Hvað þarf að koma fram á verkblaði um tímana?
Verkblað er sameiginleg skráning milli tæknimanns, skrifstofu og viðskiptavinar um það sem gerðist. Það sem skiptir máli varðandi tímana er að einhver sem var ekki á staðnum geti síðar séð nákvæmlega hvað var gert og hversu lengi það tók.
Efni eiga líka heima á verkblaðinu, en þessi grein fjallar ekki um það. Hér er fókusinn á tímana, því þar tapast oft mest.
- Viðskiptavinur og staðsetning, auk verkefnis eða verkbeiðni fyrir stærri viðskiptavini.
- Dagsetning, upphafs- og lokatími, eða lengd verksins.
- Hvað þú gerðir, í einni setningu sem viðskiptavinurinn skilur: ‘Lagaði bilun í ketli, skipti um kveikjurafskaut’.
- Aukaverk á sér línu: allt sem viðskiptavinurinn bað um á staðnum sem var ekki í upprunalegu pöntuninni.
- Ferðatími og kílómetrar, aðskilið frá vinnutíma.
‘Geturðu kíkt á vatnshitara líka?’ Þessi hálftími er ekki í verkbeiðninni. Skráðu hann strax á sér línu, annars lendir hann aldrei á reikningnum.
Hvernig aðgreinir þú ferðatíma og vinnutíma?
Í innsetningarvinnu fer stór hluti dagsins í akstur. Hvort hann telst sem vinnutími og hvernig þú borgar starfsmönnum fyrir hann fer eftir kjarasamningi og ráðningarsamningi. Hvernig þú rukkar viðskiptavininn fyrir ferðatímann er annað mál, og getur verið mismunandi eftir viðskiptavinum.
Skráðu því akstur og vinnu sem tvö aðskilin atriði. Þá getur þú ákveðið fyrir hvern viðskiptavin hvernig ferðakostnaðurinn er reiknaður, án þess að hrófla við vinnutímanum.
| Samkomulag við viðskiptavin | Hvenær á það við | Hvað þarf að skrá |
|---|---|---|
| Fast útkallsverð fyrir hvern akstur | Heimili og smærri bilanir | Fjöldi akstursferða til viðskiptavinar |
| Upphæð á hvern kílómetra | Viðskiptavinir dreifðir um stórt svæði | Kílómetrar á hverja ferð |
| Ferðatími á hluta tímagjalds | Viðhaldsviðskiptavinir | Ferðatími á hverja ferð |
| Ekkert aðskilið, innifalið í tímagjaldi | Föst verðtilboð | Aðeins vinnutími |
Hvernig skráir þú bráð útköll sem voru ekki á dagskrá?
Bráð útköll eru erfiðust að ná utan um, því þau koma inn á milli annarra verka og oft seint dags. Þá hringir skrifstofan næsta morgun og spyr hversu lengi þú varst á staðnum.
Skráðu útkallið áður en þú sest aftur upp í bílinn. Það tekur tvær mínútur í símanum þegar viðskiptavinur, tími og lýsing eru þegar ljós.
- Búðu til sér verkefni fyrir bráð eða bilanavinnu, með sér tímagjaldi ef þú rukkar álagi.
- Skráðu verkið á viðskiptavininn, með upphafs- og lokatíma eins og þeir voru þann daginn.
- Settu hvað bilaði og hvað þú gerðir í lýsinguna.
- Skráðu aksturinn sérstaklega, svo útkalls- eða ferðakostnaðurinn komi líka með.
Hvað þarf að skrá um akstur á sendibíl?
Akstur er skráður eftir ökutæki, því skattareglur eru mismunandi eftir bílum og löndum. Í Hollandi getur starfsmaður til dæmis fengið ‘yfirlýsingu um eingöngu atvinnuakstur’ fyrir sendibíl sem er aðeins notaður í vinnu; hún gildir ótímabundið en ekki afturvirkt.
Þar sem haldið er fullkomið akstursbókhald, gerir hollenska skattayfirvöld kröfu um tegund, gerð, skráningarnúmer og notkunartímabil bílsins, og fyrir hverja ferð dagsetningu, upphafs- og lokamælisstöðu, brottfarar- og komustað, leið ef hún er ekki sú venjulega, og hvort ferðin var í vinnu eða einkaaðstöðu. Sjá nánar í Akstursdagbók.
