Miért lépik túl az ügynökségek gyakran a keretet?
A kreatív munka ügyfélről ügyfélre ugrál. Egy banner öt méretben, egy kicsit más szöveg, egy gyors telefon az ügyféltől. Mind apróság, de ezek az apróságok eltűnnek az óráidból – és a haszonból.
A legnagyobb veszteség általában a javítási körökből jön. A harmadik visszajelzés húsz perc, a negyedik is – együtt már fél nap, ami nem volt az ajánlatban. Ha nem vezeted, csak akkor veszed észre, amikor a projekt már veszteséges.
A projekt a kereten belül van – amíg nem jönnek a javítások. Ha minden kört külön vezetsz, időben látod, és meg tudod beszélni az ügyféllel.
Hogyan érdemes felépíteni az ügyfeleket, projekteket és tevékenységeket?
Minden ügyfélhez hozz létre egy projektet kampányonként, weboldalanként vagy feladatonként, az ajánlathoz igazított órakerettel. Retainernél jól működik a havi vagy negyedéves projekt, a megbeszélt óraszámmal mint keret. Így időszakonként látod, mennyire illik a retainer a tényleges munkához.
A tevékenységek a munka típusát írják le: koncepció, design, szöveg, fejlesztés, kampánymenedzsment, meetingek, javítás, extra munka. Tartsd a listát röviden és egységesen minden ügyfélnél, különben nem tudod összehasonlítani a projekteket.
| Szint | Példa | Mire jó |
|---|---|---|
| Ügyfél | Baker's Bikes | Számlázás és áttekintés ügyfelenként |
| Projekt | Tavaszi kampány 2026 (60 óra), Retainer 2026 október (16 óra) | Keret feladatonként vagy időszakonként |
| Tevékenység | Koncepció, Design, Szöveg, Meetingek, Javítás, Extra munka | Mire megy el az idő, díj, számlázható |
Milyen számlázási modellek vannak, és mit jelent ez az órákra nézve?
Az ügynökségek általában több modellt is használnak. Az órákat minden modellben vezeted, de mást jelentenek: vagy számlasorok lesznek, vagy csak ellenőrzöd velük, hogy tartod-e az árat. Erről bővebben: Számlázható órák.
| Modell | Hogyan működik | Mit csinálnak az órák |
|---|---|---|
| Óradíjas | A ledolgozott órákat számlázod | Számlasorok lesznek |
| Fix projektár | Előre egyeztetett összeg meghatározott munkára | Látszik, hogy tartod-e az árat; extra munka külön |
| Retainer | Fix havi díj meghatározott órára vagy feladatra | Látszik, hogy a retainer fedezi-e a munkát |
Hogyan teszed átláthatóvá a javítási köröket és a scope creep-et?
Az ajánlatban egyezzetek meg, hány javítási kör van benne – például kettő. Minden kört a ‘Javítás’ tevékenységre rögzíts. A riportból így pontosan látszik, mennyi idő megy el rájuk, és tényszerűen tudsz beszélni, ha jön a negyedik kör.
A megbeszélt kereten túli munka külön, számlázható ‘Extra munka’ tevékenységre kerüljön. Így a projekt kerete tiszta marad, az extra munka pedig számlázható – ha az ügyfél előre elfogadta.
- Az ajánlatban szerepeljen az órakeret és a javítási körök száma.
- Állítsd be ezt a keretet a projekten.
- A javításokat és extra munkát külön tevékenységre vezesd.
- Hetente nézd meg, mennyi keret fogyott el.
- Ha közel a keret vége, beszélj az ügyféllel, mielőtt tovább dolgozol.
A hívások és meetingek is számítanak?
Igen. Egy kick-off, visszacsatoló hívás vagy gyors egyeztetés is a projekthez tartozó munka. Főleg a rövid hívások vesznek el, mert két másik feladat közé esnek.
A meetingeket a ‘Meetingek’ tevékenységre vezesd a megfelelő projekten belül. Hogy számlázod-e, az a megállapodástól függ: óradíjasnál általában igen, fix árnál a keret része. A belső meetingek a saját ügynökségedhez, nem számlázhatóként kerülnek.
Mire figyelj oda?
Az ügynökségek általában ugyanazokba a hibákba futnak:
- Csak számlázáskor nézed a keretet. Akkor már késő irányítani. Nézd hetente.
- Minden egy ‘Design’ tevékenységen. Így sosem látod, mennyi idő megy javításra vagy meetingre.
- Extra munka egyeztetés nélkül. Nehéz számlázni, ha az ügyfél nem tudott róla előre.
- Az órákat emberek ellenőrzésére használod. Az órák a projektek és árak irányítására valók. A különbséget itt magyarázzuk: Hatékonyság kontroll nélkül.
Így csinálja a Half5
A Half5-ben minden projekt egy ügyfélhez tartozik, és lehet hozzá órakeretet adni. A projekt mutatja a tervezett órákat, a felhasznált keret arányát, a rögzített órákat és a számlázható összeget, túllépésnél pedig a százalékos túlfutást. A projektjelentés egymás mellé teszi a projekteket. A ‘Javítás’ vagy ‘Extra munka’ tevékenységeket te hozod létre, beállíthatod ‘Számlázható’ vagy ‘Nem számlázható’ státuszra, és adhatsz hozzájuk külön díjat is. A keretek csak órában adhatók meg, pénzben nem.
Az idővonal a napodat a saját eszközödön követi (programok, ablakok, böngészőbővítménnyel weboldalak, naptárból meetingek), és ‘Javaslatokat’ készít. Az ügynökséged csak az általad rögzített órákat látja.
A jóváhagyott órákból a ‘Jelentésből piszkozatszámlák készítése’ funkcióval piszkozatszámlák lesznek Moneybird, WeFact vagy Exact Online felé. Az e-Boekhouden esetén a piszkozatszámla a Half5-ben marad, amíg a ‘Véglegesítés’ gombot nem választod. A piszkozatszámlák az órákból épülnek fel; a fix retainer díjat a könyvelőprogramodból számlázod.
Gyakori kérdések
Hogyan vezeted az időt retainer esetén?
Hozz létre egy projektet havonta vagy negyedévente, a megbeszélt óraszámmal mint keret. Így minden időszakban látod, hogy belefér-e a munka a retainerbe.
A javítási köröket külön kell vezetni?
Igen, külön tevékenységen. Csak így látod, mennyibe kerülnek, és tudsz érvelni egy negyedik vagy ötödik körnél.
Mit csinálsz a kereten túli munkával?
Először egyeztess az ügyféllel, majd külön, számlázható tevékenységre vezesd. A projekt kerete tiszta marad, az extra munkát pedig számlázhatod.
Milyen gyakran nézd a keretet?
A heti ellenőrzés jó szokás. Rövid, pörgős projekteknél akár gyakrabban is, hogy időben tudj irányítani.
A belső brainstorm is számít?
Ha ügyfélprojekt miatt van, oda vezesd. Általános belső ötletelés a saját ügynökségedhez, nem számlázhatóként.
