Was gehört für die Stunden in den Arbeitsbericht?
Der Arbeitsbericht ist die gemeinsame Grundlage von Monteur, Büro und Kunde. Für die Stunden zählt vor allem, dass jemand, der nicht dabei war, später genau sieht, was gemacht wurde und wie lange es dauerte.
Material gehört auch in den Arbeitsbericht, aber darum geht es hier nicht. Es geht um die Zeit, denn dort geht in der Praxis am meisten verloren.
- Kunde und Einsatzort, bei größeren Kunden auch Projekt oder Auftrag.
- Datum, Beginn und Ende oder die Dauer des Einsatzes.
- Was du gemacht hast, in einem Satz, den der Kunde versteht: „Störung am Heizkessel behoben, Zündelektrode getauscht“.
- Zusatzarbeiten separat: alles, worum der Kunde vor Ort gebeten hat und was nicht im Auftrag stand.
- Fahrzeit und Kilometer, getrennt von der Arbeitszeit.
„Kannst du auch kurz nach dem Boiler schauen?“ Diese halbe Stunde steht nicht im Auftrag. Trag sie sofort als eigene Zeile ein, sonst landet sie nie auf der Rechnung.
Wie trennst du Fahrzeit und Arbeitszeit?
Bei Installationsarbeiten ist die Fahrt ein großer Teil des Tages. Ob sie als Arbeitszeit zählt und wie du sie deinen Leuten vergütest, hängt von Tarifvertrag und Arbeitsvertrag ab. Wie du sie dem Kunden berechnest, ist eine andere Vereinbarung, und die kann pro Kunde unterschiedlich sein.
Erfasse Fahrt und Arbeit deshalb als zwei Dinge. Dann kannst du später pro Kunde entscheiden, wie du die Fahrt berechnest, ohne die Arbeitsstunden anzufassen.
| Vereinbarung mit dem Kunden | Wann sinnvoll | Was du erfassen musst |
|---|---|---|
| Feste Anfahrtspauschale pro Fahrt | Privatkunden und kleine Störungen | Anzahl der Fahrten zum Kunden |
| Betrag pro Kilometer | Kunden in einem großen Gebiet | Kilometer pro Fahrt |
| Fahrzeit zu einem Teil des Stundensatzes | Feste Wartungskunden | Fahrzeit pro Fahrt |
| Nichts separat, im Stundensatz enthalten | Festpreisvereinbarungen | Nur die Arbeitszeit |
Wie erfasst du Notfalleinsätze außerhalb der Planung?
Notfälle sind am schwersten festzuhalten, weil sie zwischen anderen Einsätzen kommen und oft am Ende des Tages. Genau dann ruft am nächsten Morgen das Büro an: Wie lange warst du da?
Erfasse einen Notfall, bevor du wieder einsteigst. Zwei Minuten auf dem Handy reichen, wenn Kunde, Zeit und Beschreibung schon feststehen.
- Leg eine eigene Tätigkeit für Notfall- oder Störungseinsätze an, mit eigenem Stundensatz, wenn du einen Zuschlag berechnest.
- Erfasse den Einsatz auf den Kunden, mit Beginn und Ende, wie sie an dem Tag waren.
- Schreib in die Beschreibung, was die Störung war und was du gemacht hast.
- Erfasse die Fahrt dorthin separat, damit Anfahrtspauschale oder Fahrzeit mitgehen.
Was solltest du für Fahrten mit dem Transporter festhalten?
Fahrten erfasst du pro Fahrzeug, weil die steuerliche Behandlung je nach Fahrzeug und Land unterschiedlich ist. Welche Angaben dein Fahrtenbuch genau braucht, klärst du am besten mit deiner Steuerberatung.
Praktisch hilft es, pro Fahrt mindestens Datum, Start und Ziel, Kilometer, Fahrzeug und Kunde zu notieren, und ob die Fahrt geschäftlich oder privat war. Dann kannst du dieselben Daten für die Kundenabrechnung und für die Fahrzeugverwaltung nutzen.
