Vilka steg ligger mellan timmar och faktura?
Fakturering från timmar handlar mest om att följa en fast ordning. Hoppar du över ett steg riskerar du att fakturera för lite, för mycket eller dubbelt.
- Välj period, oftast en kalendermånad, och se till att alla har fyllt i sina timmar.
- Godkänn timmarna eller granska dem själv. Se godkänna tidrapporter.
- Välj per kund de fakturerbara timmar från perioden som ännu inte fakturerats.
- Skapa ett fakturautkast, grupperat enligt överenskommelse med kunden.
- Kontrollera utkastet: timtaxor, totalsummor, beskrivningar och specifikation.
- Skicka fakturan och markera timmarna som fakturerade.
Hur grupperar du timmar på en faktura och hur detaljerad ska du vara?
Det finns ingen fast regel – det beror på vad kunden vill se och hur mycket förtroende som finns. En återkommande kund med löpande uppdrag vill ofta ha en rad per projekt. En ny kund, eller någon som måste redovisa internt, vill ofta ha mer detaljer.
En praktisk mellanväg: på själva fakturan en rad per projekt eller aktivitet med antal timmar och timtaxa. Lägg detaljerna per tidpost som bilaga.
| Detaljnivå | När det passar |
|---|---|
| En rad med totalsumma | Återkommande kund, samma typ av arbete, högt förtroende |
| Per projekt | Flera projekt för samma kund |
| Per aktivitet | Olika timtaxor, t.ex. rådgivning och leverans |
| Per tidpost | Ny kund, förväntad diskussion eller om kunden begär det |
Ska du bifoga en tidsspecifikation?
Det är inte alltid ett krav, men förebygger de flesta frågor. En specifikation visar datum, person, beskrivning och tid för varje post. Kunden ser vad de betalar för och du slipper förklara i efterhand.
Tänk därför på beskrivningarna. Interna förkortningar, filnamn eller ”diverse” hör inte hemma i ett dokument kunden får. Vad som är en bra beskrivning tar vi upp i fakturerbara timmar.
Vilka timmar ska du inte fakturera?
Allt som registreras ska inte med på fakturan. Filtrera innan du fakturerar.
- Icke-fakturerbara timmar, som administration, sälj och interna möten.
- Semester och sjukdagar. De finns med för löneunderlag, inte för kunden.
- Resor och restid, om du inte kommit överens med kunden om annat, t.ex. fast belopp per resa eller restid till lägre taxa.
- Redan fakturerade timmar, även om de ändrats i efterhand.
- Timmar som inte är godkända än, om du jobbar med attest.
Hur undviker du att fakturera timmar två gånger?
Ge varje tidpost en fakturastatus: fakturerad eller inte. Sätt statusen när fakturan skapas, inte i efterhand. Vid nästa fakturering väljer du bara timmar utan den statusen.
Var uppmärksam på timmar som ändras efter fakturering, eller som registreras i efterhand i en månad du redan fakturerat. De hamnar utanför din periodsval. Filtrera därför på ”inte fakturerad än”, inte bara på datumintervall.
Om du använder bokföringsprogram, skapa fakturautkast och skicka först efter kontroll. Att ta bort ett utkast är enklare än att göra en kreditfaktura.
Hur funkar det med budget, förbetalda timmar eller fast månadspris?
Med en timbudget loggar du bara timmar på projektet och ser hur mycket som återstår. Varning till kunden innan budgeten tar slut, inte efter. Fakturera bara timmar över budget om det är överenskommet.
Vid fast månadspris eller retainer fakturerar du det överenskomna beloppet oavsett timmar. Registrera ändå timmarna – då ser du om priset fortfarande matchar arbetsinsatsen.
Så gör Half5
I Half5:s rapporter förbereder "Skapa fakturautkast från rapport" fakturautkast på en gång. De tar bara med tidposter med fakturerbar aktivitet (eller ingen aktivitet) som inte fakturerats än. Med "Godkänn timmar innan fakturering" aktiverat tas bara godkända timmar med. Resor och frånvaro blir aldrig fakturarader. Kundspecifika reseersättningar (fast belopp per resa, per km eller restid) syns i rapporterna, men du lägger till dem själv på fakturan. Du kan exportera specifikationen till CSV, Excel eller PDF; kolumnen för fakturastatus visar vad som redan är fakturerat.
Själva fakturan finns i ditt bokföringsprogram, och integrationerna skiljer sig åt. Moneybird får ett fakturautkast, kan skicka via e-post och synkar kontakter och projekt. WeFact får ett fakturautkast, skickar via e-post, synkar kunder och kan skapa kreditfakturor och markera fakturor som betalda. Exact Online får ett fakturautkast och synkar konton; du färdigställer och skickar fakturan i Exact. e-Boekhouden får inget utkast: Half5 skapar fakturan där först när du färdigställer den, och du skickar själv. Kontakter och kontoplan synkas.
Projekt har en budget i timmar, visar förbrukad budget och varnar när du går över. Fast månadspris eller förbetalda paket är ingen fakturatyp i Half5; de fakturerar du i bokföringsprogrammet.
Vanliga frågor
Hur ofta ska du fakturera från timmar?
Månadsvis, i början av nästa månad, är vanligast. Vid större projekt kan fakturering per milstolpe eller varannan vecka förbättra kassaflödet.
Måste jag ta med varje tidpost på fakturan?
Nej. En rad per projekt eller aktivitet räcker ofta på fakturan. Skicka detaljerna som en specifikation.
Vad gör jag med timmar jag glömt att fakturera?
Lägg till dem på en senare faktura, med tydlig periodbeskrivning. Därför är det bättre att filtrera på ”inte fakturerad än” än bara på datum.
Kan jag ta med resekostnader på samma faktura?
Ja, om du kommit överens med kunden om det. Lägg dem på en egen rad så kunden ser skillnad på timmar och resekostnader.
Vad gör jag om kunden ifrågasätter en tidpost?
Korrigera fakturan med en kreditfaktura eller rättningsrad och dokumentera överenskommelsen till nästa gång. En tydlig beskrivning på varje post förebygger de flesta diskussioner.
