Vad ska en arbetsorder visa om timmarna?
En arbetsorder är det gemensamma underlaget mellan tekniker, kontor och kund för vad som gjorts. För timmarna är det viktigt att någon som inte var där i efterhand kan se exakt vad som gjorts och hur lång tid det tog.
Material ska också stå på arbetsordern, men den här artikeln fokuserar på tiden – det är där det oftast läcker.
- Kund och plats, samt projekt eller arbetsorder för större kunder.
- Datum, start- och sluttid, eller uppdragets längd.
- Vad du gjorde, i en mening kunden förstår: ”Åtgärdat pannan, bytt tändelektrod”.
- Extrajobb på egen rad: allt kunden bett om på plats som inte ingick i beställningen.
- Restid och kilometer, separat från arbetstid.
”Kan du titta på varmvattenberedaren också?” Den halvtimmen står inte i arbetsordern. Skriv upp den direkt på en egen rad – annars kommer den aldrig med på fakturan.
Hur skiljer du på restid och arbetstid?
I installationsbranschen är resor en stor del av dagen. Om det räknas som arbetstid och hur du betalar ut det till egna anställda styrs av kollektivavtal och anställningsavtal. Hur du debiterar kund är en separat överenskommelse, och kan variera mellan kunder.
Registrera därför resa och arbete som två olika poster. Då kan du välja per kund hur resan ska debiteras i efterhand, utan att röra arbetstiden.
| Överenskommelse med kund | När det passar | Vad du behöver registrera |
|---|---|---|
| Fast utryckningsavgift per resa | Privatpersoner och småfel | Antal resor till kund |
| Belopp per kilometer | Kunder utspridda över större område | Kilometer per resa |
| Restid till viss del av timpriset | Serviceavtal och återkommande kunder | Restid per resa |
| Ingen separat debitering, ingår i timpriset | Fastprisavtal | Endast arbetstid |
Hur registrerar du akuta jouruppdrag som inte var planerade?
Akuta jobb är svårast att fånga, eftersom de kommer mellan andra uppdrag och ofta sent på dagen. Det är just då kontoret ringer morgonen efter och undrar hur länge du var där.
Registrera ett jouruppdrag innan du sätter dig i bilen igen. Två minuter på mobilen räcker när kund, tid och beskrivning redan är kända.
- Skapa en separat aktivitet för jour- eller felavhjälpning, med eget timpris om du tar ut tillägg.
- Registrera jobbet på kunden, med start- och sluttid som det faktiskt var.
- Skriv vad felet var och vad du gjorde i beskrivningen.
- Registrera resan separat, så att utryckningsavgift eller restid också debiteras.
Vad behöver du registrera för bilresor?
Resor registreras per fordon, eftersom skatteregler skiljer sig mellan fordon och länder. I Nederländerna kan en anställd till exempel få ett ”intyg om enbart yrkesmässig användning” för en servicebil som bara används i jobbet; det gäller tills vidare men inte retroaktivt.
Om du för en fullständig körjournal kräver nederländska Skatteverket: bilmärke, modell, registreringsnummer och användningsperiod, samt per resa datum, start- och slutmätarställning, avrese- och ankomstadress, rutten om den avviker från det vanliga, och om resan var i tjänsten eller privat. Mer i Körjournal.
Om en tekniker använder egen bil kan du i Nederländerna ersätta upp till €0,25 per tjänstekilometer skattefritt år 2026. Om de har rätt till det beror på avtal, kollektivavtal eller din egen policy.
Varför attestera timmar innan fakturering?
Planeraren vet vad som var planerat den veckan och ser snabbt om något är fel: ett jobb registrerat två gånger, extrajobb utan beskrivning, en resa utan kund.
Att attestera först och fakturera sen gör att bara granskade timmar går till kund. Det sparar kreditfakturor och diskussioner. Hur du sätter upp det utan att det blir ett veckoprojekt finns i Attestera timmar. Vilka timmar som är fakturerbara och inte finns i Fakturerbara timmar.
Attestera veckovis, inte månadsvis. En tekniker minns fortfarande förra tisdagen – efter en månad är det borta.
Så gör Half5
I Half5-appen för iPhone och Android registrerar du timmar per kund, projekt och aktivitet. En aktivitet kan ha eget timpris, till exempel för jourjobb. Med automatisk resedetektering förbereder appen dina resor för granskning, valfritt med Bluetooth-beacon i fordonet. Du anger syftet med varje resa (tjänst, privat eller pendling) och bekräftar veckan. Obekräftade resor syns bara för dig. Din platsdata är krypterad på mobilen; kontoret ser bara de resor du bekräftar. Per fordon väljer du skatteregim, vilket styr vilka fält som visas i reseformuläret.
Per kund ställer du in hur resor debiteras: fast belopp per resa, belopp per kilometer eller restid till viss del av timpriset. Dessa belopp syns i rapporter; resor blir inte egna rader på fakturautkastet. Med ”Attestera timmar innan fakturering” aktiverat kan en admin eller avdelningschef, till exempel planeraren, godkänna eller neka timmar (med motivering), och bara godkända timmar går vidare till ”Skapa fakturautkast från rapport”.
Vanliga frågor
Måste en teknikers restid räknas som arbetstid?
Det beror på kollektivavtal och anställningsavtal. Oavsett, registrera restid separat från arbetstid så du kan följa det som gäller hos er.
Hur undviker jag att extrajobb missas på fakturan?
Be teknikerna registrera extrajobb som en egen rad med egen beskrivning, direkt hos kund. Då ser planeraren det separat vid attest och kontoret kan ta med det på fakturan.
Kan jag debitera utryckningskostnad olika för olika kunder?
Ja, så länge resor och arbete registreras separat. Då kan du välja per kund: fast belopp per resa, belopp per kilometer eller restid till viss del av timpriset.
Vad ska ingå i en nederländsk körjournal?
Enligt nederländska Skatteverket: bilmärke, modell, registreringsnummer och användningsperiod, samt per resa datum, mätarställning, avrese- och ankomstadress, eventuell avvikande rutt och om resan var i tjänsten eller privat.
Räcker det med digital arbetsorder i mobilen?
För timmarna, ja, om kund, datum, tid och beskrivning finns med och någon granskar dem. Hur du registrerar material eller kundens signatur är upp till er process.
