¿Qué debe recoger un parte de trabajo sobre las horas?
El parte de trabajo es el registro compartido entre técnico, oficina y cliente de lo que se ha hecho. Para las horas, lo importante es que alguien que no estuvo allí pueda ver después exactamente qué se hizo y cuánto tiempo llevó.
Los materiales también van en el parte, pero aquí nos centramos en el tiempo, que es donde más suele perderse.
- Cliente y ubicación, además del proyecto o parte de trabajo si es un cliente grande.
- Fecha, hora de inicio y fin, o la duración del trabajo.
- Qué has hecho, en una frase que entienda el cliente: ‘Reparada avería de caldera, sustituido electrodo de encendido’.
- Trabajos extra en una línea aparte: cualquier cosa que el cliente haya pedido en el momento y no estuviera en el encargo.
- Tiempo y kilómetros de desplazamiento, separados del tiempo de trabajo.
‘¿Puedes mirar también el termo?’ Esa media hora no está en el encargo. Apúntala en el momento en una línea aparte, o nunca llegará a la factura.
¿Cómo separar el tiempo de desplazamiento del de trabajo?
En instalaciones, el desplazamiento ocupa gran parte del día. Si cuenta como tiempo de trabajo y cómo se paga al personal depende del convenio y del contrato. Cómo se factura al cliente es otro acuerdo, y puede variar según el cliente.
Por eso, registra el trayecto y el trabajo como cosas distintas. Así luego puedes decidir por cliente cómo facturar el desplazamiento, sin tocar las horas de trabajo.
| Acuerdo con el cliente | Cuándo se usa | Qué registrar |
|---|---|---|
| Importe fijo por desplazamiento | Particulares y pequeñas averías | Número de desplazamientos al cliente |
| Importe por kilómetro | Clientes repartidos en zonas amplias | Kilómetros por trayecto |
| Tiempo de desplazamiento a parte del precio/hora | Clientes de mantenimiento periódico | Tiempo de desplazamiento por trayecto |
| Sin desglose, incluido en la tarifa | Acuerdos a precio cerrado | Solo tiempo de trabajo |
¿Cómo registrar avisos urgentes no planificados?
El trabajo urgente es el más difícil de apuntar, porque surge entre otros trabajos y muchas veces al final del día. Justo entonces es cuando la oficina llama al día siguiente para preguntar cuánto tiempo estuviste.
Registra el aviso antes de volver a la furgoneta. Dos minutos en el móvil bastan si ya tienes cliente, hora y descripción.
- Crea una actividad aparte para urgencias o averías, con su propia tarifa si aplicas recargo.
- Registra el trabajo para el cliente, con la hora de inicio y fin tal como fue ese día.
- Pon en la descripción la avería y lo que hiciste.
- Registra el trayecto aparte, para que también se cobre el desplazamiento o el recargo.
¿Qué hay que registrar de los trayectos en furgoneta?
Los trayectos se registran por vehículo, porque la normativa fiscal varía según vehículo y país. En Países Bajos, por ejemplo, un empleado puede obtener una ‘declaración de uso exclusivamente profesional’ para una furgoneta solo de trabajo; es indefinida pero no retroactiva.
Si se lleva un registro completo de trayectos, la Agencia Tributaria neerlandesa exige marca, modelo, matrícula y periodo de uso, y por trayecto la fecha, kilómetros inicial y final, dirección de salida y llegada, ruta si no es la habitual, y si el trayecto fue profesional o privado. Más en Registro de trayectos.
Si el técnico usa su propio coche, en Países Bajos puedes reembolsar hasta 0,25 € por kilómetro profesional sin impuestos en 2026. Si tiene derecho o no depende del contrato, convenio o tu política.
¿Por qué aprobar las horas antes de facturar?
El planificador sabe lo que estaba previsto esa semana y detecta antes los errores que la oficina: un trabajo duplicado, un extra sin descripción, un trayecto sin cliente.
Aprobar primero y facturar después significa que solo llegan al cliente las horas revisadas. Así evitas abonos y discusiones. Cómo configurarlo sin que sea una tarea semanal pesada está en Aprobación de horas. Qué horas son facturables y cuáles no, en Horas facturables.
Aprueba cada semana, no al mes. Un técnico aún recuerda el martes de la semana pasada; después de un mes, no.
Así lo hace Half5
En la app de Half5 para iPhone y Android registras horas por cliente, proyecto y actividad. Cada actividad puede tener su propia tarifa, por ejemplo para urgencias. Con la detección automática de trayectos, la app prepara tus desplazamientos para revisión, opcionalmente con un beacon Bluetooth en el vehículo. Indicas el motivo de cada trayecto (profesional, privado o desplazamiento al trabajo) y confirmas la semana. Los trayectos sin confirmar solo los ves tú. El historial de ubicaciones queda cifrado en tu móvil; la oficina solo ve los trayectos que confirmas. Por vehículo eliges el régimen fiscal, que determina los campos que pide el formulario de trayecto.
Por cliente decides cómo se facturan los trayectos: importe fijo por desplazamiento, importe por kilómetro o tiempo de desplazamiento a parte del precio/hora. Esos importes aparecen en los informes; los trayectos no salen como líneas en la factura borrador. Si activas ‘Aprobar horas antes de facturar’, un admin o responsable de departamento, por ejemplo el planificador, aprueba o rechaza horas (con motivo), y solo las horas aprobadas pasan a ‘Crear facturas borrador desde informe’.
Preguntas frecuentes
¿El tiempo de desplazamiento de un técnico hay que pagarlo como tiempo de trabajo?
Depende del convenio y del contrato. En cualquier caso, registra el desplazamiento aparte del tiempo de trabajo para poder aplicar lo que diga tu acuerdo.
¿Cómo evito que los trabajos extra se queden sin facturar?
Haz que los técnicos apunten los trabajos extra en una línea aparte y con su propia descripción, aún en casa del cliente. Así el planificador lo ve por separado al aprobar y la oficina puede incluirlo en la factura.
¿Puedo cobrar los avisos urgentes de forma distinta según el cliente?
Sí, siempre que registres trayectos y trabajos por separado. Así puedes elegir por cliente un importe fijo por desplazamiento, un importe por kilómetro o tiempo de desplazamiento a parte del precio/hora.
¿Qué debe incluir un registro de trayectos neerlandés?
Según la Agencia Tributaria neerlandesa: marca, modelo, matrícula y periodo de uso del coche, y por trayecto la fecha, kilómetros inicial y final, dirección de salida y llegada, ruta distinta si la hay y si es profesional o privado.
¿Un parte de trabajo digital en el móvil es suficiente?
Para las horas, sí, si incluye cliente, fecha, hora y descripción y alguien lo revisa. Cómo registras materiales o la firma del cliente depende de tu propio proceso de partes.
