Hva er forskjellen på fakturerbare og ikke-fakturerbare timer?
En time er fakturerbar hvis du kan ta den med på en faktura. Det handler ikke om hvor hardt du jobbet, men hva du har avtalt med kunden. En designrunde innenfor oppdraget er fakturerbar; å skrive et tilbud til samme kunde er det som regel ikke.
Ikke-fakturerbare timer holder hjulene i gang, men de må dekkes av fortjenesten på de fakturerbare timene. Derfor bør du vite hvor mange slike timer du har.
| Som regel fakturerbart | Som regel ikke-fakturerbart |
|---|---|
| Leveransearbeid innenfor oppdraget | Tilbud og salg |
| Møter med eller for kunden | Egen administrasjon og fakturering |
| Undersøkelser kunden har bedt om | Interne møter og opplæring |
| Reisetid, hvis avtalt | Ekstraarbeid på grunn av egne feil |
Hvordan beregner du fakturerbar utnyttelse?
Formelen er enkel: fakturerbare timer ÷ arbeidede timer × 100 %. Bruk arbeidede timer, ikke kontraktstimer, ellers ser en uke med overtid bedre ut enn den var. Ferie og sykefravær skal ikke regnes med.
Det er også nyttig å følge med på forskjellen mellom fakturerbare og faktisk fakturerte timer. Timer som var fakturerbare, men som du ikke fakturerte – for eksempel fordi et oppdrag tok lenger tid enn avtalt – er en egen type tap.
- Eksempel: Du jobber 40 timer i en uke.
- 28 av dem er fakturerbare etter avtalen.
- Utnyttelsen din er 28 ÷ 40 × 100 % = 70 %.
- Du ender opp med å fakturere 25, fordi du skriver bort 3 timer ekstraarbeid. Så 25 ÷ 28 ≈ 89 % av de fakturerbare timene ble faktisk fakturert.
Dette er et regneeksempel, ikke en fasit. Hva som er en sunn andel, avhenger av bransje, rolle og hvor mye tid som går til salg og ledelse.
Hvor forsvinner fakturerbar tid?
Nesten aldri i de store bolkene. En dag ute hos kunde eller en ettermiddag med koding blir som regel registrert. Tapet skjer i småjobbene innimellom, som du ikke husker når uka er over.
- Korte samtaler. Ti minutter med en kunde om et spørsmål, tre ganger om dagen, er en halvtime som ikke blir registrert noe sted.
- E-post. Et grundig svar eller korrektur på et dokument er arbeid for kunden, men føles ikke som ‘prosjektarbeid’.
- Oppfølging. En liten endring etter levering, et spørsmål om en faktura, en rask sjekk.
- Reise. Hvis dere har avtalt at reisetid teller, må du også føre den.
- Kontekstbytter. Arbeid du avbryter og fullfører senere, blir ofte bare ført én gang.
Hvordan setter du priser: per aktivitet, prosjekt, kunde eller person?
Mange timeregistreringssystemer bruker en prioritet på priser: den mest spesifikke prisen gjelder. En pris for en aktivitet overstyrer prosjektprisen, som igjen overstyrer kundeprisen, og så videre ned til standardprisen din.
Da slipper du å velge pris for hver registrering. Du setter en standard, og fører bare inn unntak: en kunde med avtalt rabatt, et prosjekt med fast timepris, eller arbeid som alltid har egen sats.
| Nivå | Når brukes det |
|---|---|
| Type arbeid (aktivitet) | Arbeid med egen pris, som rådgivning vs. leveranse |
| Prosjekt | Et tilbud med avtalt timepris for prosjektet |
| Kunde | Rammeavtale eller rabatt på alt arbeid for kunden |
| Person | Senior og junior med ulike satser |
| Organisasjon | Standardpris når ingen andre satser gjelder |
Hvordan avtaler du med kunden hva som er fakturerbart?
Skriv det ned før du starter, i tilbudet eller oppdragsbrevet. Uenighet om faktura handler nesten alltid om arbeid kunden ikke visste ville bli fakturert.
Vær tydelig på gråsonene. Teller reisetid, og til hvilken pris? Runder du til nærmeste kvarter eller seks minutter? Er interne diskusjoner om prosjektet fakturerbare? Tar du betalt for feilretting etter levering?
Skriv en kort beskrivelse på hver registrering som kunden kan lese. Da er spesifikasjonen på fakturaen din begrunnelse. Mer om dette i Fakturering fra timer.
Slik gjør Half5 det
I Half5 avgjør aktiviteten om en time er fakturerbar: hver aktivitet settes til «Fakturerbar» eller «Ikke-fakturerbar». En registrering uten aktivitet regnes som fakturerbar. Prosjekter og kunder har ikke egne fakturerbar-innstillinger, så for internt arbeid lager du en ikke-fakturerbar aktivitet, som ‘Administrasjon’ eller ‘Salg’.
Satser bestemmes i rekkefølgen aktivitet → prosjekt → kunde → bruker → organisasjon. En aktivitet kan ha egen «Timesats», som overstyrer standardsatsen din. Et prosjekt viser registrerte timer, budsjettimer, brukt budsjett og fakturerbart beløp. Rapportene gir oversikt over timer som gjenstår å fakturere og lønnsomhet, der satser sammenlignes med kostnader.
For småjobber som lett forsvinner, kan skrivebordsappen hjelpe: tidslinjen viser programmer du har brukt, kalenderhendelser og filer som «Forslag» til registrering. Programmer og filer er ende-til-ende-kryptert, og kalenderhendelser er bare synlige for deg: leder, administratorer og Half5 har ingen tilgang. Organisasjonen din ser kun timene du selv registrerer. Les mer om automatisk timeregistrering.
Ofte stilte spørsmål
Hva er god fakturerbar utnyttelse?
Det finnes ingen fasit. Det avhenger av bransje og rolle: den som også selger eller leder, har naturlig flere ikke-fakturerbare timer. Sammenlign først og fremst med dine egne tidligere måneder.
Teller ferie og sykefravær i utnyttelsen?
Som regel ikke. Du deler fakturerbare timer på arbeidede timer, og fravær er ikke arbeidede timer. Bli enige om én definisjon i bedriften, ellers sammenligner dere ulike ting.
Bør jeg føre ikke-fakturerbare timer i det hele tatt?
Ja, hvis du vil vite hva tiden din koster. Uten dem ser du ikke hvor mye av uka som går til administrasjon eller salg, og du kan ikke begrunne satsen din skikkelig.
Er reisetid fakturerbart?
Bare hvis det er avtalt med kunden. Mange tar betalt for reise med lavere sats eller fast beløp per tur; ta det med i tilbudet på forhånd.
Hva er forskjellen på utnyttelse og produktivitet?
Utnyttelse handler om hvor stor andel av timene dine du kan fakturere. Produktivitet brukes ofte bredere. Hvordan du måler det uten å overvåke folk, finner du i produktivitet uten overvåkning.
