Persona | Tariffe diverse per senior e junior |
| Organizzazione | La tariffa predefinita, se non si applica altro |
Come si concorda con il cliente cosa è fatturabile?
Mettilo per iscritto prima di iniziare, nel preventivo o nella lettera d’incarico. Le contestazioni sulle fatture riguardano quasi sempre lavori che il cliente non sapeva sarebbero stati conteggiati.
Sii chiaro sui casi particolari. Il viaggio è compreso? A quale tariffa? Arrotondi a quindici o sei minuti? Le discussioni interne del team sul progetto sono fatturabili? Addebiti le correzioni dopo la consegna?
Scrivi una breve descrizione su ogni registrazione, come se il cliente dovesse leggerla. Così la specifica allegata alla fattura è la tua giustificazione. Maggiori dettagli in Fatturare dalle ore.
Ecco come funziona Half5
In Half5 è l’attività a decidere se un’ora è fatturabile: ogni attività è impostata su "Fatturabile" o "Non fatturabile". Una registrazione senza attività viene considerata fatturabile. Progetti e clienti non hanno un proprio interruttore di fatturabilità, quindi per il lavoro interno crei un’attività non fatturabile, come ‘Amministrazione’ o ‘Vendite’.
Le tariffe vengono applicate in quest’ordine: attività → progetto → cliente → utente → organizzazione. Un’attività può avere la propria "Tariffa oraria", che sovrascrive quella predefinita. Un progetto mostra ore registrate, ore a budget, budget utilizzato e importo fatturabile. Nei report trovi anche la vista delle ore da fatturare e la redditività, confrontando tariffe e costi.
Per i piccoli lavori che rischiano di andare persi, l’app desktop può aiutarti: la timeline mostra i programmi usati, eventi di calendario e file come "Suggerimenti" da registrare. Programmi e file sono cifrati end-to-end e gli eventi di calendario sono visibili solo a te: manager, amministratori e Half5 non possono leggerli. La tua organizzazione vede solo le ore che registri tu. Scopri di più su registrazione automatica delle ore.
Domande frequenti
Qual è un buon livello di utilizzo fatturabile?
Non esiste uno standard fisso. Dipende dal settore e dal ruolo: chi si occupa anche di vendite o gestione avrà naturalmente più ore non fatturabili. Confronta soprattutto con i tuoi mesi precedenti.
Ferie e malattie contano nell’utilizzo?
Di solito no. Si dividono le ore fatturabili per le ore lavorate, e le assenze non sono ore lavorate. Concorda comunque una definizione chiara in azienda, altrimenti rischi di confrontare dati diversi.
Devo registrare anche le ore non fatturabili?
Sì, se vuoi sapere quanto ti costa il tempo. Senza di esse non puoi vedere quanta parte della settimana va in amministrazione o vendite, e non puoi giustificare correttamente la tua tariffa.
Il tempo di viaggio è fatturabile?
Solo se lo hai concordato con il cliente. Molte aziende applicano una tariffa ridotta o un importo fisso per viaggio; inseriscilo già nel preventivo.
In cosa l’utilizzo è diverso dalla produttività?
L’utilizzo riguarda la quota di ore che puoi fatturare. La produttività è spesso intesa in modo più ampio. Come misurarla senza controllare le persone è spiegato in produttività senza sorveglianza.