Ef tæknimaður notar eigin bíl má í Hollandi greiða allt að €0.25 á hvern atvinnukílómetra skattfrjálst árið 2026. Hvort hann á rétt á því fer eftir samningi, kjarasamningi eða þinni eigin stefnu.
Af hverju að samþykkja tíma áður en reikningur er sendur?
Verkstjóri veit hvað var á dagskrá í vikunni og sér fljótar vandamál en skrifstofan: tvöföld skráning, aukaverk án lýsingar, akstur án viðskiptavinar.
Að samþykkja fyrst og rukka svo þýðir að aðeins yfirfarnir tímar fara til viðskiptavinar. Það sparar inneignarnótur og deilur. Hvernig þú setur þetta upp án þess að það verði vikulegt vesen er útskýrt í Samþykkja tíma. Hvað telst rukkanlegt og hvað ekki er í Rukkanlegir tímar.
Samþykktu vikulega, ekki mánaðarlega. Tæknimaður man enn eftir síðasta þriðjudegi viku síðar; eftir mánuð er það gleymt.
Svona gerir Half5 þetta
Í Half5 appinu fyrir iPhone og Android skráir þú tíma eftir viðskiptavini, verkefni og tegund verks. Hver tegund getur haft sitt eigið tímagjald, til dæmis fyrir bráðavinnu. Með sjálfvirkri akstursgreiningu undirbýr appið ferðirnar þínar fyrir yfirferð, valkvætt með Bluetooth-merki í bílnum. Þú setur tilgang hverrar ferðar (vinna, einkamál eða til/frá vinnu) og staðfestir vikuna. Óstaðfestar ferðir sjást bara þér. Ferðasaga þín er dulkóðuð á símanum; skrifstofan sér aðeins þær ferðir sem þú staðfestir. Fyrir hvert ökutæki velur þú skattareglu, sem ræður hvaða reiti þarf að fylla út.
Fyrir hvern viðskiptavin stillir þú hvernig ferðir eru rukkaðar: fast verð á ferð, upphæð á kílómetra eða ferðatími á hluta tímagjalds. Þessar upphæðir birtast í skýrslum; ferðir verða ekki að línum á drög að reikningi. Með ‘Samþykkja tíma áður en reikningur er gerður’ virkt, getur stjórnandi eða deildarstjóri, t.d. verkstjóri, samþykkt eða hafnað tímum (með ástæðu), og aðeins samþykktir tímar fara í ‘Búa til drög að reikningi úr skýrslu’.
Algengar spurningar
Þarf að greiða tæknimanni ferðatíma sem vinnutíma?
Það fer eftir kjarasamningi og ráðningarsamningi. Skráðu alltaf ferðatíma aðskilið frá vinnutíma svo þú getir fylgt því sem samið er um.
Hvernig kem ég í veg fyrir að aukaverk gleymist á reikningi?
Láttu tæknimenn skrá aukaverk á sér línu með lýsingu, meðan þeir eru enn hjá viðskiptavininum. Þá sér verkstjóri það sérstaklega við samþykkt og skrifstofan getur sett það á reikning.
Get ég rukkað útkallskostnað mismunandi eftir viðskiptavinum?
Já, svo lengi sem akstur og vinna eru skráð aðskilið. Þá velur þú fyrir hvern viðskiptavin fast verð á ferð, upphæð á kílómetra eða ferðatíma á hluta tímagjalds.
Hvað þarf að koma fram í hollensku akstursbókhaldi?
Samkvæmt hollenskum skattayfirvöldum: tegund, gerð, skráningarnúmer og notkunartímabil bíls, og fyrir hverja ferð dagsetning, mælisstaða, brottfarar- og komustaður, frávikandi leið og hvort ferðin var í vinnu eða einkaaðstöðu.
Er stafrænt verkblað í síma nóg?
Fyrir tímana, já, ef viðskiptavinur, dagsetning, tími og lýsing eru skráð og einhver yfirfer þau. Hvernig þú skráir efni eða undirskrift viðskiptavinar er hluti af þínu eigin verkblaðaferli.
