Warum laufen Agenturen so oft über Budget?
Kreative Arbeit springt von Kunde zu Kunde. Ein Banner in fünf Formaten, ein Text, der noch etwas anders sein soll, ein Kunde, der kurz anruft. Jedes Teil ist klein, und genau diese Teile verschwinden aus deinen Stunden und damit aus deiner Marge.
Das größte Leck sind meist die Korrekturen. Die dritte Feedbackrunde dauert zwanzig Minuten, die vierte auch. Zusammen ist es ein halber Tag, der nie im Angebot stand. Ohne Erfassung merkst du das erst, wenn das Projekt schon Verlust macht.
Ein Projekt liegt im Plan, bis die Korrekturen kommen. Wer jede Runde erfasst, sieht diesen Moment kommen und kann ihn mit dem Kunden besprechen.
Wie strukturierst du Kunden, Projekte und Tätigkeiten?
Lege pro Kunde ein Projekt pro Kampagne, Website oder Auftrag an, mit einem Stundenbudget passend zum Angebot. Für einen Retainer funktioniert ein Projekt pro Monat oder Quartal gut, mit den vereinbarten Stunden als Budget. So siehst du pro Zeitraum, ob der Retainer passt.
Tätigkeiten beschreiben die Art der Arbeit: Konzept, Design, Text, Entwicklung, Kampagnenbetreuung, Abstimmung, Korrekturen, Mehraufwand. Halte die Liste kurz und für alle Kunden gleich, sonst kannst du Projekte nicht vergleichen.
| Ebene | Beispiel | Wofür |
|---|---|---|
| Kunde | Fahrradladen Becker | Abrechnung und Übersicht pro Kunde |
| Projekt | Frühjahrskampagne 2026 (60 Std.), Retainer Okt. 2026 (16 Std.) | Budget pro Auftrag oder Zeitraum |
| Tätigkeit | Konzept, Design, Text, Abstimmung, Korrekturen, Mehraufwand | Wohin die Zeit geht, Satz, abrechenbar |
Welche Abrechnungsmodelle gibt es, und was heißt das für deine Stunden?
Agenturen kombinieren meist mehrere Modelle. Du erfasst die Stunden in jedem Modell, aber sie spielen eine andere Rolle: als Rechnungsposition oder als Kontrolle, ob der Preis stimmt. Mehr dazu in Abrechenbare Stunden.
| Modell | Wie es funktioniert | Was die Stunden tun |
|---|---|---|
| Stundensatz | Du rechnest die geleisteten Stunden ab | Werden Rechnungspositionen |
| Festpreis | Vereinbarter Betrag für einen abgegrenzten Auftrag | Zeigen, ob der Preis stimmt; Mehraufwand getrennt |
| Retainer | Fester Monatsbetrag für ein Stunden- oder Aufgabenkontingent | Zeigen, ob der Retainer zur Arbeit passt |
Wie bleiben Korrekturschleifen und Scope Creep sichtbar?
Vereinbare im Angebot, wie viele Korrekturschleifen enthalten sind, zum Beispiel zwei. Erfasse jede Runde auf der Tätigkeit ‘Korrekturen’. Dann zeigt die Auswertung, wie viel Zeit sie wirklich kosten, und du führst ein sachliches Gespräch, wenn Runde vier kommt.
Arbeit außerhalb des vereinbarten Umfangs erfasst du auf einer eigenen, abrechenbaren Tätigkeit ‘Mehraufwand’. So bleibt das Projektbudget sauber und der Mehraufwand ist abrechnungsbereit, sofern der Kunde vorher zugestimmt hat.
- Halte das Stundenbudget und die Zahl der Korrekturschleifen im Angebot fest.
- Trag dieses Budget beim Projekt ein.
- Erfasse Korrekturen und Mehraufwand auf ihrer eigenen Tätigkeit.
- Prüfe jede Woche, wie viel vom Budget verbraucht ist.
