Hva skal et jobbark vise om timene?
Jobbarket er felles dokumentasjon mellom tekniker, kontor og kunde på hva som ble gjort. For timene er det viktig at noen som ikke var der, i ettertid kan se nøyaktig hva som ble gjort og hvor lang tid det tok.
Materialer skal også stå på jobbarket, men denne artikkelen handler om tid – det er der det ofte glipper.
- Kunde og sted, samt prosjekt eller arbeidsordre for større kunder.
- Dato, start- og sluttid, eller varighet på oppdraget.
- Hva du gjorde, forklart så kunden forstår: ‘Feilsøkte og reparerte fyrkjele, byttet tennings-elektrode’.
- Ekstraarbeid på egen linje: alt kunden ba om på stedet som ikke sto i bestillingen.
- Reisetid og kilometer, adskilt fra arbeidstid.
‘Kan du se på varmtvannsberederen også?’ Den halvtimen står ikke i arbeidsordren. Skriv den inn med én gang på egen linje – ellers blir den aldri fakturert.
Hvordan skiller du reisetid og arbeidstid?
I installasjonsbransjen går mye av dagen til reise. Om det regnes som arbeidstid og hvordan du lønner egne ansatte for det, avhenger av tariffavtale og arbeidskontrakt. Hvordan du fakturerer kunden for reisetiden, er en egen avtale – og kan variere fra kunde til kunde.
Før derfor kjøring og arbeid som to ulike poster. Da kan du velge per kunde hvordan reisen skal faktureres, uten å endre på arbeidstimene.
| Avtale med kunden | Når det passer | Hva du må registrere |
|---|---|---|
| Fast utrykningsgebyr per kjøring | Privatkunder og småfeil | Antall turer til kunden |
| Beløp per kilometer | Kunder spredt over større område | Kilometer per tur |
| Reisetid til redusert timesats | Kunder med faste vedlikeholdsavtaler | Reisetid per tur |
| Inkludert i timesats | Faste prisavtaler | Kun arbeidstid |
Hvordan registrerer du akutte utrykninger som ikke var planlagt?
Akutte oppdrag er vanskeligst å få med, fordi de kommer mellom andre jobber og ofte sent på dagen. Det er akkurat da kontoret ringer neste morgen for å spørre hvor lenge du var der.
Registrer utrykningen før du setter deg i bilen igjen. To minutter på mobilen holder når kunde, tid og beskrivelse allerede er kjent.
- Lag en egen aktivitet for akutt- eller feilarbeid, med egen timesats hvis du tar tillegg.
- Før oppdraget på kunden, med start- og sluttid slik det faktisk var.
- Beskriv feilen og hva du gjorde i beskrivelsen.
- Registrer kjøringen separat, så utrykningsgebyr eller reisetid også faktureres.
Hva må du registrere for kjøring med varebil?
Kjøring registreres per kjøretøy, fordi skatteregler varierer mellom kjøretøy og land. I Nederland kan en ansatt for eksempel få en ‘erklæring om utelukkende yrkesbruk’ for en varebil som bare brukes i jobb; den gjelder uten tidsbegrensning, men ikke tilbake i tid.
Der det føres full kjørebok, krever det nederlandske Skattevesenet bilmerke, modell, registreringsnummer og periode bilen brukes, og per tur dato, start- og sluttstand på kilometerteller, fra- og tiladresse, rute hvis den avviker fra vanlig, og om turen var jobb eller privat. Mer i Kjørebok.
Hvis en tekniker bruker egen bil, kan du i Nederland utbetale opptil €0,25 per yrkeskilometer skattefritt i 2026. Om de har krav på det, avhenger av kontrakt, tariffavtale eller egen policy.
Hvorfor godkjenne timer før fakturering?
Planleggeren vet hva som var planlagt den uka og oppdager feil raskere enn kontoret: dobbeltførte jobber, ekstraarbeid uten beskrivelse, kjøring uten kunde.
Godkjenning før fakturering gjør at bare kontrollerte timer går til kunden. Det sparer kreditnotaer og diskusjoner. Hvordan du setter det opp uten at det blir en ukentlig tidstyv, finner du i Godkjenning av timer. Hva som er fakturerbart og ikke, står i Fakturerbare timer.
Godkjenn ukentlig, ikke månedlig. En tekniker husker fortsatt forrige tirsdag etter en uke – etter en måned er det glemt.
Slik gjør Half5 det
I Half5-appen for iPhone og Android fører du timer per kunde, prosjekt og aktivitet. En aktivitet kan ha egen timesats, for eksempel for akuttarbeid. Med automatisk kjøregjenkjenning klargjør appen kjøringene dine for gjennomgang, eventuelt med Bluetooth-beacon i bilen. Du setter formålet for hver tur (jobb, privat eller pendling) og bekrefter uka. Ubekreftede turer er kun synlige for deg. Posisjonshistorikken din lagres kryptert på mobilen; kontoret ser bare turene du bekrefter. Per kjøretøy velger du skatteregime, som styrer hvilke felter kjøreskjemaet spør etter.
Per kunde velger du hvordan kjøring faktureres: fast beløp per tur, beløp per kilometer eller reisetid til redusert timesats. Summene vises i rapporter; kjøringer blir ikke egne linjer på kladdfakturaen. Med ‘Godkjenn timer før fakturering’ aktivert kan en administrator eller avdelingsleder, for eksempel planleggeren, godkjenne eller avvise timer (med begrunnelse), og kun godkjente timer går videre til ‘Lag kladdfaktura fra rapport’.
Ofte stilte spørsmål
Må reisetid for teknikere betales som arbeidstid?
Det avhenger av tariffavtale og arbeidskontrakt. Uansett bør reise føres separat fra arbeidstid, så du kan følge det som gjelder hos dere.
Hvordan unngår jeg at ekstraarbeid ikke blir fakturert?
Be teknikerne føre ekstraarbeid på egen linje med egen beskrivelse, mens de fortsatt er hos kunden. Da ser planleggeren det ved godkjenning, og kontoret kan ta det med på fakturaen.
Kan jeg fakturere utrykningskostnader forskjellig per kunde?
Ja, så lenge kjøring og arbeid føres separat. Da kan du velge per kunde fast beløp per tur, beløp per kilometer eller reisetid til redusert timesats.
Hva skal med i en nederlandsk kjørebok?
Ifølge det nederlandske Skattevesenet: bilmerke, modell, registreringsnummer og periode bilen brukes, og per tur dato, kilometerteller, fra- og tiladresse, eventuell avvikende rute og om turen var jobb eller privat.
Er et digitalt jobbark på mobilen nok?
For timene, ja – hvis kunde, dato, tid og beskrivelse er med og noen sjekker dem. Hvordan du fører materialer eller kundesignatur er opp til deres egen rutine.
