Waarom lopen bureaus zo vaak over budget?
Creatief werk springt van klant naar klant. Een banner in vijf formaten, tekst die net iets anders moet, een klant die even belt. Elk stukje is klein, en juist die stukjes verdwijnen uit je uren en daarmee uit je marge.
Het grootste lek zit meestal in de correcties. De derde feedbackronde duurt twintig minuten, de vierde ook. Samen is het een halve dag die nergens in de offerte stond. Zonder registratie merk je dat pas als het project al verlies draait.
Een project ligt op koers tot de correcties komen. Wie per ronde registreert, ziet dat moment aankomen en kan het met de klant bespreken.
Hoe structureer je klanten, projecten en activiteiten?
Maak per klant een project per campagne, website of opdracht, met een budget in uren dat aansluit op de offerte. Voor een retainer werkt een project per maand of kwartaal goed, met de afgesproken uren als budget. Dan zie je per periode of de retainer past.
Activiteiten beschrijven het soort werk: concept, design, copy, development, campagnebeheer, overleg, correcties, meerwerk. Houd de lijst kort en hetzelfde voor alle klanten, anders kun je projecten niet vergelijken.
| Niveau | Voorbeeld | Waarvoor |
|---|---|---|
| Klant | Fietsenmaker Bakker | Facturatie en overzicht per klant |
| Project | Voorjaarscampagne 2026 (60 uur), Retainer okt 2026 (16 uur) | Budget per opdracht of periode |
| Activiteit | Concept, Design, Copy, Overleg, Correcties, Meerwerk | Waar de tijd naartoe gaat, tarief, declarabel |
Welke factuurmodellen zijn er, en wat betekent dat voor je uren?
Bureaus combineren meestal een paar modellen. Bij elk model registreer je de uren, maar ze spelen een andere rol: als factuurregel, of als controle of de prijs klopt. Meer over dat onderscheid in Declarabele uren.
| Model | Hoe het werkt | Wat de uren doen |
|---|---|---|
| Uurtarief | Je factureert de gewerkte uren | Worden factuurregels |
| Vaste projectprijs | Afgesproken bedrag voor een afgebakende opdracht | Laten zien of de prijs klopt; meerwerk apart |
| Retainer | Vast bedrag per maand voor een aantal uren of taken | Laten zien of de retainer past bij het werk |
Hoe houd je correctierondes en scope creep zichtbaar?
Spreek in de offerte af hoeveel correctierondes zijn inbegrepen, bijvoorbeeld twee. Registreer elke ronde op de activiteit ‘Correcties’. Dan zie je in het rapport hoeveel tijd ze echt kosten, en heb je een feitelijk gesprek als de vierde ronde komt.
Werk dat buiten de afgesproken scope valt, registreer je op een aparte, declarabele activiteit ‘Meerwerk’. Zo blijft het budget van het project zuiver en staat het meerwerk klaar om te factureren, mits de klant het vooraf heeft goedgekeurd.
- Leg in de offerte het budget in uren en het aantal correctierondes vast.
- Zet dat budget op het project.
- Registreer correcties en meerwerk op hun eigen activiteit.
- Kijk elke week hoeveel van het budget verbruikt is.
- Nadert het budget de grens, bespreek het dan met de klant voordat je verder werkt.
Tellen calls en meetings ook mee?
Ja. Een kick-off, een feedbackcall of een snel overleg met de klant is werk voor dat project. Juist korte calls vallen vaak weg, omdat ze tussen twee andere klussen zitten.
Registreer overleg op de activiteit ‘Overleg’ bij het juiste project. Of je het factureert, hangt af van je afspraak: bij uurtarief meestal wel, bij een vaste prijs is het onderdeel van het budget. Interne overleggen zet je op je eigen bureau als klant, niet-declarabel.
Waar moet je op letten?
Bureaus lopen vaak tegen dezelfde dingen aan:
- Budget pas bij de factuur bekijken. Dan is het te laat om bij te sturen. Kijk wekelijks.
- Alles op één activiteit ‘Design’. Dan zie je nooit hoeveel tijd naar correcties of overleg gaat.
- Meerwerk zonder afspraak. Het is lastig te factureren als de klant er vooraf niet van wist.
- Uren gebruiken om mensen te controleren. Uren zijn er om projecten en prijzen te sturen. Over het verschil lees je in Productiviteit zonder controle.
Zo doet Half5 het
In Half5 hoort elk project bij één klant en kan het een budget in uren hebben. Op het project zie je ‘Budget uren’, ‘Budget verbruikt’, ‘Geregistreerde uren’ en ‘Facturabel bedrag’, en bij overschrijding ‘% boven budget’. Het rapport ‘Projectgezondheid’ zet de projecten naast elkaar. Activiteiten zoals ‘Correcties’ of ‘Meerwerk’ maak je zelf aan, op ‘Declareerbaar’ of ‘Niet declareerbaar’, eventueel met een eigen ‘Uurtarief (€)’. Het budget is alleen in uren, niet in euro’s.
De tijdlijn houdt je dag bij op je eigen apparaat (programma’s, vensters en met de browserextensie ook websites, plus afspraken uit je gekoppelde Google- of Outlook-agenda) en zet ‘Suggesties’ klaar. Je bureau ziet alleen de uren die je registreert.
Goedgekeurde uren zet je met ‘Maak conceptfacturen van rapport’ klaar voor Moneybird, WeFact of Exact Online; bij e-Boekhouden rond je de factuur daar af. Conceptfacturen worden opgebouwd uit uren; een vast retainerbedrag factureer je in je boekhouding.
Veelgestelde vragen
Hoe registreer je uren voor een retainer?
Maak per maand of kwartaal een project met de afgesproken uren als budget. Dan zie je per periode of het werk binnen de retainer past.
Moet je correctierondes apart registreren?
Ja, op een eigen activiteit. Alleen dan zie je hoeveel tijd ze kosten en kun je een vierde of vijfde ronde onderbouwen.
Wat doe je met meerwerk buiten de offerte?
Bespreek het vooraf met de klant en registreer het op een aparte declarabele activiteit. Zo blijft het projectbudget zuiver en kun je het meerwerk factureren.
Hoe vaak moet je naar het budget kijken?
Wekelijks is een goede gewoonte. Bij korte, drukke projecten liever vaker, zodat je kunt bijsturen voordat het budget op is.
Tellen interne brainstorms mee?
Als ze voor een klantproject zijn, registreer ze daar. Algemene interne sessies zet je op je eigen bureau als klant, niet-declarabel.
