Cosa deve riportare un foglio intervento sulle ore?
Il foglio intervento è il riferimento condiviso tra tecnico, ufficio e cliente su cosa è stato fatto. Per le ore, conta che anche chi non era presente possa capire esattamente cosa è stato svolto e quanto tempo ci è voluto.
Anche i materiali vanno sul foglio intervento, ma qui ci concentriamo sulle ore, che sono la voce dove si perde di più.
- Cliente e luogo, più il progetto o la commessa per clienti più grandi.
- Data, ora di inizio e fine, oppure la durata dell’intervento.
- Cosa hai fatto, in una frase chiara per il cliente: ‘Riparato guasto caldaia, sostituito elettrodo di accensione’.
- Lavori extra su una riga a parte: tutto ciò che il cliente ha chiesto sul momento e non era nell’ordine.
- Tempo di viaggio e chilometri, separati dal tempo di lavoro.
‘Puoi dare un’occhiata anche allo scaldabagno?’ Quella mezz’ora non era prevista. Segnala subito su una riga a parte, o non finirà mai in fattura.
Come separare tempo di viaggio e tempo di lavoro?
Nell’installazione, il viaggio occupa gran parte della giornata. Se sia considerato orario di lavoro e come pagarlo dipende dal contratto collettivo e dal contratto individuale. Come lo fatturi al cliente è invece una scelta commerciale, che può cambiare da cliente a cliente.
Quindi registra viaggio e lavoro come due voci distinte. Così puoi decidere per ogni cliente come addebitare la trasferta, senza toccare le ore di lavoro.
| Accordo con il cliente | Quando si applica | Cosa registrare |
|---|---|---|
| Importo fisso per trasferta | Privati e piccoli interventi | Numero di trasferte dal cliente |
| Importo a chilometro | Clienti distribuiti su un’area ampia | Chilometri per trasferta |
| Tempo di viaggio a parte della tariffa oraria | Clienti con manutenzione periodica | Tempo di viaggio per trasferta |
| Tutto incluso nella tariffa | Accordi a prezzo fisso | Solo ore di lavoro |
Come registrare le urgenze non programmate?
Le urgenze sono le più difficili da tracciare, perché arrivano tra un lavoro e l’altro, spesso a fine giornata. Ed è proprio allora che l’ufficio chiama il mattino dopo per chiedere quanto sei stato dal cliente.
Registra l’urgenza prima di risalire sul furgone. Bastano due minuti sul telefono, visto che cliente, orario e descrizione li conosci già.
- Crea un’attività separata per urgenze o guasti, con tariffa oraria dedicata se applichi una maggiorazione.
- Associa l’intervento al cliente, con orario di inizio e fine effettivi.
- Descrivi il guasto e cosa hai fatto.
- Registra a parte la trasferta, così anche il diritto di chiamata o il tempo viaggio vengono addebitati.
Cosa serve registrare sui viaggi con il furgone?
I viaggi si registrano per veicolo, perché le regole fiscali cambiano in base al mezzo e al paese. Nei Paesi Bassi, ad esempio, un dipendente può ottenere una ‘dichiarazione di uso esclusivamente aziendale’ per un furgone usato solo per lavoro; vale senza scadenza ma non retroattivamente.
Se si tiene un registro completo dei viaggi, l’Agenzia delle Entrate olandese richiede marca, modello, targa e periodo di utilizzo del veicolo, e per ogni viaggio data, chilometraggio iniziale e finale, indirizzo di partenza e arrivo, il percorso se diverso dal solito, e se il viaggio era per lavoro o privato. Maggiori dettagli in Registrazione chilometri.
Se il tecnico usa la propria auto, nei Paesi Bassi puoi rimborsare fino a €0,25 per chilometro lavorativo esentasse nel 2026. Il diritto al rimborso dipende da contratto, accordo collettivo o dalla tua policy.
Perché approvare le ore prima della fatturazione?
Il planner sa cosa era in programma quella settimana e individua prima dell’ufficio eventuali problemi: doppie registrazioni, lavori extra senza descrizione, trasferte senza cliente.
Approvare prima e fatturare dopo significa che al cliente arrivano solo ore verificate. Così si evitano note di credito e discussioni. Come impostare il flusso senza che diventi un peso settimanale lo trovi in Approvazione ore. Cosa è fatturabile e cosa no è spiegato in Ore fatturabili.
Approva ogni settimana, non ogni mese. Un tecnico si ricorda ancora il martedì della settimana prima; dopo un mese, no.
Ecco come funziona Half5
Nell’app Half5 per iPhone e Android registri le ore per cliente, progetto e attività. Ogni attività può avere una tariffa oraria diversa, ad esempio per le urgenze. Con il rilevamento automatico dei viaggi, l’app prepara le trasferte da confermare, anche tramite beacon Bluetooth nel veicolo. Imposti il motivo di ogni viaggio (lavoro, privato o tragitto casa-lavoro) e confermi la settimana. Le trasferte non confermate sono visibili solo a te. La cronologia delle posizioni resta criptata sul telefono; l’ufficio vede solo i viaggi che confermi. Per ogni veicolo scegli il regime fiscale, che determina i campi richiesti dal modulo viaggio.
Per ogni cliente imposti come addebitare le trasferte: importo fisso per viaggio, importo a chilometro o tempo viaggio a parte della tariffa oraria. Questi importi compaiono nei report; le trasferte non diventano righe in fattura bozza. Con ‘Approva ore prima della fatturazione’ attivo, un admin o responsabile di reparto, ad esempio il planner, approva o rifiuta le ore (con motivazione), e solo le ore approvate finiscono in ‘Crea fatture bozza dal report’.
Domande frequenti
Il tempo di viaggio di un tecnico va pagato come orario di lavoro?
Dipende dal contratto collettivo e dal contratto individuale. In ogni caso, registra il viaggio separatamente dal lavoro così puoi applicare quanto previsto dagli accordi.
Come evito che i lavori extra non vengano fatturati?
Fai registrare ai tecnici i lavori extra su una riga a parte con descrizione, mentre sono ancora dal cliente. Il planner li vede separatamente in approvazione e l’ufficio può inserirli in fattura.
Posso addebitare i costi di chiamata in modo diverso per ogni cliente?
Sì, purché trasferte e lavoro siano registrati separatamente. Poi scegli per ogni cliente importo fisso per viaggio, importo a chilometro o tempo viaggio a parte della tariffa oraria.
Cosa va inserito in un registro viaggi olandese?
Secondo l’Agenzia delle Entrate olandese: marca, modello, targa e periodo di utilizzo del veicolo, e per ogni viaggio data, chilometraggio, indirizzo di partenza e arrivo, eventuale percorso diverso e se il viaggio era per lavoro o privato.
Un foglio intervento digitale sul telefono è sufficiente?
Per le ore sì, se ci sono cliente, data, orario e descrizione e qualcuno li controlla. Come registri materiali o firma del cliente dipende dal tuo processo interno.
