O que deve constar numa ficha de serviço sobre as horas?
A ficha de serviço é o registo partilhado entre técnico, escritório e cliente do que foi feito. Para as horas, o importante é que alguém que não esteve presente consiga perceber exatamente o que foi feito e quanto tempo demorou.
Os materiais também entram na ficha de serviço, mas este artigo foca-se no tempo, que é onde normalmente há mais perdas.
- Cliente e local, e ainda o projeto ou ordem de trabalho para clientes maiores.
- Data, hora de início e fim, ou a duração do serviço.
- O que foi feito, numa frase clara para o cliente: ‘Reparação de avaria na caldeira, substituição do elétrodo de ignição’.
- Trabalho extra em linha separada: tudo o que o cliente pediu no momento e não estava na ordem de trabalho.
- Tempo e quilómetros de deslocação, separados do tempo de trabalho.
‘Pode ver também o esquentador?’ Essa meia hora não está na ordem de trabalho. Registe logo numa linha à parte, ou nunca chega à fatura.
Como separar tempo de deslocação e tempo de trabalho?
Nas instalações, a deslocação ocupa grande parte do dia. Se conta como tempo de trabalho e como é paga aos colaboradores depende do contrato coletivo e do contrato de trabalho. Como é faturada ao cliente é um acordo à parte, que pode variar de cliente para cliente.
Por isso, registe a viagem e o trabalho como coisas distintas. Assim pode decidir, para cada cliente, como faturar a deslocação sem mexer nas horas de trabalho.
| Acordo com o cliente | Quando se aplica | O que deve ser registado |
|---|---|---|
| Valor fixo por deslocação | Particulares e pequenas avarias | Número de deslocações ao cliente |
| Valor por quilómetro | Clientes dispersos geograficamente | Quilómetros por deslocação |
| Tempo de deslocação a parte da tarifa horária | Clientes de manutenção regular | Tempo de deslocação por viagem |
| Incluído na tarifa, sem discriminar | Acordos de preço fixo | Apenas tempo de trabalho |
Como registar intervenções urgentes não planeadas?
O trabalho urgente é o mais difícil de registar, porque surge entre outros serviços e muitas vezes no final do dia. É precisamente aí que o escritório liga no dia seguinte a perguntar quanto tempo esteve no local.
Registe a urgência antes de voltar para a carrinha. Dois minutos no telemóvel chegam, já com cliente, hora e descrição preenchidos.
- Crie uma atividade separada para urgências ou avarias, com tarifa própria se aplicar sobretaxa.
- Associe o serviço ao cliente, com hora de início e fim conforme realizado.
- Descreva a avaria e o que foi feito.
- Registe a deslocação à parte, para que a taxa de urgência ou o tempo de viagem também sejam faturados.
O que deve ser registado nas viagens de carrinha?
As viagens são registadas por veículo, porque as regras fiscais variam consoante o veículo e o país. Nos Países Baixos, por exemplo, um colaborador pode obter uma ‘declaração de utilização exclusiva para fins profissionais’ para uma carrinha usada só para trabalho; é válida sem prazo mas não retroativa.
Quando se mantém um registo completo de viagens, a Autoridade Fiscal neerlandesa exige marca, modelo, matrícula e período de utilização do veículo, e por viagem a data, quilometragem inicial e final, morada de partida e chegada, o percurso se não for o habitual, e se a viagem foi profissional ou particular. Mais em Registo de quilometragem.
Se o técnico usa o seu próprio carro, nos Países Baixos pode reembolsar até €0,25 por quilómetro profissional sem impostos em 2026. O direito a este valor depende do contrato, do acordo coletivo ou da política interna.
Porque validar horas antes de faturar?
O planeador sabe o que estava agendado e deteta problemas mais depressa do que o escritório: um serviço registado duas vezes, trabalho extra sem descrição, uma deslocação sem cliente.
Validar primeiro e faturar depois garante que só horas verificadas chegam ao cliente. Evita notas de crédito e discussões. Como configurar sem se tornar uma tarefa semanal está em Validação de horas. O que é faturável e o que não é está em Horas faturáveis.
Valide semanalmente, não mensalmente. Um técnico ainda se lembra da terça-feira passada; depois de um mês já não.
Como a Half5 faz
Na app Half5 para iPhone e Android regista horas por cliente, projeto e atividade. Cada atividade pode ter tarifa horária própria, por exemplo para urgências. Com deteção automática de viagens, a app prepara as deslocações para revisão, opcionalmente com beacon Bluetooth no veículo. Define o motivo de cada viagem (profissional, particular ou casa-trabalho) e confirma a semana. As viagens não confirmadas são visíveis só para si. O histórico de localização fica encriptado no seu telemóvel; o escritório só vê as viagens que confirmar. Por veículo escolhe o regime fiscal, que determina os campos do formulário de viagem.
Por cliente define como são faturadas as deslocações: valor fixo por viagem, valor por quilómetro ou tempo de deslocação a parte da tarifa horária. Estes valores aparecem nos relatórios; as viagens não surgem como linhas na fatura provisória. Com ‘Validar horas antes de faturar’ ativo, um administrador ou responsável de departamento, por exemplo o planeador, aprova ou recusa horas (com motivo), e só as horas aprovadas entram em ‘Criar faturas provisórias a partir do relatório’.
Perguntas frequentes
O tempo de deslocação do técnico tem de ser pago como tempo de trabalho?
Depende do acordo coletivo e do contrato de trabalho. Em qualquer caso, registe a deslocação separada do tempo de trabalho para aplicar o que estiver acordado.
Como evitar que trabalho extra fique por faturar?
Peça aos técnicos para registarem o trabalho extra numa linha separada e com descrição própria, ainda no cliente. O planeador vê-o em separado na validação e o escritório pode incluí-lo na fatura.
Posso faturar custos de deslocação de forma diferente a cada cliente?
Sim, desde que as deslocações e o trabalho sejam registados separadamente. Depois pode escolher por cliente: valor fixo por viagem, valor por quilómetro ou tempo de deslocação a parte da tarifa horária.
O que deve constar num registo de viagens neerlandês?
Segundo a Autoridade Fiscal neerlandesa: marca, modelo, matrícula e período de utilização do veículo, e por viagem a data, quilometragem, morada de partida e chegada, percurso diferente do habitual e se foi profissional ou particular.
Uma ficha de serviço digital no telemóvel é suficiente?
Para as horas, sim, se tiver cliente, data, hora e descrição e alguém as verificar. O registo de materiais ou assinatura do cliente depende do seu próprio processo de fichas de serviço.
