Quelles étapes entre les heures et la facture ?
Facturer au temps passé est surtout une question d’ordre. Sauter une étape, c’est facturer trop peu, trop ou deux fois.
- Choisissez la période, en général un mois civil, et faites-la compléter par tout le monde.
- Validez les heures ou relisez-les vous-même. Voir valider les heures.
- Pour chaque client, sélectionnez les heures facturables de la période qui ne sont pas encore facturées.
- Créez-en un brouillon de facture, regroupé comme convenu avec le client.
- Vérifiez le brouillon : tarifs, totaux, descriptions et détail des heures.
- Envoyez la facture et assurez-vous que les heures sont marquées comme facturées.
Comment regrouper les heures sur une facture, et avec quel niveau de détail ?
Il n’y a pas de règle fixe ; cela dépend de ce que le client veut voir et du degré de confiance. Un client régulier sur une mission continue veut souvent une ligne par projet. Un nouveau client, ou un client qui doit justifier ses dépenses en interne, en veut davantage.
Un compromis pratique : sur la facture, une ligne par projet ou par activité avec le nombre d’heures et le tarif. Le détail par saisie va en annexe.
| Niveau de détail | Quand l’utiliser |
|---|---|
| Une ligne avec un total | Client régulier, même type de travail, confiance établie |
| Par projet | Plusieurs projets pour le même client |
| Par activité | Travail à des tarifs différents, comme conseil et exécution |
| Par saisie | Nouveau client, discussion probable, ou demande du client |
Faut-il joindre un détail des heures ?
Ce n’est pas toujours obligatoire, mais cela évite la plupart des questions. Le détail indique pour chaque saisie la date, la personne, la description et la durée. Le client voit ce qu’il paie, et vous n’avez rien à expliquer.
Soignez donc les descriptions. Abréviations internes, noms de fichiers ou « divers » n’ont pas leur place dans un document lu par le client. Ce qui fait une bonne description est expliqué dans heures facturables.
Quelles heures ne facturez-vous pas ?
Tout ce qui est saisi n’a pas sa place sur une facture. Filtrez avant de facturer.
- Les heures non facturables, comme l’administratif, la prospection et les réunions internes.
- Les congés et la maladie. Ils figurent dans vos saisies pour la paie, pas pour le client.
- Les trajets et le temps de déplacement, sauf accord contraire avec le client, comme un forfait par déplacement ou un tarif réduit pour le trajet.
- Les heures déjà facturées, même si elles ont été modifiées ensuite.
- Les heures pas encore validées, si vous travaillez avec une validation.
Comment éviter de facturer deux fois les mêmes heures ?
Donnez à chaque saisie un statut de facturation : facturée ou non. Fixez ce statut au moment où la facture est créée, pas plus tard à la main. Pour la facture suivante, ne sélectionnez que les heures sans ce statut.
Méfiez-vous des heures modifiées après facturation, ou saisies après coup dans un mois déjà facturé. Elles échappent à votre sélection par période. Filtrez donc sur « pas encore facturé », pas seulement sur une plage de dates.
Si vous utilisez un logiciel comptable, créez des brouillons et n’envoyez qu’après vérification. Supprimer un brouillon est plus simple qu’émettre un avoir.
Comment faire avec un budget, un forfait d’heures ou un abonnement mensuel ?
Avec un budget en heures, vous saisissez simplement les heures sur le projet et suivez ce qu’il reste. Prévenez le client avant que le budget soit épuisé, pas après. Ne facturez les heures hors budget que si c’est convenu.
Avec un forfait mensuel, vous facturez le montant convenu, indépendamment des heures. Continuez pourtant à saisir les heures : vous verrez si le prix correspond encore au coût réel du travail.
Comment Half5 s'y prend
Dans les rapports de Half5, une seule action prépare des brouillons de facture pour tout le rapport. Ils ne contiennent que les saisies de travail avec une activité facturable (ou sans activité) pas encore facturées. Si la validation avant facturation est activée, seulement les heures validées. Les trajets et les absences ne deviennent jamais des lignes de facture. Les frais de déplacement par client (forfait par trajet, au kilomètre ou temps de trajet) apparaissent dans les rapports, mais vous les ajoutez vous-même à la facture. Le détail s’exporte en CSV, Excel ou PDF ; une colonne indique le statut de facturation.
La facture elle-même est établie dans votre logiciel comptable. Half5 propose pour cela des intégrations comptables ; ce qu’elles permettent, comme créer des brouillons, envoyer par e-mail ou synchroniser les contacts, varie selon le logiciel.
Les projets ont un budget en heures, avec le budget consommé et une alerte en cas de dépassement. Un forfait mensuel ou un carnet d’heures n’existe pas comme type de facture ; vous le facturez dans votre logiciel comptable.
Questions fréquentes
À quelle fréquence facturer au temps passé ?
La plupart des entreprises facturent chaque mois, au début du mois suivant. Pour les gros projets, facturer par jalon ou toutes les deux semaines peut soulager la trésorerie.
Dois-je mettre chaque saisie sur la facture ?
Non. Une ligne par projet ou par activité suffit souvent sur la facture. Le détail par saisie part en annexe.
Que faire des heures oubliées ?
Facturez-les sur une facture suivante, en précisant clairement la période. C’est pourquoi un filtre « pas encore facturé » fonctionne mieux qu’un simple filtre par date.
Puis-je mettre les frais de déplacement sur la même facture ?
Oui, si vous l’avez convenu avec le client. Placez-les sur une ligne séparée pour que le client distingue heures et frais de déplacement.
Et si le client conteste une saisie ?
Corrigez la facture par un avoir ou une ligne de correction, et consignez l’accord pour la prochaine fois. Une description claire pour chaque saisie évite la plupart des litiges.
