¿Qué pasos hay entre las horas y la factura?
Facturar a partir de horas sigue casi siempre un orden fijo. Si te saltas un paso, puedes facturar de menos, de más o repetir horas.
- Elige el periodo, normalmente un mes natural, y asegúrate de que todos lo completen.
- Aprueba las horas o revísalas tú mismo. Consulta aprobación de partes de horas.
- Por cliente, selecciona las horas facturables de ese periodo que aún no se han facturado.
- Convierte esas horas en un borrador de factura, agrupadas como hayas acordado con el cliente.
- Revisa el borrador: tarifas, totales, descripciones y desglose.
- Envía la factura y asegúrate de que las horas queden marcadas como facturadas.
¿Cómo agrupas las horas en una factura y cuántos detalles das?
No hay una regla fija; depende de lo que quiera ver el cliente y del nivel de confianza. Un cliente habitual con un servicio continuo suele preferir una línea por proyecto. Un cliente nuevo, o uno que deba justificar costes internamente, suele pedir más detalle.
Un término medio práctico: en la factura, una línea por proyecto o actividad con el número de horas y la tarifa. El detalle por registro, en un anexo.
| Nivel de detalle | Cuándo encaja |
|---|---|
| Una línea con el total | Cliente habitual, mismo tipo de trabajo, alta confianza |
| Por proyecto | Varios proyectos para el mismo cliente |
| Por actividad | Trabajos con distintas tarifas, como asesoría y ejecución |
| Por registro | Cliente nuevo, se prevé discusión o el cliente lo pide |
¿Debes adjuntar un desglose de horas?
No siempre es obligatorio, pero evita la mayoría de preguntas. Un desglose muestra la fecha, persona, descripción y duración de cada registro. El cliente ve por qué paga y tú no tienes que dar explicaciones.
Así que cuida las descripciones. Abreviaturas internas, nombres de archivos o ‘varios’ no deberían aparecer en un documento que lee el cliente. Qué es una buena descripción lo explicamos en horas facturables.
¿Qué horas no debes facturar?
No todo lo registrado va en la factura. Filtra antes de facturar.
- Horas no facturables, como administración, ventas y reuniones internas.
- Vacaciones y bajas. Están en tus registros para nómina, no para el cliente.
- Desplazamientos y tiempo de viaje, salvo que hayas acordado otra cosa con el cliente, como un importe fijo por desplazamiento o una tarifa reducida.
- Horas ya facturadas, aunque se hayan editado después.
- Horas aún no aprobadas, si trabajas con aprobación.
¿Cómo evitas facturar horas dos veces?
Pon a cada registro un estado de factura: facturado o no. Marca ese estado al crear la factura, no después a mano. Para la siguiente factura, selecciona solo las horas sin ese estado.
Ojo con las horas editadas tras facturar, o registradas a posteriori en un mes ya facturado. Esas quedan fuera de la selección por periodo. Así que filtra por ‘no facturadas’, no solo por rango de fechas.
Si usas un programa de contabilidad, crea borradores de factura y solo envía tras revisar. Borrar un borrador es más fácil que emitir un abono.
¿Cómo funciona con presupuesto, horas prepagadas o cuota mensual?
Con un presupuesto de horas, simplemente registra las horas en el proyecto y controla lo que queda. Avisa al cliente antes de agotar el presupuesto, no después. Solo factura horas extra si está acordado.
Con una cuota mensual fija o retainer, facturas el importe acordado, independientemente de las horas. Sigue registrando las horas igualmente: así ves si el precio sigue ajustándose al trabajo realizado.
Así lo hace Half5
En los informes de Half5, "Crear borradores de factura desde informe" prepara borradores de factura de una vez. Solo incluyen registros con una actividad facturable (o sin actividad) que no se hayan facturado aún. Si tienes activado "Aprobar horas antes de facturar", solo las horas aprobadas. Los desplazamientos y las ausencias nunca se convierten en líneas de factura. Los gastos de desplazamiento por cliente (importe fijo por viaje, por km o tiempo de viaje) aparecen en los informes, pero los añades tú mismo a la factura. Puedes exportar el desglose a CSV, Excel o PDF; la columna de estado de factura muestra lo ya facturado.
La factura como tal está en tu programa de contabilidad, y las integraciones varían. Moneybird recibe un borrador de factura, puede enviarlo por email y sincroniza contactos y proyectos. WeFact recibe un borrador, lo envía por email, sincroniza deudores y puede crear abonos y marcar facturas como pagadas. Exact Online recibe un borrador y sincroniza cuentas; la finalización y el envío se hacen en Exact. e-Boekhouden no recibe borrador: Half5 solo crea la factura allí al finalizarla, y la envías tú. Contactos y cuentas contables se sincronizan.
Los proyectos tienen un presupuesto en horas, mostrando lo consumido y avisando si te pasas. Una cuota mensual fija o un paquete prepago no son tipos de factura en Half5; esos los facturas desde tu programa de contabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Con qué frecuencia deberías facturar las horas?
Lo habitual es mensual, al inicio del mes siguiente. En proyectos grandes, facturar por hitos o cada dos semanas puede mejorar tu flujo de caja.
¿Tengo que poner cada registro en la factura?
No. Una línea por proyecto o actividad suele ser suficiente. Envía el detalle por registro como desglose.
¿Qué hago con horas que olvidé facturar?
Inclúyelas en una factura posterior, indicando claramente el periodo. Por eso es mejor filtrar por ‘no facturadas’ que solo por fecha.
¿Puedo incluir los gastos de viaje en la misma factura?
Sí, si lo has acordado con el cliente. Ponlos en una línea aparte para que el cliente distinga entre horas y gastos de viaje.
¿Qué hago si el cliente discute un registro?
Corrige la factura con un abono o línea de corrección y deja constancia del acuerdo para la próxima vez. Una descripción clara en cada registro evita la mayoría de disputas.
