Wat moet er op een werkbon staan voor de uren?
De werkbon is de afspraak tussen monteur, kantoor en klant over wat er gebeurd is. Voor de uren telt vooral dat iemand die er niet bij was, later precies kan zien wat er gedaan is en hoe lang het duurde.
Materialen horen ook op de werkbon, maar die laten we hier buiten beschouwing. Het gaat om de tijd: daar lekt in de praktijk het meeste weg.
- Klant en locatie, en bij grotere klanten het project of de opdracht.
- Datum, begin- en eindtijd of de duur van de klus.
- Wat je deed, in een zin die de klant begrijpt: ‘Storing cv-ketel verholpen, ontstekingselektrode vervangen’.
- Meerwerk apart: alles waar de klant ter plekke om vroeg en wat niet in de opdracht stond.
- Reistijd en kilometers, los van de werktijd.
‘Kun je ook even naar de boiler kijken?’ Dat halfuur staat niet op de opdracht. Schrijf het meteen op als aparte regel, anders komt het nooit op de factuur.
Hoe houd je reistijd en werktijd uit elkaar?
Reistijd is bij installatiewerk een flink deel van de dag. Of die als werktijd telt en hoe je die vergoedt aan je eigen mensen, hangt af van je cao en de arbeidsovereenkomst. Hoe je hem aan de klant doorberekent, is weer een andere afspraak: per klant kan dat verschillen.
Registreer daarom de rit en het werk als twee dingen. Dan kun je achteraf per klant kiezen hoe je de reis in rekening brengt, zonder de werkuren aan te passen.
| Afspraak met de klant | Wanneer handig | Wat je moet registreren |
|---|---|---|
| Vaste voorrijkosten per rit | Particulieren en kleine storingen | Het aantal ritten naar de klant |
| Bedrag per kilometer | Klanten verspreid over een grote regio | Kilometers per rit |
| Reistijd tegen een deel van het uurtarief | Vaste onderhoudsklanten | Reistijd per rit |
| Niets apart, verwerkt in het uurtarief | Vaste prijsafspraken | Alleen de werktijd |
Hoe registreer je spoedklussen en storingen buiten de planning?
Spoedwerk is het lastigst, omdat het tussen ander werk door komt en vaak aan het eind van de dag. Juist dan wordt het de volgende ochtend een telefoontje van kantoor: hoe lang was je daar?
Leg een spoedklus vast vóór je weer instapt. Twee minuten op je telefoon is genoeg als klant, tijd en omschrijving al bekend zijn.
- Maak een aparte activiteit voor spoed- of storingswerk, met een eigen uurtarief als je daar een toeslag op rekent.
- Registreer de klus op de klant, met begin- en eindtijd zoals je ze die dag had.
- Zet in de omschrijving wat de storing was en wat je hebt gedaan.
- Registreer de rit ernaartoe apart, zodat de voorrijkosten of reistijd ook meegaan.
Wat moet je bijhouden voor ritten met de bus?
Ritten registreer je per voertuig, omdat de fiscale regels per auto verschillen. Voor een bestelauto die alleen zakelijk wordt gebruikt kan een werknemer een ‘verklaring uitsluitend zakelijk gebruik bestelauto’ aanvragen; die geldt voor onbepaalde tijd, maar niet met terugwerkende kracht.
Wie wel een volledige rittenregistratie bijhoudt, noteert volgens de Belastingdienst merk, type, kenteken en de periode van gebruik, en per rit de datum, begin- en eindstand van de kilometerteller, vertrek- en aankomstadres, de route als die afwijkt, en of de rit zakelijk of privé was. Meer daarover lees je in Ritregistratie.
Rijdt een monteur in een eigen auto, dan mag je in 2026 maximaal €0,25 per zakelijke kilometer onbelast vergoeden. Of hij daar recht op heeft, hangt af van het contract, de cao of je eigen regeling.
Waarom keur je uren goed voordat je factureert?
De planner of werkvoorbereider weet wat er die week gepland stond en ziet sneller dan kantoor waar iets niet klopt: een klus die twee keer is geboekt, meerwerk zonder omschrijving, een rit zonder klant.
Door eerst goed te keuren en pas daarna te factureren, gaan alleen gecontroleerde uren naar de klant. Dat scheelt creditfacturen en discussies. Hoe je dat inricht zonder dat het een wekelijks blok werk wordt, lees je in Uren goedkeuren. Welke uren declarabel zijn en welke niet, staat in Declarabele uren.
Keur per week goed, niet per maand. Een monteur weet een week later nog wat er op dinsdag gebeurde; na een maand niet meer.
Zo doet Half5 het
In de Half5-app op iPhone en Android registreer je uren per klant, project en activiteit. Een activiteit kan een eigen ‘Uurtarief (€)’ hebben, bijvoorbeeld voor spoedwerk. Met ‘Zet autoritten automatisch klaar ter controle’ zet de app je ritten klaar, eventueel met een Bluetooth-beacon in het voertuig. Je kiest per rit het doel (Zakelijk, Privé of Woon-werk) en bevestigt met ‘Bevestig week’. ‘Onbevestigde ritten zie alleen jij zelf.’ Per voertuig kies je het fiscale regime, zoals ‘Bestelauto, verklaring uitsluitend zakelijk gebruik’; dat bepaalt welke velden het ritformulier vraagt.
Per klant stel je in hoe ritten worden doorberekend: ‘Vast bedrag per rit’, een bedrag per kilometer of ‘Reistijd tegen deel van uurtarief’. Die bedragen zie je in de rapportage; ritten worden geen regels op de conceptfactuur. Met ‘Uren goedkeuren vóór facturatie’ aan keurt de planner uren goed of af (met een ‘Reden van afwijzen’), en gaan alleen goedgekeurde uren mee in ‘Maak conceptfacturen van rapport’.
Veelgestelde vragen
Moet reistijd van een monteur als werktijd worden betaald?
Dat hangt af van je cao en de arbeidsovereenkomst. Registreer reistijd in elk geval apart van werktijd, zodat je beide kunt toepassen zoals jouw afspraken voorschrijven.
Hoe voorkom ik dat meerwerk niet gefactureerd wordt?
Laat monteurs meerwerk als aparte regel met een eigen omschrijving vastleggen, nog bij de klant. Bij het goedkeuren ziet de planner het dan los staan en kan kantoor het meenemen op de factuur.
Kan ik voorrijkosten per klant anders rekenen?
Ja, zolang ritten en werk apart zijn geregistreerd. Dan kies je per klant een vast bedrag per rit, een bedrag per kilometer of reistijd tegen een deel van het uurtarief.
Wat moet er in een rittenregistratie staan?
Volgens de Belastingdienst merk, type, kenteken en gebruiksperiode van de auto, en per rit datum, kilometerstanden, vertrek- en aankomstadres, afwijkende route en zakelijk of privé.
Is een digitale werkbon op de telefoon genoeg?
Voor de uren wel, als klant, datum, tijd en omschrijving erop staan en iemand ze controleert. Hoe je materialen of een handtekening van de klant vastlegt, regel je in je eigen werkbonproces.
Bronnen
- Belastingdienst, Rittenregistratie · geraadpleegd op
- Belastingdienst, Verhoging onbelaste kilometervergoeding (25 juni 2026) · geraadpleegd op
