Welke manieren zijn er om uren bij te houden?
Er zijn vier gangbare manieren, en de meeste mensen gebruiken er in de praktijk twee door elkaar. Het verschil zit niet in hoe nauwkeurig ze kunnen zijn, maar in hoeveel discipline ze vragen en wat er gebeurt als je iets vergeet.
- Papier, Excel of Google Sheets. Je typt na elke taak of aan het eind van de dag een regel in.
- Start-stoptimer. Je drukt op start als je begint en op stop als je wisselt.
- Wekelijks reconstrueren. Op vrijdag vul je de week in met agenda, mail en geheugen.
- Automatische voorstellen. Software legt vast wat je deed en jij bevestigt. Meer daarover in Automatisch uren registreren.
De eerlijke voor- en nadelen
Geen enkele methode is gratis. Een spreadsheet kost niets, maar vraagt elke week onderhoud. Een timer is nauwkeurig, maar alleen als je hem niet vergeet. Reconstrueren voelt efficiënt, maar juist korte klussen en telefoontjes vallen weg, en dat zijn vaak declarabele minuten.
| Methode | Sterk | Zwak |
|---|---|---|
| Excel of Google Sheets | Gratis, flexibel, je kent het al | Tikfouten, geen goedkeuring, factureren blijft handwerk |
| Start-stoptimer | Nauwkeurig per taak | Vergeten te starten of te stoppen, lastig bij veel wisselingen |
| Wekelijks reconstrueren | Weinig moeite door de week | Kleine klussen raken kwijt, omschrijvingen worden vaag |
| Automatische voorstellen | Weinig vergeten, weinig typen | Je moet nog bevestigen; vraagt een app op computer of telefoon |
Welke kolommen heeft een goede urenspreadsheet nodig?
Als je met een spreadsheet werkt, maak hem dan meteen goed. Een regel per taak, niet per dag, en vaste lijsten voor klant, project en activiteit zodat je later kunt filteren en optellen.
- Datum. Eén datum per regel, als echte datum, niet als tekst.
- Klant en project. Uit een vaste lijst (gegevensvalidatie), zodat ‘Jansen BV’ en ‘Jansen’ niet twee klanten worden.
- Activiteit. Bijvoorbeeld advies, ontwikkeling, reistijd of intern.
- Begin- en eindtijd, of duur. Duur in minuten of als decimaal getal; tijden alleen als je ze echt nodig hebt.
- Omschrijving. Eén zin die een klant kan lezen.
- Declarabel. Ja of nee. Hoe je dat bepaalt, lees je in Declarabele uren.
- Gefactureerd. Een kolom of factuurnummer, zodat je nooit iets twee keer of helemaal niet factureert.
Tip: zet tarieven niet op elke regel, maar in een aparte tabel per klant of activiteit. Dan hoef je bij een tariefwijziging niet honderden regels aan te passen.
Wanneer is een spreadsheet genoeg?
Werk je alleen, heb je een handvol klanten en factureer je eens per maand, dan is een spreadsheet prima. Je overziet alles, en de tijd die je kwijt bent aan bijhouden is beperkt. Ook als je uren vooral voor jezelf telt, bijvoorbeeld voor het urencriterium, volstaat een nette lijst vaak.
Let er dan wel op dat je de lijst consequent bijhoudt en bewaart. Een spreadsheet die je achteraf in één keer invult, is als bewijs minder sterk dan een die door het jaar heen groeit.
Wanneer gaat een spreadsheet knellen?
Het kantelpunt komt meestal ongemerkt. Een tweede medewerker levert zijn eigen bestand aan, iemand moet uren controleren, of je wilt per klant zien wat er nog gefactureerd moet worden. Dan ben je meer tijd kwijt aan bestanden samenvoegen dan aan het werk zelf.
Heb je personeel, dan vraagt de Arbeidstijdenwet bovendien dat je een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden bijhoudt en die minstens 52 weken bewaart. Dat is een andere registratie dan projecturen, maar het laat zien dat losse bestanden per persoon snel tekortschieten.
- Team. Meerdere bestanden, verschillende schrijfwijzen, versies die door elkaar lopen.
- Goedkeuring. Wie heeft welke week gecontroleerd? In een spreadsheet zie je dat niet. Zie Uren goedkeuren.
- Factureren. Uren per klant optellen, tarieven toepassen en markeren wat al gefactureerd is, gaat makkelijk mis.
- Verantwoording. Bij een controle wil je kunnen laten zien wie wat wanneer registreerde en of het later is aangepast.
Zo doet Half5 het
In Half5 registreer je uren per klant, project en activiteit, met een timer, handmatig of vanuit de “Suggesties” van je tijdlijn. Of een uur declarabel is, volgt uit de activiteit (“Declareerbaar” of “Niet declareerbaar”). Met “Uren goedkeuren vóór facturatie” laat je uren eerst controleren, en vanuit een rapport maak je met “Maak conceptfacturen van rapport” conceptfacturen.
Wil je je spreadsheet niet kwijt, dan exporteer je een rapport met “Exporteer naar CSV”, naar Excel of naar PDF. De CSV bevat de kolommen Uren, Minuten, Beschrijving, Contact, Project, Activiteit, Medewerker, Datum, Declarabel, Factuurstatus, Status, Verlof/verzuim, Tarief, Bedrag, Kostentarief, Kosten, Marge en %. Je filtert vooraf op onder meer activiteit, medewerker, declarabel en goedkeurings- of factuurstatus.
Veelgestelde vragen
Is een Excel-urenstaat voldoende voor de Belastingdienst?
Voor het urencriterium is geen vorm voorgeschreven; je moet je uren aannemelijk kunnen maken. Een spreadsheet die je door het jaar heen bijhoudt, samen met agenda en facturen, is daarvoor een gebruikelijke basis.
Google Sheets of Excel: maakt het uit?
Voor urenregistratie nauwelijks. Google Sheets is handiger als meerdere mensen tegelijk werken, Excel als je offline wilt werken. De kolommen en vaste lijsten zijn belangrijker dan het programma.
Moet ik begin- en eindtijden noteren of alleen de duur?
Voor facturatie volstaat meestal de duur. Begin- en eindtijden zijn handig als je werktijden moet kunnen aantonen of als een klant erom vraagt.
Kan ik mijn oude spreadsheet blijven gebruiken naast een app?
Ja, maar dubbel bijhouden houdt zelden stand. Gebruikelijker is om in de app te registreren en een export naar CSV of Excel te maken als je de cijfers in een spreadsheet wilt bewerken.
Bronnen
- Arbeidstijdenwet, artikel 4:3 (registratie arbeids- en rusttijden) · geraadpleegd op
- Belastingdienst, voorwaarden urencriterium · geraadpleegd op
