Quali passaggi ci sono tra ore e fattura?
Fatturare da ore significa soprattutto seguire un ordine preciso. Se salti un passaggio, rischi di fatturare troppo poco, troppo o due volte.
- Scegli il periodo, di solito un mese di calendario, e fai completare a tutti le registrazioni.
- Approva le ore o controllale tu. Vedi approvazione dei timesheet.
- Per ogni cliente, seleziona le ore fatturabili di quel periodo che non sono ancora state fatturate.
- Trasformale in una bozza di fattura, raggruppate come hai concordato con il cliente.
- Controlla la bozza: tariffe, totali, descrizioni e dettaglio.
- Invia la fattura e assicurati che le ore siano segnate come fatturate.
Come raggruppi le ore in fattura e quanto dettaglio dai?
Non c’è una regola fissa; dipende da cosa vuole vedere il cliente e dal livello di fiducia. Un cliente abituale con un rapporto continuativo spesso preferisce una riga per progetto. Un nuovo cliente, o chi deve giustificare i costi internamente, chiede più dettaglio.
Un compromesso pratico: in fattura una riga per progetto o attività con numero di ore e tariffa. Il dettaglio voce per voce lo alleghi a parte.
| Livello di dettaglio | Quando si adatta |
|---|---|
| Una riga con il totale | Cliente abituale, stesso tipo di lavoro, alta fiducia |
| Per progetto | Più progetti per lo stesso cliente |
| Per attività | Lavori con tariffe diverse, come consulenza e operatività |
| Per voce | Nuovo cliente, discussioni previste o richiesta del cliente |
Devi allegare il dettaglio delle ore?
Non è sempre obbligatorio, ma evita quasi tutte le domande. Un dettaglio mostra data, persona, descrizione e durata di ogni voce. Il cliente vede cosa sta pagando e tu non devi spiegare nulla.
Quindi attenzione alle descrizioni. Abbreviazioni interne, nomi file o ‘varie’ non vanno in un documento che legge il cliente. Cosa rende buona una descrizione lo trovi in ore fatturabili.
Quali ore non devi fatturare?
Non tutto ciò che registri va in fattura. Filtra prima di fatturare.
- Ore non fatturabili, come amministrazione, commerciale e riunioni interne.
- Ferie e malattia. Sono nei tuoi registri per il payroll, non per il cliente.
- Trasferte e tempo di viaggio, a meno che non sia stato concordato diversamente, ad esempio un importo fisso a trasferta o viaggio a tariffa ridotta.
- Ore già fatturate, anche se modificate dopo.
- Ore non ancora approvate, se lavori con l’approvazione.
Come eviti di fatturare due volte le stesse ore?
Dai a ogni voce uno stato fattura: fatturata o no. Imposta quello stato quando crei la fattura, non dopo a mano. Per la prossima fattura seleziona solo le ore senza quello stato.
Attenzione alle ore modificate dopo la fatturazione o inserite in ritardo su un mese già fatturato. Queste restano fuori dalla selezione per periodo. Quindi filtra su ‘non ancora fatturato’, non solo su un intervallo di date.
Se usi un gestionale, crea bozze di fattura e invia solo dopo aver controllato. Eliminare una bozza è più semplice che fare una nota di credito.
Come funziona con budget, pacchetti prepagati o canone mensile?
Con un budget di ore registri semplicemente le ore sul progetto e tieni traccia di quante ne restano. Avvisa il cliente prima che il budget finisca, non dopo. Fattura solo le ore extra se è stato concordato.
Con un canone fisso mensile o un retainer fatturi l’importo concordato a prescindere dalle ore. Continua comunque a registrare le ore: così puoi vedere se il prezzo è ancora in linea con il lavoro svolto.
Ecco come funziona Half5
Nei report di Half5, "Crea bozze di fattura dal report" prepara tutte le bozze in una volta. Includono solo le voci con attività fatturabile (o senza attività) che non sono ancora state fatturate. Con "Approva ore prima di fatturare" attivo, solo le ore approvate. Trasferte e ferie non diventano mai righe di fattura. Le spese di trasferta per cliente (importo fisso a viaggio, per km o tempo di viaggio) compaiono nei report, ma le aggiungi tu in fattura. Puoi esportare il dettaglio in CSV, Excel o PDF; la colonna stato fattura mostra cosa è già stato fatturato.
La fattura vera e propria sta nel tuo gestionale, e le integrazioni cambiano a seconda del software. Moneybird riceve una bozza di fattura, può inviarla via email e sincronizza contatti e progetti. WeFact riceve una bozza, invia via email, sincronizza clienti e può creare note di credito e segnare le fatture come pagate. Exact Online riceve una bozza e sincronizza conti; la finalizzi e invii direttamente in Exact. e-Boekhouden non riceve una bozza: Half5 crea la fattura solo quando la finalizzi, e la invii tu. Contatti e conti vengono sincronizzati.
I progetti hanno un budget in ore, con ore usate e avviso se superi il limite. Un canone mensile fisso o un pacchetto prepagato non sono tipi di fattura in Half5; li fatturi direttamente dal gestionale.
Domande frequenti
Ogni quanto dovresti fatturare le ore?
Mensilmente, all’inizio del mese successivo, è la prassi. Per progetti grandi, fatturare a milestone o ogni due settimane aiuta il cash flow.
Devo mettere ogni voce in fattura?
No. Una riga per progetto o attività in fattura spesso basta. Invia il dettaglio voce per voce come allegato.
Cosa faccio con le ore dimenticate in fattura?
Aggiungile a una fattura successiva, con una descrizione chiara del periodo. Ecco perché filtrare su ‘non ancora fatturato’ funziona meglio che filtrare solo per data.
Posso mettere le spese di viaggio sulla stessa fattura?
Sì, se lo hai concordato con il cliente. Inseriscile su una riga separata così il cliente distingue tra ore e spese di viaggio.
Cosa succede se il cliente contesta una voce?
Correggi la fattura con una nota di credito o una riga di rettifica e annota l’accordo per la prossima volta. Una descrizione chiara su ogni voce previene quasi tutte le contestazioni.
