Mitä työmääräimelle pitää kirjata tunneista?
Työmääräin on yhteinen dokumentti asentajan, toimiston ja asiakkaan välillä siitä, mitä tehtiin. Tuntien osalta tärkeintä on, että joku ulkopuolinenkin näkee jälkeenpäin tarkasti, mitä tehtiin ja kauanko siihen meni.
Myös materiaalit kuuluvat työmääräimelle, mutta tässä artikkelissa keskitytään aikaan – juuri siinä syntyy eniten hävikkiä.
- Asiakas ja kohde, sekä projekti tai työtilaus isommilla asiakkailla.
- Päivämäärä, aloitus- ja lopetusaika tai työn kesto.
- Mitä teit, yhdellä lauseella asiakkaalle ymmärrettävästi: ‘Kattilan vianhaku, sytytyselektrodin vaihto’.
- Lisätyöt omalle rivilleen: kaikki, mitä asiakas pyysi paikan päällä ja mitä ei ollut alkuperäisessä tilauksessa.
- Matka-aika ja kilometrit, erillään työajasta.
‘Voisitko katsoa samalla lämminvesivaraajan?’ Se puolituntinen ei näy työtilauksessa. Kirjaa se heti omalle rivilleen – muuten se ei päädy laskulle asti.
Miten erotat matka-ajan ja työajan?
Asennustyössä matkoihin kuluu iso osa päivästä. Lasketaanko matka-aika työajaksi ja miten siitä maksetaan omille työntekijöille, riippuu työehtosopimuksesta ja työsopimuksesta. Asiakkaalle matka laskutetaan erikseen sopimuksen mukaan, ja käytäntö voi vaihdella asiakkaittain.
Kirjaa siis ajo ja työ erikseen. Näin voit päättää asiakaskohtaisesti, miten matkat laskutetaan – ilman että työaikoihin tarvitsee koskea.
| Sopimus asiakkaan kanssa | Milloin sopii | Mitä pitää kirjata |
|---|---|---|
| Kiinteä käyntimaksu per ajo | Kotitaloudet ja pienet viat | Käyntien määrä asiakkaalle |
| Hinta per kilometri | Asiakkaat laajalla alueella | Kilometrit per ajo |
| Matka-aika osana tuntihintaa | Säännölliset huoltoasiakkaat | Matka-aika per ajo |
| Ei erillistä, sisältyy tuntihintaan | Kiinteähintaiset sopimukset | Vain työaika |
Miten kirjaat kiireelliset päivystyskäynnit?
Kiireelliset työt jäävät helpoiten kirjaamatta, koska ne tulevat muiden töiden väliin ja usein päivän päätteeksi. Juuri silloin toimisto soittaa seuraavana aamuna ja kysyy, kauanko olit paikalla.
Kirjaa päivystyskäynti ennen kuin nouset takaisin autoon. Kaksi minuuttia puhelimella riittää, kun asiakas, aika ja kuvaus ovat jo tiedossa.
- Luo erillinen aktiviteetti päivystys- tai vikatyölle, omalla tuntihinnalla jos veloitat siitä lisän.
- Kirjaa työ asiakkaalle, oikeilla alku- ja lopetusajoilla samalta päivältä.
- Kuvaile vikakuvaus ja tehdyt toimenpiteet selkeästi.
- Kirjaa ajo erikseen, jotta päivystysmaksu tai matka-aika tulee myös laskulle.
Mitä pakettiautoajoista pitää kirjata?
Ajot kirjataan ajoneuvokohtaisesti, koska verosäännöt vaihtelevat ajoneuvon ja maan mukaan. Esimerkiksi Alankomaissa työntekijä voi saada ‘vain työkäyttöön’ -lausunnon pakettiautolle, jota käytetään pelkästään työajoihin; se on voimassa toistaiseksi, mutta ei takautuvasti.
Jos pidät täydellistä ajopäiväkirjaa, Alankomaiden verottaja vaatii merkinnät auton merkistä, mallista, rekisterinumerosta ja käyttöajasta sekä jokaisesta ajosta päivämäärän, alku- ja loppulukemat, lähtö- ja saapumisosoitteen, reitin jos se poikkeaa tavanomaisesta sekä oliko ajo työ- vai yksityisajo. Lue lisää Ajopäiväkirjat.
