Porque é que as agências ultrapassam tantas vezes o orçamento?
O trabalho criativo salta de cliente em cliente. Um banner em cinco formatos, um texto que precisa de um pequeno ajuste, um cliente que liga só um instante. Cada tarefa é pequena e facilmente desaparece das suas horas e da sua margem.
A maior fuga costuma ser nas revisões. A terceira ronda de feedback leva vinte minutos, a quarta o mesmo. Juntas, são meio dia que nunca esteve no orçamento. Sem registo, só se apercebe quando o projeto já está a dar prejuízo.
Um projeto está dentro do orçamento até começarem as revisões. Se registar cada ronda, antecipa esse momento e pode discuti-lo com o cliente.
Como estruturar clientes, projetos e atividades?
Para cada cliente, crie um projeto por campanha, site ou trabalho, com um orçamento em horas alinhado com o orçamento apresentado. Para avenças, funciona bem um projeto por mês ou trimestre, com as horas acordadas como orçamento. Assim vê, por período, se a avença cobre o trabalho.
As atividades descrevem o tipo de trabalho: conceito, design, copy, desenvolvimento, gestão de campanhas, reuniões, revisões, trabalho extra. Mantenha a lista curta e igual para todos os clientes, para poder comparar projetos.
| Nível | Exemplo | Utilização |
|---|---|---|
| Cliente | Baker's Bikes | Faturação e visão por cliente |
| Projeto | Campanha primavera 2026 (60 h), Avença out 2026 (16 h) | Orçamento por trabalho ou período |
| Atividade | Conceito, Design, Copy, Reuniões, Revisões, Trabalho extra | Destino das horas, tarifa, faturável |
Que modelos de faturação existem e o que significam para as horas?
As agências costumam combinar vários modelos. Regista as horas em todos, mas o papel delas varia: como linhas de fatura ou como controlo do preço. Mais sobre esta diferença em Horas faturáveis.
| Modelo | Como funciona | Função das horas |
|---|---|---|
| À hora | Fatura as horas trabalhadas | Transformam-se em linhas de fatura |
| Preço fixo por projeto | Valor acordado para um trabalho definido | Verifica se o preço cobre; trabalho extra à parte |
| Avença | Valor mensal fixo para um número de horas ou tarefas | Mostra se a avença cobre o trabalho |
Como manter visíveis as revisões e o scope creep?
Defina no orçamento quantas rondas de revisão estão incluídas, por exemplo duas. Registe cada ronda na atividade ‘Revisões’. O relatório mostra quanto tempo realmente consomem e pode discutir factualmente quando chega à quarta ronda.
O trabalho fora do âmbito acordado regista-se numa atividade separada e faturável, ‘Trabalho extra’. Assim mantém o orçamento do projeto limpo e o trabalho extra pronto a faturar, desde que o cliente tenha aprovado previamente.
- Inclua o orçamento em horas e o número de revisões no orçamento apresentado.
- Defina esse orçamento no projeto.
- Registe revisões e trabalho extra em atividades próprias.
- Verifique semanalmente a utilização do orçamento.
- Quando o orçamento estiver perto do limite, fale com o cliente antes de continuar.
Chamadas e reuniões também contam?
Sim. Um kick-off, uma chamada de feedback ou um ponto rápido com o cliente são trabalho desse projeto. As chamadas curtas perdem-se facilmente, porque ficam entre tarefas.
Registe reuniões na atividade ‘Reuniões’ do projeto certo. Se são faturadas depende do acordo: normalmente sim em faturação à hora; em preço fixo fazem parte do orçamento. Reuniões internas registam-se na sua própria agência como cliente, não faturáveis.
A que deve estar atento?
As agências tendem a tropeçar nos mesmos pontos:
- Só verificar o orçamento na faturação. Nessa altura já não pode agir. Verifique semanalmente.
- Tudo numa só atividade ‘Design’. Assim nunca vê quanto tempo vai para revisões ou reuniões.
- Trabalho extra sem acordo. É difícil faturar se o cliente não soube antes.
- Usar horas para controlar pessoas. As horas servem para gerir projetos e preços. A diferença está explicada em Produtividade sem vigilância.
Como a Half5 faz
No Half5, cada projeto pertence a um cliente e pode ter um orçamento em horas. O projeto mostra as horas orçamentadas, a percentagem já usada, as horas registadas e o valor faturável, e indica a percentagem de excesso quando ultrapassa o orçamento. O relatório de saúde dos projetos permite comparar projetos lado a lado. Pode criar atividades como ‘Revisões’ ou ‘Trabalho extra’, defini-las como ‘Faturável’ ou ‘Não faturável’ e, se quiser, atribuir uma tarifa própria. Os orçamentos são sempre em horas, nunca em dinheiro.
A linha temporal acompanha o seu dia no seu próprio dispositivo (programas e janelas, sites via extensão do browser, reuniões do Google ou Outlook calendar ligado) e prepara ‘Sugestões’. A sua agência só vê as horas que regista.
As horas aprovadas tornam-se faturas provisórias para Moneybird, WeFact ou Exact Online através de ‘Criar faturas provisórias a partir do relatório’. Com e-Boekhouden, a fatura provisória fica no Half5 até escolher ‘Finalizar’. As faturas provisórias são geradas a partir das horas; uma avença fixa fatura-se no seu software de contabilidade.
Perguntas frequentes
Como registar tempo numa avença?
Crie um projeto por mês ou trimestre com as horas acordadas como orçamento. Assim vê, por período, se o trabalho cabe na avença.
As revisões devem ser registadas separadamente?
Sim, numa atividade própria. Só assim vê o custo real e pode fundamentar a conversa sobre uma quarta ou quinta ronda.
O que fazer com trabalho fora do orçamento?
Combine previamente com o cliente e registe numa atividade faturável separada. O orçamento do projeto mantém-se limpo e pode faturar o trabalho extra.
Com que frequência deve verificar o orçamento?
Semanalmente é um bom hábito. Em projetos curtos e intensos, mais vezes, para poder agir antes de esgotar o orçamento.
Brainstorms internos contam?
Se forem para um projeto de cliente, registe lá. Sessões internas gerais registam-se na sua agência como cliente, não faturáveis.
