Varför spricker byråers budgetar så ofta?
Kreativt arbete hoppar mellan kunder. En banner i fem format, copy som ska tweakas lite, en kund som ringer snabbt. Varje del är liten, och de försvinner lätt ur både timmar och marginal.
Den största läckan är oftast korrekturer. Tredje feedbackrundan tar tjugo minuter, fjärde lika så. Tillsammans blir det en halv dag som aldrig fanns med i offerten. Utan uppföljning märker du det först när projektet redan går back.
Ett projekt håller budget tills korrekturerna kommer. Om du loggar varje runda ser du när det händer och kan ta det med kunden.
Hur strukturerar du kunder, projekt och aktiviteter?
Skapa ett projekt per kampanj, webbplats eller uppdrag för varje kund, med en budget i timmar som matchar offerten. För retainer funkar ett projekt per månad eller kvartal bra, med de överenskomna timmarna som budget. Då ser du per period om retainern räcker.
Aktiviteter beskriver typen av jobb: koncept, design, copy, utveckling, kampanjhantering, möten, korrektur, extrajobb. Håll listan kort och likadan för alla kunder, annars går det inte att jämföra projekt.
| Nivå | Exempel | Används för |
|---|---|---|
| Kund | Baker's Bikes | Fakturering och översikt per kund |
| Projekt | Vårkampanj 2026 (60 h), Retainer okt 2026 (16 h) | Budget per uppdrag eller period |
| Aktivitet | Koncept, Design, Copy, Möten, Korrektur, Extrajobb | Vart tiden går, timpris, fakturerbart |
Vilka prismodeller finns, och vad betyder de för dina timmar?
Byråer kombinerar ofta flera modeller. Du registrerar timmar i alla modeller, men de används olika: som fakturarader, eller som koll på om priset håller. Mer om skillnaden i Fakturerbara timmar.
| Modell | Så funkar det | Vad timmarna gör |
|---|---|---|
| Löpande timme | Du fakturerar arbetade timmar | Blir fakturarader |
| Fast projektpris | Överenskommet belopp för ett definierat uppdrag | Visar om priset håller; extrajobb separat |
| Retainer | Fast månadsbelopp för ett antal timmar eller uppgifter | Visar om retainern räcker för jobbet |
Hur håller du koll på korrekturrundor och scope creep?
Bestäm i offerten hur många korrekturrundor som ingår, till exempel två. Logga varje runda på aktiviteten ‘Korrektur’. Rapporten visar då hur mycket tid de faktiskt tar, och du kan prata sakligt när runda fyra kommer.
Arbete utanför överenskommen scope loggas på en separat, fakturerbar aktivitet ‘Extrajobb’. Då hålls projektbudgeten ren och extrajobbet är redo att fakturera, om kunden godkänt det i förväg.
- Sätt budgeten i timmar och antal korrekturrundor i offerten.
- Lägg in budgeten på projektet.
- Logga korrektur och extrajobb på egna aktiviteter.
- Kolla varje vecka hur mycket av budgeten som är använd.
- När budgeten närmar sig gränsen, prata med kunden innan du fortsätter.
Räknas samtal och möten också?
Ja. En kick-off, ett feedbacksamtal eller ett snabbt avstämningsmöte med kunden är arbete på projektet. Särskilt korta samtal försvinner lätt, eftersom de hamnar mellan andra jobb.
Logga möten på aktiviteten ‘Möten’ under rätt projekt. Om du fakturerar dem beror på avtalet: oftast ja vid löpande timme, vid fast pris ingår de i budgeten. Interna möten loggas på din egen byrå som kund, icke-fakturerbart.
Vad ska du se upp med?
Byråer stöter ofta på samma saker:
- Att bara kolla budgeten vid fakturering. Då är det för sent att styra. Kolla varje vecka.
- Allt på en ‘Design’-aktivitet. Då ser du aldrig hur mycket tid som går till korrektur eller möten.
- Extrajobb utan överenskommelse. Det är svårt att fakturera om kunden inte visste om det i förväg.
- Att använda timmar för att kontrollera folk. Timmar är till för att styra projekt och priser. Skillnaden förklaras i Produktivitet utan övervakning.
Så gör Half5
I Half5 tillhör varje projekt en kund och kan ha en budget i timmar. Projektet visar budgeterade timmar, andel av budgeten som är använd, registrerade timmar och fakturerbart belopp, samt procent över budget när du överskrider. Rapporten för projektstatus visar projekten sida vid sida. Du skapar själv aktiviteter som ‘Korrektur’ eller ‘Extrajobb’, sätter dem som ‘Fakturerbar’ eller ‘Icke-fakturerbar’ och kan ge dem eget timpris. Budgetar är alltid i timmar, inte i pengar.
Tidslinjen håller koll på din dag på din egen enhet (program och fönster, webbplatser via browser-tillägget, möten från din kopplade Google- eller Outlook-kalender) och förbereder ‘Förslag’. Din byrå ser bara de timmar du själv registrerar.
Godkända timmar blir utkastfakturor för Moneybird, WeFact eller Exact Online via ‘Skapa utkastfakturor från rapport’. Med e-Boekhouden stannar utkastet i Half5 tills du väljer ‘Slutför’. Utkastfakturor byggs av timmar; en fast retaineravgift fakturerar du från bokföringssystemet.
Vanliga frågor
Hur loggar du tid för en retainer?
Skapa ett projekt per månad eller kvartal med de överenskomna timmarna som budget. Då ser du per period om jobbet ryms i retainern.
Ska korrekturrundor loggas separat?
Ja, på egen aktivitet. Bara då ser du vad de kostar och kan backa upp en diskussion om en fjärde eller femte runda.
Vad gör du med jobb utanför offerten?
Kom överens med kunden först och logga det på en separat fakturerbar aktivitet. Projektbudgeten hålls ren och du kan fakturera extrajobbet.
Hur ofta ska du kolla budgeten?
Veckovis är en bra rutin. På korta, intensiva projekt oftare, så du kan styra innan budgeten tar slut.
Räknas interna brainstorms?
Om de gäller ett kundprojekt, logga dem där. Allmänna interna sessioner loggas på din egen byrå som kund, icke-fakturerbart.