- Nähert sich das Budget der Grenze, sprich mit dem Kunden, bevor du weiterarbeitest.
Zählen Calls und Meetings auch?
Ja. Ein Kick-off, ein Feedback-Call oder eine kurze Abstimmung mit dem Kunden ist Arbeit für dieses Projekt. Gerade kurze Calls gehen verloren, weil sie zwischen zwei anderen Aufgaben liegen.
Erfasse Abstimmungen auf der Tätigkeit ‘Abstimmung’ beim richtigen Projekt. Ob du sie abrechnest, hängt von der Vereinbarung ab: bei Stundensatz meist ja, beim Festpreis sind sie Teil des Budgets. Interne Meetings laufen auf deine eigene Agentur als Kunde, nicht abrechenbar.
Worauf solltest du achten?
Agenturen stoßen oft auf dieselben Dinge:
- Budget erst bei der Rechnung ansehen. Dann ist es zu spät zum Gegensteuern. Schau wöchentlich.
- Alles auf einer Tätigkeit ‘Design’. Dann siehst du nie, wie viel Zeit in Korrekturen oder Abstimmungen fließt.
- Mehraufwand ohne Absprache. Er lässt sich schwer abrechnen, wenn der Kunde vorher nichts davon wusste.
- Stunden zur Kontrolle von Menschen nutzen. Stunden sind zum Steuern von Projekten und Preisen da. Den Unterschied erklärt Produktivität ohne Kontrolle.
So macht es Half5
In Half5 gehört jedes Projekt zu einem Kunden und kann ein Budget in Stunden haben. Am Projekt siehst du die budgetierten Stunden, den verbrauchten Anteil, die erfassten Stunden und den abrechenbaren Betrag, bei Überschreitung auch den Prozentsatz über Budget. Die Auswertung zur Projektgesundheit stellt Projekte nebeneinander. Tätigkeiten wie ‘Korrekturen’ oder ‘Mehraufwand’ legst du selbst an, abrechenbar oder nicht, auf Wunsch mit eigenem Satz. Budgets gibt es nur in Stunden, nicht in Euro.
Die Zeitleiste hält deinen Tag auf deinem eigenen Gerät fest (Programme und Fenster, mit der Browsererweiterung auch Websites, dazu Termine aus deinem verbundenen Google- oder Outlook-Kalender) und bereitet Vorschläge vor. Deine Agentur sieht nur die Stunden, die du erfasst.
Aus freigegebenen Stunden erstellst du in der Auswertung Rechnungsentwürfe und übergibst sie über die Buchhaltungsintegrationen. Rechnungsentwürfe entstehen aus Stunden; einen festen Retainer-Betrag rechnest du in deiner Buchhaltung ab.
Häufige Fragen
Wie erfasst man Stunden für einen Retainer?
Lege pro Monat oder Quartal ein Projekt mit den vereinbarten Stunden als Budget an. Dann siehst du pro Zeitraum, ob die Arbeit in den Retainer passt.
Sollte man Korrekturschleifen getrennt erfassen?
Ja, auf einer eigenen Tätigkeit. Nur so siehst du, was sie kosten, und kannst ein Gespräch über Runde vier oder fünf belegen.
Was tun mit Arbeit außerhalb des Angebots?
Vorher mit dem Kunden abstimmen und auf einer eigenen abrechenbaren Tätigkeit erfassen. Das Projektbudget bleibt sauber, und du kannst den Mehraufwand abrechnen.
Wie oft sollte man aufs Budget schauen?
Wöchentlich ist eine gute Gewohnheit. Bei kurzen, vollen Projekten öfter, damit du gegensteuern kannst, bevor das Budget aufgebraucht ist.
Zählen interne Brainstormings mit?
Wenn sie für ein Kundenprojekt sind, erfasse sie dort. Allgemeine interne Runden laufen auf deine eigene Agentur als Kunde, nicht abrechenbar.
