Hvilke steg er det fra timer til faktura?
Fakturering fra timer handler mest om å følge en fast rekkefølge. Hopper du over et steg, risikerer du å fakturere for lite, for mye eller dobbelt.
- Velg periode, som regel en kalendermåned, og sørg for at alle har ført ferdig.
- Godkjenn timene, eller se over dem selv. Se godkjenning av timelister.
- Velg per kunde de fakturerbare timene fra perioden som ikke er fakturert ennå.
- Lag et fakturautkast, gruppert slik du har avtalt med kunden.
- Sjekk utkastet: satser, summer, beskrivelser og detaljering.
- Send fakturaen og sørg for at timene blir markert som fakturert.
Hvordan grupperer du timer på en faktura, og hvor detaljert bør du være?
Det finnes ingen fasit; det kommer an på hva kunden vil se og hvor mye tillit det er. En fast kunde med løpende oppdrag vil ofte ha én linje per prosjekt. En ny kunde, eller en som må dokumentere internt, ønsker mer detaljer.
En praktisk mellomløsning: på selve fakturaen én linje per prosjekt eller aktivitet med antall timer og sats. Legg detaljene per føring ved som vedlegg.
| Detaljnivå | Når det passer |
|---|---|
| Én linje med total | Fast kunde, samme type arbeid, høy tillit |
| Per prosjekt | Flere prosjekter for samme kunde |
| Per aktivitet | Arbeid til ulike satser, som rådgivning og levering |
| Per føring | Ny kunde, forventet diskusjon eller kunden ber om det |
Bør du legge ved en timeliste?
Det er ikke alltid påkrevd, men det forebygger de fleste spørsmål. En timeliste viser dato, person, beskrivelse og varighet for hver føring. Kunden ser hva de betaler for, og du slipper å forklare.
Så pass på beskrivelsene. Interne forkortelser, filnavn eller ‘diverse’ hører ikke hjemme i et dokument kunden skal lese. Hva som er en god beskrivelse, finner du i fakturerbare timer.
Hvilke timer skal ikke faktureres?
Ikke alt som er ført, skal på fakturaen. Filtrer før du fakturerer.
- Ikke-fakturerbare timer, som administrasjon, salg og interne møter.
- Ferie og sykefravær. De skal være med i lønnsgrunnlaget, ikke til kunden.
- Reiser og reisetid, med mindre du har avtalt noe annet, som fast beløp per reise eller lavere sats for reisetid.
- Timer som allerede er fakturert, selv om de er endret i etterkant.
- Timer som ikke er godkjent ennå, hvis du bruker godkjenning.
Hvordan unngår du å fakturere timer to ganger?
Gi hver føring en fakturastatus: fakturert eller ikke. Sett statusen når fakturaen lages, ikke manuelt i etterkant. Neste gang velger du kun timer uten denne statusen.
Vær obs på timer som endres etter fakturering, eller som føres i ettertid på en måned du allerede har fakturert. De havner utenfor periodevalget ditt. Filtrer derfor på ‘ikke fakturert ennå’, ikke bare på dato.
Bruker du regnskapsprogram, lag fakturautkast og send først etter sjekk. Det er enklere å slette et utkast enn å lage kreditnota.
Hvordan fungerer det med budsjett, forhåndsbetalte timer eller fast månedlig beløp?
Med et timebudsjett fører du timer på prosjektet og ser hvor mye som er igjen. Gi kunden beskjed før budsjettet er brukt opp, ikke etterpå. Fakturer kun timer over budsjett hvis det er avtalt.
Med fast månedlig beløp eller retainer fakturerer du avtalt sum uansett timer. Før timer likevel: da ser du om prisen fortsatt står i forhold til jobben.
Slik gjør Half5 det
I Half5-rapporter gjør "Lag fakturautkast fra rapport" at du kan klargjøre fakturautkast for flere kunder samtidig. Bare føringer med fakturerbar aktivitet (eller ingen aktivitet) som ikke er fakturert ennå, blir med. Med "Godkjenn timer før fakturering" aktivert, kun godkjente timer. Reiser og fravær blir aldri fakturalinjer. Kundeavtalte reisepåslag (fast per reise, per km eller reisetid) vises i rapportene, men du legger dem selv til på fakturaen. Du kan eksportere timelisten til CSV, Excel eller PDF; kolonnen for fakturastatus viser hva som allerede er fakturert.
Selve fakturaen ligger i regnskapsprogrammet ditt, og integrasjonene varierer. Moneybird får et fakturautkast, kan sende på e-post og synkroniserer kontakter og prosjekter. WeFact får et utkast, sender på e-post, synkroniserer kunder og kan lage kreditnota og markere fakturaer som betalt. Exact Online får et utkast og synkroniserer kontoer; du ferdigstiller og sender i Exact. e-Boekhouden får ikke utkast: Half5 lager fakturaen der først når du ferdigstiller, og du sender selv. Kontakter og kontoplan synkroniseres.
Prosjekter har timebudsjett, viser brukt budsjett og varsler hvis du går over. Fast månedlig beløp eller forhåndspakke er ikke en fakturatype i Half5; de fakturerer du i regnskapsprogrammet.
Ofte stilte spørsmål
Hvor ofte bør du fakturere fra timer?
Månedlig, i starten av neste måned, er vanlig. For store prosjekter kan fakturering per milepæl eller annenhver uke gi bedre likviditet.
Må jeg ta med hver føring på fakturaen?
Nei. Én linje per prosjekt eller aktivitet holder ofte. Send detaljene per føring som vedlegg.
Hva gjør jeg med timer jeg glemte å fakturere?
Ta dem med på en senere faktura, med tydelig beskrivelse av perioden. Derfor er det bedre å filtrere på ‘ikke fakturert ennå’ enn bare på dato.
Kan jeg ta med reisekostnader på samme faktura?
Ja, hvis det er avtalt med kunden. Legg dem på egen linje så kunden ser forskjell på timer og reisekostnader.
Hva hvis kunden er uenig i en føring?
Korriger fakturaen med kreditnota eller korrigeringslinje, og noter avtalen til neste gang. En tydelig beskrivelse på hver føring forebygger de fleste uenigheter.
