Que doit contenir un bon d'intervention pour les heures ?
Le bon d'intervention est la trace commune entre le technicien, le bureau et le client. Pour les heures, l'essentiel est qu'une personne absente puisse voir plus tard ce qui a été fait et combien de temps cela a pris.
Le matériel figure aussi sur le bon, mais cet article le laisse de côté. Il porte sur le temps, là où l'essentiel se perd en pratique.
- Client et lieu, et pour les gros clients le projet ou l'ordre de travail.
- Date, heure de début et de fin, ou la durée de l'intervention.
- Ce que vous avez fait, en une phrase compréhensible par le client : « Panne de chaudière réparée, électrode d'allumage remplacée ».
- Travaux supplémentaires sur une ligne à part : tout ce que le client a demandé sur place et qui n'était pas prévu.
- Temps de trajet et kilomètres, séparés du temps de travail.
« Vous pouvez aussi jeter un œil au chauffe-eau ? » Cette demi-heure n'est pas sur l'ordre de travail. Notez-la tout de suite sur une ligne à part, sinon elle n'arrive jamais sur la facture.
Comment séparer temps de trajet et temps de travail ?
Dans l'installation, les déplacements occupent une bonne part de la journée. Leur prise en compte comme temps de travail et leur rémunération dépendent de votre convention collective et du contrat de travail. La façon de les facturer au client est un autre accord, qui peut varier d'un client à l'autre.
Saisissez donc le trajet et le travail séparément. Vous choisirez ensuite, client par client, comment facturer le déplacement, sans toucher aux heures de travail.
| Accord avec le client | Quand c'est adapté | Ce qu'il faut saisir |
|---|---|---|
| Forfait de déplacement par trajet | Particuliers et petites pannes | Le nombre de trajets vers le client |
| Montant par kilomètre | Clients répartis sur une large zone | Les kilomètres par trajet |
| Temps de trajet à une part du taux horaire | Clients d'entretien réguliers | Le temps de trajet |
| Rien à part, inclus dans le taux | Accords au forfait | Le temps de travail seulement |
Comment saisir les dépannages urgents hors planning ?
Les urgences sont les plus difficiles à capter, parce qu'elles arrivent entre deux interventions et souvent en fin de journée. C'est justement là que le bureau appelle le lendemain matin pour demander combien de temps vous y êtes resté.
Saisissez un dépannage avant de remonter dans le véhicule. Deux minutes sur votre téléphone suffisent quand le client, l'horaire et la description sont connus.
- Créez une activité distincte pour les dépannages urgents, avec son propre taux horaire si vous appliquez une majoration.
- Saisissez l'intervention sur le client, avec les heures de début et de fin réelles.
- Indiquez dans la description la panne constatée et ce que vous avez fait.
- Saisissez le trajet séparément, pour que le forfait ou le temps de déplacement soit aussi facturé.
Que noter pour les trajets en camionnette ?
Les trajets se saisissent par véhicule, car le traitement fiscal varie selon le véhicule et le pays. Pour les obligations précises liées à votre véhicule, renseignez-vous auprès de votre expert-comptable.
En pratique, notez au minimum pour chaque trajet la date, le départ et l'arrivée, les kilomètres, le véhicule et le client, et s'il s'agit d'un trajet professionnel ou privé. Les mêmes données servent alors à la facturation client et à la gestion du véhicule.
Les trajets privés n'ont rien à faire sur la facture du client. Marquez-les comme privés au lieu de les omettre : le relevé kilométrique reste complet.
Pourquoi valider les heures avant de facturer ?
Le planificateur sait ce qui était prévu dans la semaine et repère plus vite que le bureau ce qui cloche : une intervention saisie deux fois, un supplément sans description, un trajet sans client.
Valider d'abord et facturer ensuite garantit que seules des heures vérifiées partent chez le client. Cela évite avoirs et discussions. Pour l'organiser sans en faire une corvée hebdomadaire, lisez Valider les heures. Quelles heures sont facturables, c'est dans Heures facturables, et le passage à la facture dans Facturer des heures.
Validez chaque semaine, pas chaque mois. Un technicien se souvient du mardi une semaine après ; un mois après, non.
Comment Half5 s'y prend
Dans l'application Half5 sur iPhone et Android, vous saisissez les heures par client, projet et activité. Une activité peut avoir son propre taux horaire, par exemple pour les dépannages urgents. L'application peut préparer automatiquement vos trajets en voiture pour vérification, éventuellement avec une balise Bluetooth dans le véhicule. Pour chaque trajet, vous indiquez le motif (professionnel, privé ou domicile-travail) et vous confirmez la semaine. Les trajets non confirmés ne sont visibles que par vous. Par véhicule, vous choisissez un régime fiscal, avec des options pour plusieurs pays dont la France ; il détermine les champs demandés dans le formulaire de trajet.
Par client, vous définissez la facturation des trajets : montant fixe par trajet, montant par kilomètre ou temps de trajet à une part du taux horaire. Ces montants apparaissent dans les rapports ; les trajets ne deviennent pas des lignes du brouillon de facture. Avec la validation avant facturation activée, le planificateur valide ou refuse les heures (avec un motif), et seules les heures validées entrent dans les brouillons de facture créés depuis le rapport, transmis via les intégrations comptables.
Questions fréquentes
Le temps de trajet d'un technicien doit-il être payé comme temps de travail ?
Cela dépend de votre convention collective et du contrat de travail. Dans tous les cas, saisissez le trajet séparément du travail pour pouvoir appliquer ce que prévoient vos accords.
Comment éviter que les travaux supplémentaires ne soient pas facturés ?
Demandez aux techniciens de saisir les suppléments sur une ligne à part, avec leur propre description, encore chez le client. Le planificateur les voit alors lors de la validation et le bureau peut les facturer.
Puis-je facturer les déplacements différemment selon le client ?
Oui, à condition que trajets et travail soient saisis séparément. Vous choisissez alors par client un montant fixe par trajet, un montant par kilomètre ou le temps de trajet à une part du taux horaire.
Un bon d'intervention numérique sur téléphone suffit-il ?
Pour les heures, oui, si le client, la date, les horaires et la description y figurent et que quelqu'un les vérifie. Le matériel ou la signature du client relèvent de votre propre processus.
