Mi a különbség az elszámolható és a nem elszámolható órák között?
Egy óra akkor elszámolható, ha ráírhatod a számlára. Ez nem attól függ, mennyit dolgoztál, hanem attól, miben állapodtatok meg az ügyféllel. Egy tervezési kör az együttműködésen belül elszámolható; egy ajánlatírás ugyanannak az ügyfélnek általában nem az.
A nem elszámolható órák is szükségesek a vállalkozásod működéséhez, de ezek költségét az elszámolható órák hasznából fedezed. Ezért fontos tudni, mennyi ilyen időd van.
| Általában elszámolható | Általában nem elszámolható |
|---|---|
| Teljesítés az együttműködés keretében | Ajánlatok, értékesítés |
| Ügyféllel vagy ügyfélért tartott meetingek | Saját adminisztráció, számlázás |
| Ügyfél által kért kutatás | Belső meetingek, képzések |
| Utasközbeni idő, ha megállapodtatok róla | Újramunka saját hibából |
Hogyan számold ki a kihasználtságot?
Az egyszerű képlet: elszámolható órák ÷ ledolgozott órák × 100%. Mindig a ténylegesen ledolgozott órákat vedd, ne a szerződés szerinti óraszámot, különben a túlórás hetek jobbnak tűnnek a valóságnál. Szabadságot és betegszabadságot ne számolj bele.
Érdemes azt is követni, mekkora a különbség az elszámolható és a ténylegesen kiszámlázott órák között. Azok az órák, amelyek elszámolhatók lettek volna, de végül nem számláztad ki (például mert túlfutott a projekt), egy másik típusú szivárgást jelentenek.
- Példa: egy héten 40 órát dolgozol.
- Ebből 28 óra elszámolható a megállapodásotok szerint.
- A kihasználtságod: 28 ÷ 40 × 100% = 70%.
- Végül 25 órát számlázol ki, mert 3 órát leírsz extra munkaként. Tehát a ténylegesen kiszámlázott arány: 25 ÷ 28 ≈ 89%.
Ez csak egy példa, nem irányszám. Az egészséges arány attól függ, milyen területen dolgozol, milyen a szereped, és mennyi idő megy el értékesítésre vagy menedzsmentre.
Hol szivárog el az elszámolható idő?
A nagy blokkok szinte mindig bekerülnek. Egy teljes nap helyszínen vagy egy délután kódolás biztosan fel van írva. Az elveszett idő a kis, köztes munkákban van, amikre hét végére már nem is emlékszel.
- Rövid hívások. Napi háromszor tíz perc ügyféllel, az már fél óra, ami eltűnik.
- E-mail. Egy részletes válasz vagy egy dokumentum átnézése is munka az ügyfélnek, de nem érzed „projektmunkának”.
- Utókövetés. Egy apró módosítás átadás után, kérdés a számláról, gyors ellenőrzés.
- Utasközbeni idő. Ha megállapodtatok, hogy ez is számít, akkor ezt is rögzíteni kell.
- Feladatváltás. Amit félbehagysz és később fejezel be, azt gyakran csak egyszer írod fel.
Hogyan állapodj meg az árakról: tevékenység, projekt, ügyfél vagy személy szerint?
Sok időnyilvántartó rendszerben sorrend van az árak között: a legkonkrétabb ár érvényesül. Egy tevékenységhez tartozó ár felülírja a projekt árát, ami felülírja az ügyfél árát, és így tovább, egészen az alapértelmezett árig.
Így nem kell minden bejegyzéshez külön árat választanod. Beállítasz egy alapértelmezettet, és csak a kivételeket rögzíted: például egy ügyfélnek adott kedvezményt, egy projekthez kötött fix óradíjat, vagy egy tevékenységet, aminek mindig saját ára van.
| Szint | Mikor használd |
|---|---|
| Tevékenység típusa | Önálló áras munka, pl. tanácsadás vagy kivitelezés |
| Projekt | Ajánlatban rögzített óradíj az adott projektre |
| Ügyfél | Keretmegállapodás vagy kedvezmény minden munkára |
| Személy | Senior és junior kollégák eltérő díjon |
| Szervezet | Alapértelmezett ár, ha más nem vonatkozik |
Hogyan egyezz meg az ügyféllel arról, mi számít elszámolhatónak?
