Milyen lépések vezetnek az óráktól a számláig?
Az óraalapú számlázás főleg egy meghatározott sorrend kérdése. Ha kihagysz egy lépést, túl keveset, túl sokat vagy akár kétszer is számlázhatsz.
- Válaszd ki az időszakot – általában egy naptári hónapot –, és kérd meg mindenkit, hogy zárja le.
- Hagyd jóvá az órákat, vagy nézd át őket magad. Lásd: munkaidő jóváhagyása.
- Ügyfelenként válaszd ki az adott időszak számlázható, még nem számlázott óráit.
- Készíts ezekből számlatervezetet, úgy csoportosítva, ahogy az ügyféllel egyeztettétek.
- Ellenőrizd a tervezetet: díjak, összesítések, leírások és a bontás.
- Küldd el a számlát, és jelöld meg az órákat számlázottként.
Hogyan csoportosítsd az órákat a számlán, és mennyi részletet adj meg?
Erre nincs általános szabály; az ügyfél igényeitől és a bizalmi szinttől függ. Egy visszatérő, hosszú távú ügyfélnek gyakran elég egy sor projektként. Egy új vagy belső elszámolásra kötelezett ügyfél több részletet kérhet.
Gyakorlati középút: a számlán egy sor projekt vagy tevékenység szerint, az óraszámmal és díjjal. A részletes, bejegyzésenkénti bontást csatolmányban küldd.
| Részletezettség | Mikor célszerű |
|---|---|
| Egy sor összesítve | Visszatérő ügyfél, azonos típusú munka, magas bizalom |
| Projektenként | Több projekt ugyanannak az ügyfélnek |
| Tevékenységenként | Eltérő díjazású munkák, pl. tanácsadás és kivitelezés |
| Bejegyzésenként | Új ügyfél, várható egyeztetés, vagy ha az ügyfél kéri |
Kell-e részletes órabontást csatolni?
Nem mindig kötelező, de a legtöbb kérdést megelőzi. A bontás mutatja a dátumot, a munkatársat, a leírást és az időtartamot minden bejegyzésnél. Az ügyfél látja, miért fizet, neked pedig nem kell magyarázkodnod.
Figyelj a leírásokra! Belső rövidítések, fájlnevek vagy „egyéb” nem való az ügyfélnek szánt dokumentumba. Hogy mi számít jó leírásnak, arról itt olvashatsz: számlázható órák.
Mely órákat nem számlázod ki?
Nem minden rögzített óra kerül a számlára. Szűrj, mielőtt számlázol.
- Nem számlázható órák, például adminisztráció, értékesítés, belső meetingek.
- Szabadság és betegszabadság. Ezek a bérszámfejtéshez kellenek, nem az ügyfélnek.
- Utazás és utazási idő, kivéve, ha mást egyeztettél az ügyféllel – például fix díj utanként vagy alacsonyabb óradíj utazásra.
- Már kiszámlázott órák, még ha később módosítottad is őket.
- Még nem jóváhagyott órák, ha használsz jóváhagyási folyamatot.
Hogyan kerülöd el a duplikált számlázást?
Minden bejegyzéshez legyen számlázási státusz: kiszámlázva vagy nem. Ezt a státuszt a számla létrehozásakor állítsd be, ne utólag kézzel. A következő számlánál csak a még nem számlázott órákat válaszd ki.
Figyelj azokra az órákra, amiket számlázás után módosítottak, vagy utólag rögzítettek egy már számlázott hónapba. Ezek kívül esnek az időszak szűrésen. Ezért mindig a „még nem számlázott” státuszra szűrj, ne csak dátumra.
Ha könyvelőprogramot használsz, először készíts számlatervezetet, és csak ellenőrzés után küldd el. Egy tervezet törlése egyszerűbb, mint helyesbítő számlát kiállítani.
Hogyan működik ez keretösszeg, előre fizetett órák vagy havi díj esetén?
Órakeretnél egyszerűen rögzíted az órákat a projekthez, és követed, mennyi van még hátra. Az ügyfelet előre figyelmeztesd, ha közel a keret vége, ne utólag. A kereten felüli órákat csak akkor számlázd, ha ezt előre megbeszéltétek.
Fix havi díj vagy retainer esetén a megállapodott összeget számlázod, függetlenül az óráktól. Az órákat akkor is vezesd: így látod, hogy az ár még arányban van-e az elvégzett munkával.
Így csinálja a Half5
A Half5 riportjaiban a „Számlatervezetek készítése riportból” funkcióval egy lépésben készíthetsz számlatervezeteket. Ezek csak olyan munkabejegyzéseket tartalmaznak, amelyek számlázható tevékenységhez (vagy nincs tevékenység) tartoznak, és még nem lettek kiszámlázva. Ha be van kapcsolva a „Órák jóváhagyása számlázás előtt” opció, akkor csak a jóváhagyott órák kerülnek be. Utazások és szabadság sosem lesznek számlasorok. Ügyfelenkénti utazási díjak (fix összeg utanként, km-enként vagy utazási idő) megjelennek a riportban, de ezeket neked kell hozzáadnod a számlához. A bontást exportálhatod CSV, Excel vagy PDF formátumban; a számlázási státusz oszlop mutatja, mi lett már kiszámlázva.
A számla maga a könyvelőprogramodban él, és az integrációk eltérnek. A Moneybird számlatervezetet kap, e-mailben tudod küldeni, és szinkronizálja a partnereket és projekteket. A WeFact szintén számlatervezetet kap, e-mailben küld, szinkronizálja a vevőket, tud helyesbítő számlát készíteni és számlákat fizetettként jelölni. Az Exact Online számlatervezetet kap és szinkronizálja a főkönyvi számlákat; a véglegesítés és küldés az Exactban történik. Az e-Boekhouden nem kap tervezetet: a Half5 csak akkor hoz létre számlát, amikor véglegesíted, és te küldöd el. A partnerek és főkönyvi számlák szinkronizálódnak.
A projektekhez órakeret rendelhető, mutatja a felhasznált keretet és figyelmeztet, ha túlléped. Fix havi díj vagy előre fizetett csomag nem külön számlatípus a Half5-ben; ezeket a könyvelőprogramodban számlázod.
Gyakori kérdések
Milyen gyakran érdemes órák alapján számlázni?
A havi számlázás, a következő hónap elején, a leggyakoribb. Nagyobb projekteknél a mérföldkövenkénti vagy kéthetes számlázás javíthatja a cash flow-t.
Minden bejegyzést rá kell tenni a számlára?
Nem. Gyakran elég egy sor projekt vagy tevékenység szerint. A részletes bontást csatolmányként küldd.
Mit tegyek, ha elfelejtettem órákat számlázni?
Tedd rá egy későbbi számlára, a megfelelő időszakot világosan jelezve. Ezért jobb a „még nem számlázott” státuszra szűrni, mint csak dátumra.
Felvihetem az utazási költségeket ugyanarra a számlára?
Igen, ha ezt előre egyeztetted az ügyféllel. Tedd külön sorba, hogy az ügyfél lássa, mi az óra és mi az utazás.
Mi van, ha az ügyfél vitat egy bejegyzést?
Javítsd a számlát helyesbítő számlával vagy korrekciós sorral, és jegyezd fel a megállapodást a következő alkalomra. Egyértelmű leírás szinte minden vitát megelőz.
