Vad är skillnaden mellan debiterbart och icke-debiterbart?
En timme är debiterbar om du kan ta med den på en faktura. Det handlar inte om hur hårt du jobbat, utan vad du och kunden har avtalat. En designrunda inom uppdraget är debiterbar; att skriva en offert till samma kund är det oftast inte.
Icke-debiterbara timmar får verksamheten att rulla, men de betalas av marginalen på dina debiterbara timmar. Därför vill du veta hur många de är.
| Ofta debiterbart | Ofta icke-debiterbart |
|---|---|
| Leveransarbete inom uppdraget | Offerter och sälj |
| Möten med eller för kund | Egen admin och fakturering |
| Research som kunden beställt | Interna möten och utbildning |
| Restid, om det är avtalat | Omarbete på grund av egna misstag |
Hur räknar du debiterbar beläggning?
Formeln är enkel: debiterbara timmar ÷ arbetade timmar × 100 %. Använd arbetade timmar, inte kontraktstid, annars ser en vecka med övertid bättre ut än den var. Räkna bort semester och sjukdagar.
Det är också bra att följa skillnaden mellan debiterbart och faktiskt fakturerat. Timmar som var debiterbara men som du inte tog betalt för, till exempel för att jobbet drog ut på tiden, är en särskild typ av läcka.
- Exempel: du jobbar 40 timmar en vecka.
- 28 av dem är debiterbara enligt dina avtal.
- Din beläggning är 28 ÷ 40 × 100 % = 70 %.
- Du fakturerar till slut 25, eftersom du skriver av 3 timmar extraarbete. Så 25 ÷ 28 ≈ 89 % av dina debiterbara timmar blev faktiskt fakturerade.
Det här är ett räkneexempel, inte ett riktmärke. Vad som är en bra nivå beror på din bransch, roll och hur mycket tid som går till sälj och ledning.
Var försvinner debiterbar tid?
Nästan aldrig i de stora blocken. En dag på plats eller en eftermiddag med kodning blir oftast registrerad. Det som försvinner är småjobb mellan varven, som du inte minns i slutet av veckan.
- Korta samtal. Tio minuter med en kund om en fråga, tre gånger om dagen, är en halvtimme som inte syns någonstans.
- E-post. Ett utförligt svar eller att korrekturläsa ett dokument är arbete för kunden, men känns inte som ”projektarbete”.
- Uppföljning. En liten ändring efter leverans, en fråga om en faktura, en snabb koll.
- Resor. Om ni avtalat att restid räknas måste du också registrera den.
- Växla mellan uppgifter. Arbete du avbryter och gör klart senare blir ofta bara registrerat en gång.
Hur sätter du priser: per aktivitet, projekt, kund eller person?
Många tidrapporteringssystem använder en ordning för priser: det mest specifika priset gäller. Ett pris för en viss typ av arbete går före projektets pris, som går före kundens pris, och så vidare ner till standardpriset.
På så sätt väljer du inte pris för varje post. Du sätter ett standardpris och registrerar bara undantag: en kund med rabatt, ett projekt med fast timpris eller arbete som alltid har eget pris.
| Nivå | När används det |
|---|---|
| Typ av arbete (aktivitet) | Arbete med eget pris, t.ex. rådgivning vs leverans |
| Projekt | En offert med avtalat timpris för projektet |
| Kund | Ramavtal eller rabatt på allt du gör för kunden |
| Person | Olika priser för seniorer och juniorer |
| Organisation | Ditt standardpris när inget annat gäller |
Hur avtalar du med kunden vad som är debiterbart?
Skriv ner det innan ni börjar, i offerten eller uppdragsbrevet. Fakturatvister handlar nästan alltid om arbete kunden inte visste skulle räknas.
Var tydlig med gränsfallen. Räknas restid, och till vilket pris? Rundar du till femton eller sex minuter? Är interna diskussioner om projektet debiterbara? Tar du betalt för åtgärder efter leverans?
Skriv en kort beskrivning på varje post som kunden skulle kunna läsa. Då blir specifikationen på fakturan din motivering. Mer i Fakturera från timmar.
Så gör Half5
I Half5 avgör aktiviteten om en timme är debiterbar: varje aktivitet är inställd som "Debiterbar" eller "Icke-debiterbar". En post utan aktivitet räknas som debiterbar. Projekt och kunder har ingen egen debiterbar-inställning, så för internt arbete skapar du en icke-debiterbar aktivitet, som ’Admin’ eller ’Sälj’.
Priser bestäms i ordningen aktivitet → projekt → kund → användare → organisation. En aktivitet kan ha eget "Timpris" som går före ditt standardpris. Ett projekt visar registrerade timmar, budgeterade timmar, förbrukad budget och debiterbart belopp. Rapporterna visar även arbete som återstår att fakturera och en lönsamhetsvy där priser jämförs med kostnader.
För småjobb som annars försvinner kan desktop-appen hjälpa: din tidslinje visar program du jobbat i, kalenderhändelser och filer som "Förslag" att registrera. Program och filer är krypterade från början till slut och kalenderhändelser syns bara för dig: chef, administratörer och Half5 kan inte läsa något av det. Din organisation ser bara de timmar du själv registrerar. Se automatisk tidregistrering.
Vanliga frågor
Vad är en bra debiterbar beläggning?
Det finns ingen fast standard. Det beror på din bransch och roll: den som även säljer eller leder har naturligt fler icke-debiterbara timmar. Jämför främst med dina egna tidigare månader.
Räknas semester och sjukdagar i beläggningen?
Oftast inte. Du delar debiterbara timmar med arbetade timmar, och ledighet är inte arbetad tid. Kom överens om en definition i företaget, annars jämför ni olika saker.
Ska jag registrera icke-debiterbara timmar alls?
Ja, om du vill veta vad din tid kostar. Utan dem ser du inte hur mycket av veckan som går till admin eller sälj, och du kan inte motivera ditt pris ordentligt.
Är restid debiterbar?
Bara om du avtalat det med kunden. Många företag tar ut ett lägre pris eller ett fast belopp per resa; skriv in det i offerten från början.
Hur skiljer sig beläggning från produktivitet?
Beläggning handlar om hur stor andel av din tid du kan fakturera. Produktivitet används ofta bredare. Hur du mäter det utan övervakning finns i produktivitet utan kontroll.
