Signalen vastleggen is iets anders dan uren boeken
Een geregistreerd uur zegt: dit werk, voor deze klant, op dit project, zo lang. Een signaal zegt alleen dat er iets gebeurde: Word stond veertig minuten open, er kwam een commit binnen, je was om tien uur op een adres in Utrecht. Tussen die twee zit een beslissing.
Die beslissing kan software zelden alleen nemen. Een venster met ‘Offerte.docx’ kan voor drie klanten zijn. Een bezoek aan een adres kan een klant zijn, of de bakker. Goede automatische urenregistratie verzamelt daarom zoveel mogelijk signalen, groepeert ze tot logische blokken en doet een voorstel. Jij zet het voorstel om in een registratie.
Vuistregel: automatisch is het verzamelen, handmatig is het oordeel. Software die zonder jou uren op klanten zet, maakt fouten die je pas bij de factuur ziet.
Welke signalen kan software gebruiken?
De bruikbare bronnen hangen af van het apparaat. Op een computer zie je vooral waar je aan werkte, op een telefoon vooral waar je was. Samen vullen ze het grootste deel van een werkdag.
- Apps en venstertitels. Welk programma actief was en wat er in de titelbalk stond, bijvoorbeeld een documentnaam of een e-mailonderwerp.
- Browser. Welke websites en webapps je bezocht, via een browserextensie.
- Bestanden. Wijzigingen in mappen die je zelf aanwijst, zoals een klantmap.
- Git-commits. Voor developers: commits in gekozen repositories, met tijdstip en onderwerp.
- Agenda. Afspraken uit Google Calendar of Outlook, met titel en deelnemers.
- Locatie. Bezoeken aan adressen en autoritten, vastgelegd door de telefoon.
- AI-agentsessies. Werk dat je met een assistent als Claude Code, Codex of Cursor deed. Meer daarover in Uren registreren met AI.
Waarom je nog steeds bevestigt
Uren zijn de basis voor facturen, budgetten en soms subsidie of belasting. Een fout in een uur werkt dus door. Door elke dag of week kort te bevestigen, houd jij de controle over wat er naar je klant gaat.
Bevestigen is ook het moment om een omschrijving te schrijven die een klant begrijpt. ‘Excel 1:12’ zegt niemand iets; ‘begroting 2027 doorgerekend’ wel. Software kan een voorstel voor die tekst doen, maar jij weet wat er echt gebeurde.
- Open aan het eind van de dag of week de voorstellen.
- Voeg aaneengesloten blokken samen tot één taak.
- Kies klant, project en activiteit, of pas het voorstel aan.
- Schrijf een korte omschrijving en sla op. Wat je overslaat, blijft privé.
Wat ziet je leidinggevende?
Dit is de belangrijkste vraag bij automatische registratie. Er zijn grofweg twee modellen. In het ene model gaan alle signalen naar de werkgever, die kan zien welke sites je bezocht en hoe lang je stilzat. In het andere model blijven de signalen van jou, en ziet je werkgever alleen de uren die je zelf registreert.
Het tweede model werkt beter, omdat mensen eerlijker registreren als hun ruwe data niet meegelezen wordt. Het voorkomt ook dat urenregistratie verandert in surveillance. Waarom dat ook voor productiviteit beter is, lees je in Productiviteit meten zonder controle.
Timer, automatisch of achteraf invullen?
De drie manieren sluiten elkaar niet uit. Veel mensen gebruiken een timer voor lange, duidelijke klussen en automatische voorstellen voor de rest van de dag. Wie nu nog in een spreadsheet werkt, vindt een vergelijking in Uren bijhouden: Excel of app.
| Start-stoptimer | Automatisch (signalen) | Achteraf invullen | |
|---|---|---|---|
| Moeite tijdens het werk | Starten en stoppen bij elke wissel | Geen | Geen |
| Moeite achteraf | Weinig | Voorstellen bevestigen | Veel: reconstrueren uit geheugen |
| Kleine klussen en onderbrekingen | Vaak vergeten | Worden vastgelegd | Meestal kwijt |
| Nauwkeurigheid | Goed als je niet vergeet te stoppen | Goed, mits je bevestigt | Wisselend |
| Privacy | Alleen wat je invult | Afhankelijk van wie de signalen ziet | Alleen wat je invult |
Zo doet Half5 het
Half5 bewaart signalen in een persoonlijke “Tijdlijn”. De desktop-app voor Mac en Windows legt actieve apps en venstertitels vast, browserpagina’s via een extensie voor Chrome en Edge, bestandswijzigingen in gekozen “Mappen”, commits uit gekozen “Git-mappen” en sessies van Claude Code, Codex en Cursor. De app voor iPhone en Android voegt locatiebezoeken en ritten toe; je agenda komt via Google Calendar of Outlook. Je filtert op “Computerwerk”, “Agenda”, “Locaties” en “AI-sessies”.
De tijdlijn is end-to-end versleuteld: “Alleen jij kunt je tijdlijn lezen. Half5 kan je tijdlijn niet inzien.” Bovenaan staat “Nog te registreren” met “Suggesties”; pas als jij een suggestie bevestigt, wordt het een registratie die je organisatie ziet. Locatiebezoeken volgen dezelfde regel: “Alleen jij ziet deze bezoeken tot je ze bevestigt.” “Automatische klantenherkenning” en “Automatische beschrijving met AI” zitten in Premium.
Veelgestelde vragen
Registreert automatische urenregistratie mijn uren helemaal zelf?
Nee, niet als het goed is ingericht. De software verzamelt signalen en doet voorstellen; jij bevestigt welke tijd voor welke klant of welk project telt.
Kan mijn werkgever zien welke websites ik bezoek?
Dat hangt af van de software. Bij tools die monitoren wel; bij Half5 niet, omdat de tijdlijn end-to-end versleuteld is en alleen bevestigde registraties met je organisatie gedeeld worden.
Werkt automatische registratie ook als ik niet achter een computer werk?
Deels. Een telefoon kan bezoeken aan adressen en autoritten vastleggen, en je agenda vult de afspraken in. Werk zonder digitaal spoor moet je zelf toevoegen.
Hoe vaak moet ik voorstellen bevestigen?
Dagelijks kost het een paar minuten en weet je nog wat je deed. Wekelijks kan ook, maar hoe langer je wacht, hoe lastiger het is om omschrijvingen te schrijven.
Is een timer dan overbodig?
Niet per se. Een timer is handig voor een lange taak waarvan je vooraf weet voor wie hij is. Automatische voorstellen vangen de kleine klussen en onderbrekingen op die je met een timer mist.