Privatfahrten gehören nicht in die Kundenabrechnung. Markiere sie als privat, statt sie wegzulassen, dann bleibt die Kilometerreihe vollständig.
Warum Stunden freigeben, bevor du abrechnest?
Die Disposition weiß, was in der Woche geplant war, und erkennt schneller als das Büro, wo etwas nicht stimmt: ein doppelt erfasster Einsatz, Zusatzarbeit ohne Beschreibung, eine Fahrt ohne Kunde.
Erst freigeben und dann abrechnen heißt, dass nur geprüfte Stunden beim Kunden ankommen. Das spart Gutschriften und Diskussionen. Wie du das ohne wöchentlichen Kraftakt einrichtest, steht in Stunden freigeben. Welche Stunden abrechenbar sind, liest du in Abrechenbare Stunden, und den Weg zur Rechnung in Rechnungen aus Stunden.
Gib wöchentlich frei, nicht monatlich. An den Dienstag erinnert sich ein Monteur eine Woche später noch, nach einem Monat nicht mehr.
So macht es Half5
In der Half5-App für iPhone und Android erfasst du Stunden pro Kunde, Projekt und Tätigkeit. Eine Tätigkeit kann einen eigenen Stundensatz haben, zum Beispiel für Notfalleinsätze. Die App kann Autofahrten automatisch zur Prüfung bereitstellen, optional mit einem Bluetooth-Beacon im Fahrzeug. Pro Fahrt wählst du den Zweck (geschäftlich, privat oder Arbeitsweg) und bestätigst die Woche. Unbestätigte Fahrten siehst nur du. Pro Fahrzeug wählst du eine steuerliche Variante, für Deutschland etwa Fahrtenbuch oder 1-%-Regelung; davon hängt ab, welche Felder das Fahrtformular abfragt.
Pro Kunde legst du fest, wie Fahrten berechnet werden: fester Betrag pro Fahrt, Betrag pro Kilometer oder Fahrzeit zu einem Teil des Stundensatzes. Diese Beträge erscheinen in den Berichten; Fahrten werden keine Zeilen im Rechnungsentwurf. Ist die Freigabe vor der Abrechnung eingeschaltet, gibt die Disposition Stunden frei oder lehnt sie mit Begründung ab, und nur freigegebene Stunden gehen in die Rechnungsentwürfe aus dem Bericht. Die Entwürfe landen über die Buchhaltungsintegrationen in deiner Buchhaltung.
Häufige Fragen
Muss die Fahrzeit eines Monteurs als Arbeitszeit bezahlt werden?
Das hängt von Tarifvertrag und Arbeitsvertrag ab. Erfasse Fahrzeit in jedem Fall getrennt von der Arbeitszeit, damit du beides so anwenden kannst, wie deine Vereinbarungen es vorsehen.
Wie verhindere ich, dass Zusatzarbeiten nicht abgerechnet werden?
Lass Monteure Zusatzarbeiten als eigene Zeile mit eigener Beschreibung erfassen, noch beim Kunden. Bei der Freigabe sieht die Disposition sie dann separat, und das Büro kann sie berechnen.
Kann ich Anfahrtskosten pro Kunde unterschiedlich berechnen?
Ja, solange Fahrten und Arbeit getrennt erfasst sind. Dann wählst du pro Kunde einen festen Betrag pro Fahrt, einen Betrag pro Kilometer oder Fahrzeit zu einem Teil des Stundensatzes.
Reicht ein digitaler Arbeitsbericht auf dem Handy?
Für die Stunden ja, wenn Kunde, Datum, Zeit und Beschreibung drinstehen und jemand sie prüft. Wie du Material oder eine Unterschrift des Kunden festhältst, regelst du in deinem eigenen Ablauf.
