¿Por qué las agencias se pasan tanto de presupuesto?
El trabajo creativo salta de cliente en cliente. Un banner en cinco tamaños, un copy que hay que ajustar, una llamada rápida del cliente. Cada tarea es pequeña, y esas piezas desaparecen de tus horas... y de tu margen.
El mayor agujero suelen ser las revisiones. La tercera ronda de feedback lleva veinte minutos, la cuarta igual. Juntas, medio día que nunca estaba en el presupuesto. Sin registrar, solo te das cuenta cuando el proyecto ya está perdiendo dinero.
Un proyecto va en presupuesto... hasta que llegan las revisiones. Si registras cada ronda, ves cuándo ocurre y puedes hablarlo con el cliente.
¿Cómo organizar clientes, proyectos y actividades?
Para cada cliente, crea un proyecto por campaña, web o encargo, con un presupuesto en horas según el presupuesto enviado. Para un retainer, funciona bien un proyecto por mes o trimestre, con las horas pactadas como presupuesto. Así ves en cada periodo si el retainer encaja.
Las actividades describen el tipo de trabajo: concepto, diseño, copy, desarrollo, gestión de campañas, reuniones, revisiones, trabajo extra. Mantén la lista corta y la misma para todos los clientes, si no, no podrás comparar proyectos.
| Nivel | Ejemplo | ¿Para qué sirve? |
|---|---|---|
| Cliente | Baker's Bikes | Facturación y visión por cliente |
| Proyecto | Campaña primavera 2026 (60 h), Retainer oct 2026 (16 h) | Presupuesto por encargo o periodo |
| Actividad | Concepto, Diseño, Copy, Reuniones, Revisiones, Trabajo extra | A qué se dedica el tiempo, tarifa, facturable |
¿Qué modelos de facturación existen y cómo afectan a tus horas?
Las agencias suelen combinar varios modelos. En todos registras las horas, pero su función cambia: como líneas de factura, o como control de si el precio encaja. Más sobre esa diferencia en Horas facturables.
| Modelo | Cómo funciona | ¿Para qué sirven las horas? |
|---|---|---|
| Por horas | Facturas las horas trabajadas | Se convierten en líneas de factura |
| Precio fijo por proyecto | Importe pactado por un trabajo definido | Sirven para ver si el precio encaja; el extra va aparte |
| Retainer | Importe fijo mensual por un número de horas o tareas | Sirven para ver si el retainer cubre el trabajo |
¿Cómo mantener visibles las revisiones y el scope creep?
Acordad en el presupuesto cuántas rondas de revisión se incluyen, por ejemplo dos. Registra cada ronda en la actividad ‘Revisiones’. Así el informe muestra el tiempo real y puedes hablar con datos cuando llegue la cuarta ronda.
El trabajo fuera del alcance pactado va en una actividad aparte y facturable, ‘Trabajo extra’. Así el presupuesto del proyecto queda limpio y el extra listo para facturar, siempre que el cliente lo haya aprobado antes.
- Pon el presupuesto en horas y el número de revisiones en el presupuesto.
- Configura ese presupuesto en el proyecto.
- Registra revisiones y trabajo extra en su propia actividad.
- Revisa cada semana cuánto presupuesto se ha usado.
- Cuando el presupuesto esté cerca del límite, habla con el cliente antes de seguir.
¿Las llamadas y reuniones cuentan también?
Sí. Un kick-off, una llamada de feedback o un check-in rápido con el cliente es trabajo de ese proyecto. Las llamadas cortas suelen perderse, porque quedan entre otras tareas.
Registra las reuniones en la actividad ‘Reuniones’ del proyecto correspondiente. Si se facturan o no depende de lo acordado: normalmente sí si es por horas, y si es precio fijo, van dentro del presupuesto. Las reuniones internas van en tu propia agencia como cliente, no facturables.
¿En qué debes fijarte?
Las agencias suelen tropezar con lo mismo:
- Revisar el presupuesto solo al facturar. Para entonces ya no puedes corregir. Hazlo cada semana.
- Todo en una sola actividad ‘Diseño’. Así nunca ves cuánto tiempo se va en revisiones o reuniones.
- Trabajo extra sin acuerdo. Es difícil facturarlo si el cliente no lo sabía de antemano.
- Usar las horas para controlar personas. Las horas sirven para gestionar proyectos y precios. La diferencia se explica en Productividad sin vigilancia.
Así lo hace Half5
En Half5 cada proyecto pertenece a un cliente y puede tener un presupuesto en horas. El proyecto muestra las horas presupuestadas, el porcentaje consumido, las horas registradas y el importe facturable, y un porcentaje de sobrepresupuesto si lo superas. El informe de salud de proyectos los compara entre sí. Creas actividades como ‘Revisiones’ o ‘Trabajo extra’ tú mismo, las marcas como ‘Facturable’ o ‘No facturable’ y puedes asignarles su propia tarifa. Los presupuestos son solo en horas, no en dinero.
La línea de tiempo registra tu día en tu propio dispositivo (programas y ventanas, webs mediante la extensión de navegador, reuniones desde tu Google o Outlook conectado) y prepara ‘Sugerencias’. Tu agencia solo ve las horas que tú registras.
Las horas aprobadas se convierten en borradores de factura para Moneybird, WeFact o Exact Online con ‘Crear borradores de factura desde informe’. Con e-Boekhouden el borrador se queda en Half5 hasta que eliges ‘Finalizar’. Los borradores se generan a partir de horas; una cuota fija de retainer la facturas desde tu software de contabilidad.
Preguntas frecuentes
¿Cómo registrar el tiempo de un retainer?
Crea un proyecto por mes o trimestre con las horas pactadas como presupuesto. Así ves en cada periodo si el trabajo encaja en el retainer.
¿Las rondas de revisión deben registrarse aparte?
Sí, en su propia actividad. Solo así ves lo que cuestan y puedes justificar una cuarta o quinta ronda.
¿Qué hacer con el trabajo fuera del presupuesto?
Acuérdalo antes con el cliente y regístralo en una actividad facturable aparte. El presupuesto del proyecto queda limpio y puedes facturar el extra.
¿Con qué frecuencia revisar el presupuesto?
Revisarlo semanalmente es buena costumbre. En proyectos cortos o intensos, incluso más a menudo, para poder actuar antes de que se agote.
¿Cuentan los brainstormings internos?
Si son para un proyecto de cliente, regístralos ahí. Las sesiones internas generales van en tu propia agencia como cliente, no facturables.
