Hvad skal en arbejdsseddel registrere om timerne?
En arbejdsseddel er det fælles overblik mellem tekniker, kontor og kunde over, hvad der er lavet. For timerne handler det om, at en der ikke var til stede, senere kan se præcis hvad der blev gjort og hvor lang tid det tog.
Materialer hører også til på arbejdssedlen, men det springer vi over her. Det handler om tid – for det er dér, det meste svind sker.
- Kunde og adresse, samt projekt eller ordrenummer ved større kunder.
- Dato, start- og sluttid, eller varighed af opgaven.
- Hvad du lavede, forklaret så kunden forstår det: ‘Repareret kedel, skiftet tændelektrode’.
- Ekstraarbejde på en separat linje: alt kunden beder om på stedet, som ikke var med i ordren.
- Rejsetid og kilometer, adskilt fra arbejdstid.
‘Kan du også lige kigge på vandvarmeren?’ Den halve time står ikke i ordren. Skriv den ind med det samme på en separat linje – ellers kommer den aldrig på fakturaen.
Hvordan holder du rejsetid og arbejdstid adskilt?
I installationsbranchen fylder kørsel meget af dagen. Om det tæller som arbejdstid, og hvordan du aflønner egne folk for det, afhænger af overenskomst og ansættelseskontrakt. Hvordan du fakturerer det til kunden, er en anden aftale – og kan variere fra kunde til kunde.
Registrér derfor kørsel og arbejde som to ting. Så kan du bagefter vælge pr. kunde, hvordan rejsetiden skal faktureres – uden at røre ved arbejdstimerne.
| Aftale med kunden | Hvornår det bruges | Hvad du skal registrere |
|---|---|---|
| Fast udkaldsgebyr pr. kørsel | Private og små reparationer | Antal kørsler til kunden |
| Beløb pr. kilometer | Kunder spredt over større område | Kilometer pr. kørsel |
| Rejsetid til del af timelønnen | Serviceaftaler og faste kunder | Rejsetid pr. kørsel |
| Intet særskilt, indregnet i timeprisen | Faste pris-aftaler | Kun arbejdstid |
Hvordan registrerer du akutte opgaver, der ikke var planlagt?
Akutte opgaver er sværest at få med, fordi de kommer ind mellem andre jobs – ofte sidst på dagen. Netop dér ringer kontoret næste morgen for at spørge, hvor længe du var der.
Registrér udkaldet, før du sætter dig ind i bilen igen. To minutter på mobilen er nok, når kunde, tid og beskrivelse allerede er kendt.
- Opret en separat aktivitet til akut- eller fejlopgaver, med egen timepris hvis du tager tillæg.
- Registrér opgaven på kunden, med start- og sluttid som de var den dag.
- Skriv hvad fejlen var, og hvad du gjorde, i beskrivelsen.
- Registrér kørslen særskilt, så udkaldsgebyr eller rejsetid også faktureres.
Hvad skal du registrere om kørsel i varevogn?
Kørsel registreres pr. køretøj, fordi skatteregler varierer efter bil og land. I Holland kan en medarbejder fx få en ‘erklæring om udelukkende erhvervsmæssig brug’ for en varevogn, der kun bruges til arbejde; den gælder uden udløb, men ikke bagudrettet.
Ved fuld kørebog kræver den hollandske skattemyndighed mærke, model, nummerplade og brugsperiode, og for hver tur dato, start- og slut-kilometertæller, afgangs- og ankomstadresse, ruten hvis den afviger fra det normale, og om turen var erhverv eller privat. Mere i Kørselsregnskab.
Hvis en tekniker bruger egen bil, kan du i Holland udbetale op til €0,25 pr. erhvervskilometer skattefrit i 2026. Om de har ret til det, afhænger af kontrakt, overenskomst eller din egen politik.
Hvorfor godkende timer før fakturering?
Planlæggeren ved, hvad der var planlagt i ugen, og opdager hurtigere fejl end kontoret: en opgave registreret to gange, ekstraarbejde uden beskrivelse, en kørsel uden kunde.
Godkend først, fakturér bagefter – så er det kun tjekkede timer, der går til kunden. Det sparer kreditnotaer og diskussioner. Hvordan du sætter det op uden at det bliver en sur pligt hver uge, står i Godkend timer. Hvilke timer der er fakturerbare og hvilke der ikke er, står i Fakturerbare timer.
Godkend ugentligt, ikke månedligt. En tekniker kan huske tirsdag i sidste uge – efter en måned er det væk.
Sådan gør Half5
I Half5-appen til iPhone og Android registrerer du timer pr. kunde, projekt og aktivitet. En aktivitet kan have sin egen timepris, fx for akutte opgaver. Med automatisk kørselsregistrering forbereder appen dine ture til godkendelse, evt. med Bluetooth-beacon i bilen. Du vælger formål for hver tur (arbejde, privat eller pendling) og godkender ugen. Ikke-godkendte ture er kun synlige for dig. Din lokationshistorik forbliver krypteret på din telefon; kontoret ser kun de ture, du godkender. Pr. køretøj vælger du skatteregime, som afgør hvilke felter kørselsformularen spørger om.
Pr. kunde vælger du hvordan kørsel afregnes: fast beløb pr. tur, beløb pr. kilometer eller rejsetid til del af timeprisen. Beløbene vises i rapporter; kørsler bliver ikke linjer på kladden. Med ‘Godkend timer før fakturering’ slået til kan en admin eller afdelingsleder, fx planlæggeren, godkende eller afvise timer (med begrundelse), og kun godkendte timer kommer med i ‘Opret kladde-faktura fra rapport’.
Ofte stillede spørgsmål
Skal en teknikers rejsetid betales som arbejdstid?
Det afhænger af din overenskomst og ansættelseskontrakt. Uanset hvad – registrér rejsetid særskilt fra arbejdstid, så du kan følge de aftaler I har.
Hvordan undgår jeg at ekstraarbejde ikke bliver faktureret?
Få teknikere til at registrere ekstraarbejde på en separat linje med egen beskrivelse, mens de stadig er hos kunden. Planlæggeren ser det så særskilt ved godkendelse, og kontoret kan tage det med på fakturaen.
Kan jeg afregne udkaldsgebyr forskelligt pr. kunde?
Ja, så længe kørsel og arbejde registreres hver for sig. Så kan du vælge pr. kunde: fast beløb pr. tur, beløb pr. kilometer eller rejsetid til del af timeprisen.
Hvad skal med i en hollandsk kørebog?
Ifølge den hollandske skattemyndighed: mærke, model, nummerplade og brugsperiode for bilen, og for hver tur dato, kilometertæller, afgangs- og ankomstadresse, evt. afvigende rute og om turen var erhverv eller privat.
Er en digital arbejdsseddel på mobilen nok?
For timerne ja, hvis kunde, dato, tid og beskrivelse er med – og nogen tjekker dem. Hvordan du registrerer materialer eller kundens underskrift, er op til jeres egen arbejdsseddel-proces.
