Perché le agenzie sforano spesso il budget?
Il lavoro creativo salta da un cliente all’altro. Un banner in cinque formati, un testo da adattare, una telefonata veloce del cliente. Ogni pezzo è piccolo, e queste attività spariscono dalle ore e dal margine.
La perdita più grande sono di solito le revisioni. Il terzo giro di feedback dura venti minuti, anche il quarto. Insieme è mezza giornata mai prevista nel preventivo. Senza rilevazione, te ne accorgi solo quando il progetto è già in perdita.
Un progetto resta in budget finché non arrivano le revisioni. Se registri ogni giro, vedi quando sta per succedere e puoi parlarne subito con il cliente.
Come strutturare clienti, progetti e attività?
Per ogni cliente, crea un progetto per ogni campagna, sito o incarico, con un budget in ore che rispecchia il preventivo. Per un retainer, funziona bene un progetto al mese o trimestre, con le ore concordate come budget. Così vedi subito se il retainer regge.
Le attività descrivono il tipo di lavoro: concept, design, copy, sviluppo, gestione campagne, riunioni, revisioni, extra. Tieni la lista corta e uguale per tutti i clienti, altrimenti non puoi confrontare i progetti.
| Livello | Esempio | A cosa serve |
|---|---|---|
| Cliente | Baker's Bikes | Fatturazione e panoramica per cliente |
| Progetto | Campagna primavera 2026 (60 h), Retainer Ott 2026 (16 h) | Budget per incarico o periodo |
| Attività | Concept, Design, Copy, Riunioni, Revisioni, Extra | Dove va il tempo, tariffa, fatturabile |
Quali modelli di fatturazione ci sono e cosa significano per le ore?
Le agenzie di solito usano più modelli insieme. Le ore si registrano sempre, ma il loro ruolo cambia: diventano righe in fattura, oppure servono a verificare se il prezzo regge. Trovi la differenza spiegata in Ore fatturabili.
| Modello | Come funziona | A cosa servono le ore |
|---|---|---|
| A ore | Fatturi le ore lavorate | Diventano righe in fattura |
| Prezzo fisso per progetto | Importo concordato per un incarico definito | Verifica se il prezzo regge; extra a parte |
| Retainer | Importo fisso mensile per un certo numero di ore o attività | Verifica se il retainer copre il lavoro |
Come tenere sotto controllo revisioni e scope creep?
Concorda nel preventivo quante revisioni sono incluse, ad esempio due. Registra ogni giro sull’attività ‘Revisioni’. Il report mostra quanto tempo richiedono davvero e puoi parlare con il cliente con dati alla mano quando arriva il quarto giro.
Il lavoro fuori dal perimetro concordato va su un’attività separata e fatturabile, ‘Extra’. Così il budget del progetto resta pulito e il lavoro extra è pronto da fatturare, se il cliente ha dato l’ok prima.
- Inserisci nel preventivo il budget in ore e il numero di revisioni incluse.
- Imposta quel budget sul progetto.
- Registra revisioni ed extra su attività dedicate.
- Controlla ogni settimana quante ore hai usato.
- Quando il budget è quasi finito, parla col cliente prima di andare avanti.
Anche chiamate e riunioni contano?
Sì. Un kick-off, una call di feedback o un check veloce col cliente sono lavoro su quel progetto. Proprio le chiamate brevi spesso si perdono, perché stanno tra due attività.
Registra le riunioni su un’attività ‘Riunioni’ sotto il progetto giusto. Se fatturarle o meno dipende dall’accordo: di solito sì se lavori a ore, mentre a prezzo fisso sono incluse nel budget. Le riunioni interne vanno sulla tua agenzia come cliente, non fatturabili.
A cosa fare attenzione?
Le agenzie inciampano spesso sugli stessi punti:
- Controllare il budget solo al momento della fattura. A quel punto è tardi per correggere. Meglio ogni settimana.
- Tutto su un’unica attività ‘Design’. Così non vedi mai quante ore vanno in revisioni o riunioni.
- Extra senza accordo. È difficile fatturare se il cliente non lo sapeva prima.
- Usare le ore per controllare le persone. Le ore servono a gestire progetti e prezzi. La differenza è spiegata in Produttività senza controllo.
Ecco come funziona Half5
In Half5 ogni progetto appartiene a un cliente e può avere un budget in ore. Il progetto mostra le ore a budget, la quota già usata, le ore registrate e l’importo fatturabile, oltre alla percentuale di sforamento se superi il limite. Il report ‘Salute progetto’ confronta tutti i progetti. Puoi creare tu le attività come ‘Revisioni’ o ‘Extra’, impostarle come ‘Fatturabile’ o ‘Non fatturabile’ e, se vuoi, assegnare una tariffa diversa. I budget sono solo in ore, non in denaro.
La timeline tiene traccia della tua giornata sul tuo dispositivo (programmi e finestre, siti tramite l’estensione browser, riunioni dal calendario Google o Outlook collegato) e prepara i ‘Suggerimenti’. La tua agenzia vede solo le ore che registri.
Le ore approvate diventano bozze di fattura per Moneybird, WeFact o Exact Online tramite ‘Crea bozze di fattura dal report’. Con e-Boekhouden la bozza resta in Half5 finché non scegli ‘Finalizza’. Le bozze sono costruite dalle ore; un retainer fisso lo fatturi dal gestionale.
Domande frequenti
Come si rilevano le ore per un retainer?
Crea un progetto al mese o trimestre con le ore concordate come budget. Così vedi in ogni periodo se il lavoro rientra nel retainer.
Le revisioni vanno registrate a parte?
Sì, su un’attività dedicata. Solo così vedi quanto costano e puoi argomentare su un quarto o quinto giro.
Cosa fare con il lavoro fuori preventivo?
Concordalo prima col cliente e registralo su un’attività fatturabile separata. Il budget del progetto resta pulito e puoi fatturare l’extra.
Ogni quanto controllare il budget?
Una volta a settimana è una buona abitudine. Su progetti brevi e intensi anche più spesso, così puoi intervenire prima che finisca il budget.
Anche i brainstorming interni contano?
Se sono per un progetto cliente, registrali lì. Le sessioni interne generiche vanno sulla tua agenzia come cliente, non fatturabili.
