¿Cuál es la diferencia entre facturable y no facturable?
Una hora es facturable si puedes incluirla en una factura. No depende de cuánto te hayas esforzado, sino de lo que hayas acordado con el cliente. Una ronda de diseño dentro del encargo es facturable; preparar un presupuesto para ese mismo cliente, normalmente no.
Las horas no facturables mantienen tu negocio en marcha, pero se pagan con el margen de tus horas facturables. Por eso te interesa saber cuántas tienes.
| Normalmente facturable | Normalmente no facturable |
|---|---|
| Trabajo de entrega dentro del encargo | Presupuestos y ventas |
| Reuniones con o para el cliente | Tu propia administración y facturación |
| Investigación solicitada por el cliente | Reuniones internas y formación |
| Tiempo de desplazamiento, si está acordado | Retrabajo por errores propios |
¿Cómo calculas la utilización facturable?
La fórmula es sencilla: horas facturables ÷ horas trabajadas × 100%. Usa las horas realmente trabajadas, no las del contrato, o una semana con horas extra parecerá mejor de lo que fue. Excluye vacaciones y bajas.
También conviene registrar la diferencia entre horas facturables y realmente facturadas. Horas que eran facturables pero no cobraste, por ejemplo porque el trabajo se alargó, son otra fuga distinta.
- Ejemplo: trabajas 40 horas en una semana.
- 28 de ellas son facturables según tus acuerdos.
- Tu utilización es 28 ÷ 40 × 100% = 70%.
- Al final facturas 25, porque descuentas 3 horas de trabajo extra. Así que 25 ÷ 28 ≈ 89% de tus horas facturables se han facturado realmente.
Este es un ejemplo práctico, no una referencia. Lo que es saludable depende de tu sector, tu rol y cuánto tiempo dediques a ventas y gestión.
¿Dónde se pierden horas facturables?
Casi nunca en los grandes bloques. Un día en obra o una tarde programando se apuntan. La pérdida está en los pequeños trabajos entre medias, que ya no recuerdas al final de la semana.
- Llamadas cortas. Diez minutos con un cliente para una duda, tres veces al día, es media hora que no aparece en ningún sitio.
- Email. Una respuesta detallada o revisar un documento es trabajo para ese cliente, pero no se siente como “trabajar en el proyecto”.
- Seguimiento. Un pequeño cambio tras la entrega, una consulta sobre una factura, una comprobación rápida.
- Desplazamientos. Si acordaste que el tiempo de viaje cuenta, también tienes que registrarlo.
- Cambios de tarea. El trabajo que interrumpes y terminas después suele apuntarse solo una vez.
¿Cómo fijas tarifas: por actividad, proyecto, cliente o persona?
Muchos sistemas de registro de horas usan un orden de tarifas: la más específica manda. Una tarifa por tipo de trabajo prevalece sobre la del proyecto, que a su vez prevalece sobre la del cliente, y así hasta la tarifa por defecto.
Así no tienes que elegir tarifa en cada registro. Fijas una por defecto y solo apuntas las excepciones: un cliente con descuento, un proyecto con precio fijo por hora o trabajos que siempre tienen su propia tarifa.
| Nivel | Cuándo usarla |
|---|---|
| Tipo de trabajo (actividad) | Trabajos con precio propio, como asesoría frente a entrega |
| Proyecto | Un presupuesto con tarifa horaria acordada para ese proyecto |
| Cliente | Un acuerdo marco o descuento para todo lo que haces para ese cliente |
| Persona | Diferentes tarifas para seniors y juniors |
| Organización | Tu tarifa por defecto cuando no aplica ninguna otra |
¿Cómo acuerdas con los clientes qué es facturable?
Déjalo por escrito antes de empezar, en el presupuesto o la carta de encargo. Las disputas de facturas casi siempre son por trabajos que el cliente no sabía que se cobrarían.
Sé concreto con los casos dudosos. ¿El desplazamiento cuenta y a qué tarifa? ¿Redondeas a quince o seis minutos? ¿Las reuniones internas de tu equipo sobre su proyecto son facturables? ¿Cobras por correcciones tras la entrega?
Pon una breve descripción en cada registro que el cliente pueda leer. Así, el detalle de la factura es tu justificación. Más en Facturación desde horas.
Así lo hace Half5
En Half5 la actividad decide si una hora es facturable: cada actividad se marca como "Facturable" o "No facturable". Un registro sin actividad cuenta como facturable. Los proyectos y clientes no tienen su propio interruptor de facturación, así que para trabajo interno creas una actividad no facturable, como ‘Administración’ o ‘Ventas’.
Las tarifas se aplican en este orden: actividad → proyecto → cliente → usuario → organización. Una actividad puede tener su propia "Tarifa horaria", que sustituye a la tarifa por defecto. Un proyecto muestra horas registradas, horas presupuestadas, presupuesto consumido e importe facturable. Los informes incluyen una vista de trabajo pendiente de facturar y otra de rentabilidad, comparando tarifas y costes.
Para esos pequeños trabajos que se escapan, la app de escritorio te ayuda: tu línea de tiempo muestra los programas en los que has trabajado, eventos de calendario y archivos como "Sugerencias" para registrar. Programas y archivos están cifrados de extremo a extremo y los eventos de calendario solo los ves tú: ni tu responsable, ni admins, ni Half5 pueden leerlos. Tu organización solo ve las horas que tú mismo registras. Más en registro automático de horas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es una buena utilización facturable?
No hay un estándar fijo. Depende de tu sector y tu rol: alguien que también vende o gestiona tendrá más horas no facturables. Compárate sobre todo con tus propios meses anteriores.
¿Las vacaciones y bajas cuentan en la utilización?
Normalmente no. Divides horas facturables entre horas trabajadas, y las ausencias no son horas trabajadas. Asegúrate de acordar una definición en tu empresa, o estaréis comparando cosas distintas.
¿Debo registrar también las horas no facturables?
Sí, si quieres saber cuánto cuesta tu tiempo. Sin ellas no ves cuánto dedicas a administración o ventas, y no puedes justificar bien tu tarifa.
¿El tiempo de desplazamiento es facturable?
Solo si lo has acordado con el cliente. Muchas empresas cobran el desplazamiento a una tarifa más baja o una cantidad fija por viaje; déjalo claro en el presupuesto.
¿En qué se diferencia la utilización de la productividad?
La utilización es el porcentaje de tus horas que puedes cobrar. Productividad suele usarse en un sentido más amplio. Cómo medirla sin vigilar a la gente está en productividad sin control.
