Pourquoi les agences dépassent-elles si souvent leur budget ?
Le travail créatif passe d'un client à l'autre. Une bannière en cinq formats, un texte à modifier légèrement, un client qui appelle un instant. Chaque morceau est petit, et ce sont justement ces morceaux qui disparaissent de vos heures, et donc de votre marge.
La plus grosse fuite, ce sont généralement les corrections. Le troisième aller-retour prend vingt minutes, le quatrième aussi. Ensemble, cela fait une demi-journée qui ne figurait pas dans le devis. Sans suivi, vous ne le remarquez que lorsque le projet perd déjà de l'argent.
Un projet reste dans le budget jusqu'à l'arrivée des corrections. En saisissant chaque aller-retour, vous voyez ce moment venir et pouvez en parler avec le client.
Comment structurer clients, projets et activités ?
Pour chaque client, créez un projet par campagne, site ou mission, avec un budget en heures aligné sur le devis. Pour un retainer, un projet par mois ou par trimestre fonctionne bien, avec les heures convenues comme budget. Vous voyez ainsi, période par période, si le retainer tient.
Les activités décrivent le type de travail : concept, design, rédaction, développement, gestion de campagne, réunions, corrections, hors-périmètre. Gardez une liste courte et identique pour tous les clients, sinon vous ne pourrez pas comparer les projets.
| Niveau | Exemple | À quoi ça sert |
|---|---|---|
| Client | Cycles Boulanger | Facturation et vue par client |
| Projet | Campagne printemps 2026 (60 h), Retainer oct. 2026 (16 h) | Budget par mission ou période |
| Activité | Concept, Design, Rédaction, Réunions, Corrections, Hors-périmètre | Où va le temps, taux, facturable |
Quels modèles de facturation, et qu'est-ce que cela change pour vos heures ?
Les agences combinent généralement plusieurs modèles. Vous saisissez les heures dans chacun, mais elles jouent un rôle différent : ligne de facture, ou contrôle que le prix tient. Plus de détails dans Heures facturables.
| Modèle | Fonctionnement | Rôle des heures |
|---|---|---|
| Taux horaire | Vous facturez les heures travaillées | Deviennent des lignes de facture |
| Prix forfaitaire | Montant convenu pour une mission délimitée | Montrent si le prix tient ; hors-périmètre à part |
| Retainer | Montant mensuel fixe pour un volume d'heures ou de tâches | Montrent si le retainer correspond au travail |
Comment garder visibles les allers-retours et la dérive du périmètre ?
Indiquez dans le devis combien d'allers-retours sont inclus, deux par exemple. Saisissez chaque aller-retour sur l'activité ‘Corrections’. Le rapport montre alors combien de temps ils prennent vraiment, et vous avez une discussion factuelle quand arrive le quatrième.
Le travail hors du périmètre convenu va sur une activité facturable distincte, ‘Hors-périmètre’. Le budget du projet reste propre et le supplément est prêt à facturer, à condition que le client l'ait accepté au préalable.
- Fixez dans le devis le budget en heures et le nombre d'allers-retours.
- Reportez ce budget sur le projet.
- Saisissez corrections et hors-périmètre sur leur propre activité.
- Vérifiez chaque semaine la part du budget consommée.
- Quand le budget approche de la limite, parlez-en au client avant de continuer.
Les appels et réunions comptent-ils aussi ?
Oui. Un lancement, un appel de retours ou un point rapide avec le client, c'est du travail pour ce projet. Les appels courts se perdent facilement, parce qu'ils tombent entre deux autres tâches.
Saisissez les réunions sur l'activité ‘Réunions’ du bon projet. Les facturer dépend de votre accord : au taux horaire en général oui, au forfait elles font partie du budget. Les réunions internes vont sur votre agence en tant que client, non facturables.
À quoi faut-il faire attention ?
Les agences se heurtent souvent aux mêmes écueils :
- Ne regarder le budget qu'à la facturation. Il est alors trop tard pour corriger. Regardez chaque semaine.
- Tout sur une seule activité ‘Design’. Vous ne voyez jamais combien de temps partent en corrections ou en réunions.
- Du hors-périmètre sans accord. Difficile à facturer si le client n'en savait rien avant.
- Utiliser les heures pour surveiller les gens. Les heures servent à piloter projets et prix. La différence est expliquée dans Productivité sans surveillance.
Comment Half5 s'y prend
Dans Half5, chaque projet appartient à un client et peut avoir un budget en heures. Le projet affiche les heures budgétées, la part consommée, les heures saisies et le montant facturable, ainsi que le pourcentage de dépassement le cas échéant. Le rapport sur la santé des projets les compare côte à côte. Vous créez vous-même des activités comme ‘Corrections’ ou ‘Hors-périmètre’, facturables ou non, avec un taux propre si besoin. Les budgets sont en heures uniquement, pas en euros.
La chronologie garde la trace de votre journée sur votre propre appareil (programmes et fenêtres, sites web via l'extension de navigateur, rendez-vous de votre agenda Google ou Outlook connecté) et prépare des suggestions. Votre agence ne voit que les heures que vous saisissez.
À partir des heures validées, vous créez des brouillons de facture depuis le rapport et les transmettez via les intégrations comptables. Les brouillons de facture sont construits à partir des heures ; un montant de retainer fixe se facture depuis votre logiciel comptable.
Questions fréquentes
Comment suivre le temps d'un retainer ?
Créez un projet par mois ou par trimestre avec les heures convenues comme budget. Vous voyez ainsi, période par période, si le travail tient dans le retainer.
Faut-il saisir les allers-retours séparément ?
Oui, sur leur propre activité. C'est le seul moyen de voir ce qu'ils coûtent et d'étayer une discussion sur un quatrième ou cinquième tour.
Que faire du travail hors devis ?
Mettez-vous d'accord avec le client d'abord, puis saisissez-le sur une activité facturable distincte. Le budget du projet reste propre et vous pouvez facturer le supplément.
À quelle fréquence regarder le budget ?
Chaque semaine, c'est une bonne habitude. Plus souvent pour les projets courts et intenses, afin de corriger avant que le budget soit épuisé.
Les brainstormings internes comptent-ils ?
S'ils concernent un projet client, saisissez-les sur ce projet. Les séances internes générales vont sur votre agence en tant que client, non facturables.