Írásban rögzítsd indulás előtt, az ajánlatban vagy a megbízási levélben. A számlázási viták szinte mindig abból adódnak, hogy az ügyfél nem tudott róla, hogy valami elszámolható lesz.
A határeseteket is pontosítsd. Számít-e az utazás, és milyen áron? Tizenöt vagy hat percet kerekítesz? A csapatod belső megbeszélése az ügyfél projektjéről elszámolható? Számítasz fel díjat javításért átadás után?
Minden bejegyzéshez írj rövid leírást, amit az ügyfél is elolvashat. Így a számlához csatolt specifikáció lesz az igazolásod. Bővebben: Óraalapú számlázás.
Így csinálja a Half5
A Half5-ben a tevékenység dönti el, hogy egy óra elszámolható-e: minden tevékenység „Elszámolható” vagy „Nem elszámolható” beállítással rendelkezik. Ha egy bejegyzéshez nincs tevékenység rendelve, az elszámolhatónak számít. Projekteknek és ügyfeleknek nincs külön elszámolhatósági kapcsolója, ezért a belső munkához hozz létre nem elszámolható tevékenységet, például „Admin” vagy „Értékesítés”.
Az árak sorrendje: tevékenység → projekt → ügyfél → felhasználó → szervezet. Egy tevékenységhez saját „Óradíj” rendelhető, ami felülírja az alapértelmezettet. Egy projektben láthatod a rögzített órákat, a tervezett órákat, a felhasznált keretet és az elszámolható összeget. A riportokban külön nézet mutatja a még ki nem számlázott munkát, illetve az árrés-összehasonlítást a költségekkel.
Az apró, elszivárgó munkákhoz segít a desktop app: az idővonalon látod, mely programokban dolgoztál, naptári eseményeket és fájlokat „Javaslatként” rögzíthetsz. A programok és fájlok végponttól végpontig titkosítottak, a naptári eseményeket csak te látod: sem a vezetőd, sem az adminok, sem a Half5 nem fér hozzá. A szervezet csak az általad rögzített órákat látja. Részletek: automatikus időnyilvántartás.
Gyakori kérdések
Mi számít jó kihasználtságnak?
Nincs rá fix szabály. Függ a szakterülettől és a szerepkörtől: aki értékesít vagy menedzsel is, annál természetesen több a nem elszámolható óra. Inkább a saját korábbi hónapjaiddal hasonlítsd össze magad.
A szabadság és a betegszabadság beleszámít a kihasználtságba?
Általában nem. Az elszámolható órákat a ledolgozott órákkal osztod, a szabadság pedig nem ledolgozott idő. Fontos, hogy a cégen belül egységesen értelmezzétek, különben nem ugyanazt méritek.
Érdemes egyáltalán rögzíteni a nem elszámolható órákat?
Igen, ha tudni akarod, mennyibe kerül az időd. Ezek nélkül nem látod, mennyi idő megy el adminisztrációra vagy értékesítésre, és nem tudod megalapozni a díjaidat.
Az utazási idő elszámolható?
Csak ha előre megállapodtatok róla. Sok cég alacsonyabb díjon vagy fix összeggel számlázza az utazást; ezt mindig rögzítsd az ajánlatban.
Miben más a kihasználtság, mint a produktivitás?
A kihasználtság azt mutatja, az óráid mekkora részét tudod kiszámlázni. A produktivitás ennél tágabb fogalom. Hogy hogyan mérhető ez emberek megfigyelése nélkül, arról itt olvashatsz: produktivitás kontroll nélkül.
