Quelle différence entre heures facturables et non facturables ?
Une heure est facturable si elle peut figurer sur une facture. Cela ne dépend pas de l’effort fourni, mais de ce que vous avez convenu avec le client. Une série de maquettes prévue dans la mission est facturable ; rédiger un devis pour ce même client ne l’est généralement pas.
Les heures non facturables ne sont pas inutiles. Elles font tourner l’entreprise. Mais elles sont payées par la marge de vos heures facturables, d’où l’intérêt de savoir combien il y en a.
| Généralement facturable | Généralement non facturable |
|---|---|
| Travail de production prévu dans la mission | Devis et prospection |
| Réunions avec ou pour le client | Votre propre administratif et facturation |
| Recherches demandées par le client | Réunions internes et formation |
| Temps de trajet, s’il est convenu | Reprises dues à vos propres erreurs |
Comment calculer votre taux de facturation ?
La formule est simple : heures facturables ÷ heures travaillées × 100 %. Prenez les heures réellement travaillées, pas les heures contractuelles, sinon une semaine avec des heures supplémentaires paraît meilleure qu’elle ne l’était. Laissez de côté congés et maladie.
Il est utile de suivre aussi l’écart entre facturable et réellement facturé. Les heures facturables que vous n’avez finalement pas facturées, par exemple parce qu’une mission a débordé, sont une autre forme de perte.
- Exemple : vous travaillez 40 heures dans la semaine.
- 28 de ces heures sont facturables selon vos accords.
- Votre taux de facturation est 28 ÷ 40 × 100 % = 70 %.
- Vous en facturez finalement 25, car vous offrez 3 heures de travail supplémentaire. Alors 25 ÷ 28 ≈ 89 % de vos heures facturables ont réellement été facturées.
Il s’agit d’un exemple de calcul, pas d’une référence. Un taux sain dépend de votre métier, de votre rôle et du temps que prennent la prospection et la gestion.
Où le temps facturable se perd-il ?
Presque jamais dans les gros blocs. Une journée chez le client ou un après-midi de développement, vous les notez. La perte se trouve dans les petites tâches intercalées, dont vous ne vous souvenez plus en fin de semaine.
- Appels courts. Dix minutes au téléphone avec un client, trois fois par jour, font une demi-heure notée nulle part.
- E-mails. Une réponse détaillée ou la relecture d’un document est du travail pour ce client, mais ne ressemble pas à du « travail sur le projet ».
- Suivi. Une petite modification après livraison, une question sur une facture, une vérification rapide.
- Déplacements. Si vous avez convenu que le trajet compte, il faut aussi l’enregistrer.
- Interruptions. Un travail interrompu puis terminé plus tard n’est souvent saisi qu’une fois.
Comment fixer vos tarifs : par activité, projet, client ou collaborateur ?
La plupart des outils de suivi du temps appliquent un ordre de priorité : le tarif le plus spécifique l’emporte. Le tarif d’un type de travail passe avant celui du projet, qui passe avant celui du client, et ainsi de suite jusqu’à votre tarif par défaut.
Vous n’avez donc pas à choisir un tarif à chaque saisie. Vous fixez un tarif par défaut et ne notez que les exceptions : un client avec une remise convenue, un projet à taux horaire fixe, ou un travail qui a toujours son propre prix.
| Niveau | Quand l’utiliser ? |
|---|---|
| Type de travail (activité) | Travail au prix spécifique, par exemple conseil contre exécution |
| Projet | Un devis avec un taux horaire convenu pour ce projet |
| Client | Un contrat-cadre ou une remise sur tout ce que vous faites pour lui |
| Collaborateur | Profils senior et junior à des tarifs différents |
| Organisation | Votre tarif par défaut quand rien d’autre ne s’applique |
Comment convenir avec vos clients de ce qui est facturable ?
Mettez-le par écrit avant de commencer, dans le devis ou la lettre de mission. Les litiges sur une facture portent presque toujours sur un travail dont le client ignorait qu’il serait compté.
Soyez précis sur les cas limites. Le trajet compte-t-il, et à quel tarif ? Arrondissez-vous au quart d’heure ou aux six minutes ? La coordination interne sur son projet est-elle facturable ? Les corrections après livraison le sont-elles ?
Rédigez pour chaque saisie une courte description que le client peut lire. Le détail joint à votre facture devient alors votre justification. Pour aller plus loin : facturer au temps passé.
Comment Half5 s'y prend
Dans Half5, c’est l’activité qui détermine si une heure est facturable : chaque activité est réglée sur facturable ou non facturable. Une saisie sans activité compte comme facturable. Les projets et les clients n’ont pas de réglage propre ; pour le travail interne, vous créez donc une activité non facturable, par exemple « Administratif » ou « Prospection ».
Le tarif est choisi dans l’ordre activité → projet → client → collaborateur → organisation. Une activité peut avoir son propre taux horaire, qui remplace votre tarif par défaut. Un projet affiche les heures saisies, le budget en heures, le budget consommé et le montant facturable. Les rapports comprennent une vue du travail restant à facturer et une vue de rentabilité.
Pour les petites tâches qui se perdent, l’application de bureau peut aider : votre timeline affiche les programmes utilisés, les rendez-vous d’agenda et les fichiers sous forme de suggestions à enregistrer. Cette timeline est privée ; votre organisation ne voit que ce que vous saisissez vous-même. Voir le suivi du temps automatique.
Questions fréquentes
Quel est un bon taux de facturation ?
Il n’existe pas de norme fixe. Cela dépend de votre métier et de votre rôle : une personne qui vend ou encadre a naturellement plus d’heures non facturables. Comparez surtout avec vos propres mois précédents.
Les congés et la maladie entrent-ils dans le calcul ?
En général non. Vous divisez les heures facturables par les heures travaillées, et les congés ne sont pas du temps travaillé. Fixez toutefois une définition commune dans l’entreprise pour comparer ce qui est comparable.
Faut-il vraiment saisir les heures non facturables ?
Oui, si vous voulez savoir ce que coûte votre temps. Sans elles, vous ne voyez pas quelle part de la semaine part dans l’administratif ou la prospection, et vous justifiez mal votre tarif.
Le temps de trajet est-il facturable ?
Seulement si vous l’avez convenu avec le client. Beaucoup facturent le trajet à un tarif réduit ou au forfait par déplacement ; précisez-le dès le devis.
Quelle différence entre taux de facturation et productivité ?
Le taux de facturation indique quelle part de vos heures vous pouvez facturer. La productivité est une notion souvent plus large. Pour la mesurer sans surveiller les gens, lisez la productivité sans contrôle.