Jos asentaja käyttää omaa autoaan, Alankomaissa voi vuonna 2026 maksaa verovapaasti enintään 0,25 € per työajo kilometri. Oikeus tähän riippuu sopimuksesta, työehtosopimuksesta tai yrityksen omasta käytännöstä.
Miksi tunnit kannattaa hyväksyä ennen laskutusta?
Työnsuunnittelija tietää, mitä oli sovittu kyseiselle viikolle ja huomaa virheet nopeammin kuin toimisto: tuplakirjaukset, lisätyöt ilman kuvausta, ajo ilman asiakasta.
Kun tunnit hyväksytään ensin ja laskutetaan vasta sitten, vain tarkistetut tunnit menevät asiakkaalle. Se säästää hyvityslaskuilta ja turhilta selvittelyiltä. Käytännön ohjeet ilman viikoittaista paperisotaa löydät kohdasta Tuntien hyväksyntä. Mitkä tunnit ovat laskutettavia ja mitkä eivät, löytyy kohdasta Laskutettavat tunnit.
Hyväksy tunnit viikoittain, älä kuukausittain. Asentaja muistaa vielä viikon takaisen tiistain – kuukauden päästä ei enää.
Näin Half5 toimii
Half5-sovelluksessa iPhonelle ja Androidille kirjaat tunnit asiakas-, projekti- ja aktiviteettikohtaisesti. Aktiviteetilla voi olla oma tuntihinta, esimerkiksi päivystystyölle. Sovellus tunnistaa ajot automaattisesti ja valmistelee ne tarkistettavaksi, halutessasi Bluetooth-majakan avulla autossa. Määrität jokaiselle ajolle tarkoituksen (työ, yksityinen tai työmatka) ja vahvistat viikon. Vahvistamattomat ajot näkyvät vain sinulle. Sijaintihistoria pysyy salattuna puhelimessasi; toimisto näkee vain vahvistetut ajot. Ajoneuvokohtaisesti valitset verokohtelun, joka määrittää, mitä tietoja ajolomake kysyy.
Asiakaskohtaisesti määrität, miten ajot laskutetaan: kiinteä maksu per ajo, hinta per kilometri tai matka-aika osana tuntihintaa. Nämä summat näkyvät raporteissa; ajot eivät tule erillisiksi riveiksi laskuluonnokselle. Kun ‘Hyväksy tunnit ennen laskutusta’ on päällä, esimerkiksi työnsuunnittelija hyväksyy tai hylkää tunnit (perustelulla), ja vain hyväksytyt tunnit siirtyvät ‘Luo laskuluonnos raportista’ -toimintoon.
Usein kysytyt kysymykset
Pitääkö asentajan matka-aika maksaa työaikana?
Se riippuu työehtosopimuksesta ja työsopimuksesta. Kirjaa matka-aika joka tapauksessa erikseen työajasta, niin voit noudattaa sopimuksia.
Miten estän lisätöiden jäämisen laskuttamatta?
Pyydä asentajia kirjaamaan lisätyöt omalle rivilleen ja omalla kuvauksellaan heti asiakkaalla. Työnsuunnittelija näkee ne hyväksynnässä erikseen ja toimisto voi lisätä ne laskulle.
Voinko laskuttaa päivystysmaksut asiakaskohtaisesti eri tavalla?
Kyllä, kunhan ajot ja työt kirjataan erikseen. Voit valita asiakaskohtaisesti kiinteän maksun per ajo, hinnan per kilometri tai matka-ajan osana tuntihintaa.
Mitä Alankomaiden ajopäiväkirjaan pitää kirjata?
Alankomaiden verottajan mukaan: auton merkki, malli, rekisterinumero ja käyttöaika sekä jokaisesta ajosta päivämäärä, mittarilukemat, lähtö- ja saapumisosoite, mahdollinen poikkeava reitti ja oliko ajo työ- vai yksityisajo.
Riittääkö digitaalinen työmääräin puhelimessa?
Tuntien osalta kyllä, jos asiakas, päivä, aika ja kuvaus löytyvät ja joku tarkistaa ne. Materiaalien tai asiakastunnistuksen kirjaaminen on osa omaa työmääräinprosessiasi.
