Proč agentury tak často překračují rozpočet?
Kreativní práce přeskakuje od klienta ke klientovi. Banner v pěti rozměrech, text, který potřebuje drobnou úpravu, klient, který si na chvíli zavolá. Každý úkon je malý a snadno se ztratí v hodinách i v marži.
Největší únik bývají revize. Třetí kolo připomínek zabere dvacet minut, čtvrté také. Dohromady je to půl dne, který v nabídce nebyl. Bez evidence si toho všimnete až ve chvíli, kdy projekt prodělává.
Projekt je v rozpočtu, dokud nepřijdou revize. Když evidujete každé kolo zvlášť, uvidíte to včas a můžete to s klientem probrat.
Jak si rozdělit klienty, projekty a činnosti?
Pro každého klienta vytvořte projekt podle kampaně, webu nebo zakázky, s hodinovým rozpočtem podle nabídky. U retaineru se osvědčuje projekt na měsíc nebo čtvrtletí s dohodnutým počtem hodin. Tak vidíte, jestli retainer v daném období odpovídá skutečné práci.
Činnosti popisují typ práce: koncept, design, texty, vývoj, správa kampaní, schůzky, revize, vícepráce. Seznam držte krátký a stejný pro všechny klienty, jinak projekty neporovnáte.
| Úroveň | Příklad | Použití |
|---|---|---|
| Klient | Baker's Bikes | Fakturace a přehled po klientech |
| Projekt | Jarní kampaň 2026 (60 h), Retainer říjen 2026 (16 h) | Rozpočet na zakázku nebo období |
| Činnost | Koncept, Design, Texty, Schůzky, Revize, Vícepráce | Kam jde čas, sazba, fakturovatelné |
Jaké jsou modely účtování a co znamenají pro vaše hodiny?
Agentury obvykle kombinují několik modelů. Hodiny evidujete vždy, ale jejich role je různá: buď tvoří položky faktury, nebo slouží ke kontrole, zda cena odpovídá. Více k rozdílu v Fakturovatelné hodiny.
| Model | Jak funguje | K čemu jsou hodiny |
|---|---|---|
| Hodinová sazba | Fakturujete skutečně odpracované hodiny | Tvoří položky faktury |
| Pevná cena projektu | Dohodnutá částka za konkrétní úkol | Ukazují, zda cena odpovídá; vícepráce zvlášť |
| Retainer | Pevná měsíční částka za určitý počet hodin nebo úkolů | Ukazují, zda retainer odpovídá práci |
Jak mít revizní kola a vícepráce pod kontrolou?
V nabídce si dohodněte, kolik revizních kol je v ceně, například dvě. Každé kolo evidujte na činnost ‘Revize’. V reportu pak vidíte, kolik času opravdu zabrala, a při čtvrtém kole máte podklady pro věcnou debatu.
Práce mimo dohodnutý rozsah patří na samostatnou, fakturovatelnou činnost ‘Vícepráce’. Rozpočet projektu zůstane čistý a vícepráce připravené k fakturaci, pokud s nimi klient předem souhlasil.
- Do nabídky napište hodinový rozpočet a počet revizních kol.
- Nastavte rozpočet v projektu.
- Revize a vícepráce evidujte na vlastní činnost.
- Každý týden kontrolujte čerpání rozpočtu.
- Když se blíží limit, řešte to s klientem dříve, než pokračujete.
Počítají se i hovory a schůzky?
Ano. Kick-off, zpětná vazba nebo rychlý telefonát s klientem je práce na projektu. Krátké hovory se často ztratí, protože jsou mezi dvěma úkoly.
Schůzky evidujte na činnost ‘Schůzky’ pod správný projekt. Zda je fakturujete, záleží na dohodě: u hodinové sazby obvykle ano, u pevné ceny jsou součástí rozpočtu. Interní schůzky patří na vaši agenturu jako klienta, nefakturovatelné.
Na co si dát pozor?
Agentury často narážejí na stejné situace:
- Kontrola rozpočtu až při fakturaci. To už je pozdě na zásah. Kontrolujte týdně.
- Vše na jedné činnosti ‘Design’. Nikdy pak neuvidíte, kolik času padlo na revize nebo schůzky.
- Vícepráce bez souhlasu. Těžko je fakturovat, když o nich klient nevěděl předem.
- Hodiny jako kontrola lidí. Hodiny slouží k řízení projektů a cen. Rozdíl vysvětlujeme v Produktivita bez dohledu.
Jak to Half5 řeší
V Half5 každý projekt patří jednomu klientovi a může mít rozpočet v hodinách. Projekt ukazuje rozpočtované hodiny, čerpání rozpočtu, zapsané hodiny a fakturovatelnou částku, a při překročení i procento nad rozpočet. Report zdraví projektů srovná projekty mezi sebou. Činnosti jako ‘Revize’ nebo ‘Vícepráce’ si vytvoříte sami, nastavíte je jako ‘Fakturovatelné’ nebo ‘Nefakturovatelné’ a případně jim dáte vlastní sazbu. Rozpočty jsou pouze v hodinách, ne v penězích.
Časová osa sleduje váš den na vašem zařízení (programy a okna, weby přes rozšíření do prohlížeče, schůzky z propojeného Google nebo Outlook kalendáře) a připraví ‘Návrhy’. Vaše agentura vidí jen hodiny, které sami zaevidujete.
Schválené hodiny se mění na návrhy faktur pro Moneybird, WeFact nebo Exact Online přes ‘Vytvořit návrh faktury z reportu’. U e-Boekhouden návrh zůstává v Half5, dokud nezvolíte ‘Uzavřít’. Návrhy faktur se staví z hodin; pevný poplatek za retainer fakturujete z účetního systému.
Často kladené dotazy
Jak evidovat čas u retaineru?
Vytvořte projekt na měsíc nebo čtvrtletí s dohodnutým počtem hodin jako rozpočtem. Uvidíte tak v každém období, jestli práce odpovídá retaineru.
Mají se revizní kola evidovat zvlášť?
Ano, na vlastní činnost. Jen tak zjistíte jejich skutečnou náročnost a můžete podložit debatu o čtvrtém nebo pátém kole.
Co s prací mimo nabídku?
Nejprve ji dohodněte s klientem a evidujte na samostatné fakturovatelné činnosti. Rozpočet projektu zůstane čistý a vícepráce můžete fakturovat.
Jak často kontrolovat rozpočet?
Týdně je dobrý zvyk. U krátkých a náročných projektů i častěji, abyste mohli zasáhnout včas.
Počítají se i interní brainstormy?
Pokud jsou pro klientský projekt, evidujte je tam. Obecné interní schůzky patří na vaši agenturu jako klienta, nefakturovatelné.
