Mit kell tartalmaznia egy munkalapnak az órákról?
A munkalap közös nyilvántartás a szerelő, az iroda és az ügyfél között arról, mi történt. Az órák szempontjából az a lényeg, hogy később egy kívülálló is pontosan lássa, mi történt és mennyi ideig tartott.
Az anyagfelhasználás is a munkalap része, de ebben a cikkben most nem erről lesz szó. Az időről, mert itt szokott a legtöbb eltérés lenni.
- Ügyfél és helyszín, nagyobb ügyfeleknél projekt vagy munkamegrendelés is.
- Dátum, kezdés és befejezés, vagy a munka időtartama.
- Mit csináltál, egy mondatban, amit az ügyfél is ért: ‘Kazánhiba javítása, gyújtóelektróda cseréje’.
- Plusz munka külön sorban: minden, amit az ügyfél ott helyben kért, de nem volt benne a megrendelésben.
- Utazási idő és kilométer, külön a munkavégzéstől.
„Meg tudnád nézni a vízmelegítőt is?” Ez a fél óra nincs a munkamegrendelésben. Írd fel rögtön külön sorba, különben sosem kerül rá a számlára.
Hogyan válaszd szét az utazási időt és a munkavégzést?
A szerelők napjának nagy része utazással telik. Hogy ez munkavégzésnek számít-e, és hogyan fizeted ki a saját dolgozóidnak, azt a kollektív szerződés és a munkaszerződés szabályozza. Hogy az ügyfélnek hogyan számlázod, az külön megállapodás kérdése, és ügyfelenként eltérhet.
Ezért az utat és a munkát két külön tételként vezesd. Így ügyfelenként eldöntheted, hogyan számolod el az utazást, anélkül hogy a munkaórákat módosítanád.
| Megállapodás az ügyféllel | Mikor jellemző | Mit kell rögzíteni |
|---|---|---|
| Fix kiszállási díj alkalmanként | Lakossági ügyfelek, kisebb hibák | Kiszállások száma ügyfelenként |
| Díj kilométerenként | Szétszórt ügyfélkör | Kilométerek utanként |
| Utazási idő részben óradíjon | Rendszeres karbantartási ügyfelek | Utazási idő utanként |
| Nincs külön, beépítve az árba | Fix díjas szerződések | Csak a munkavégzés ideje |
Hogyan rögzítsd a váratlan, sürgős kiszállásokat?
A sürgős munkákat a legnehezebb pontosan rögzíteni, mert más munkák közé ékelődnek, gyakran a nap végén. Ilyenkor hív az iroda másnap reggel, hogy mennyi ideig voltál ott.
A kiszállást még az autóba visszaülés előtt vezesd fel. Ha az ügyfél, az időpont és a leírás már megvan, két perc a telefonodon.
- Hozz létre külön tevékenységet a sürgős vagy hibajavító munkára, saját óradíjjal, ha felárat számolsz.
- Rögzítsd a munkát az ügyfélhez, a tényleges kezdési és befejezési idővel.
- Írd le, mi volt a hiba és mit csináltál.
- Az utat külön vezesd, hogy a kiszállási díj vagy utazási idő is elszámolható legyen.
Mit kell rögzíteni az autóhasználatról?
Az utakat járművenként kell vezetni, mert az adózási szabályok országonként és járművenként eltérnek. Hollandiában például a dolgozó kérhet ‘kizárólag üzleti célú használat’ igazolást olyan furgonra, amit csak munkára használ; ez határozatlan ideig érvényes, de visszamenőleg nem.
Ha teljes menetlevelet vezetsz, a holland adóhatóság elvárja a jármű márkáját, típusát, rendszámát, használati időszakát, valamint minden útra a dátumot, induló és érkező kilométeróra-állást, indulási és érkezési címet, az útvonalat (ha nem a szokásos), és hogy az út üzleti vagy magáncélú volt-e. Bővebben: Menetlevél.
Ha a szerelő saját autót használ, Hollandiában 2026-ban legfeljebb €0.25/km adómentesen téríthetsz üzleti útra. Hogy jogosult-e rá, az a szerződéstől, kollektív megállapodástól vagy a céges szabályzattól függ.
Miért kell jóváhagyni az órákat számlázás előtt?
A tervező tudja, mi volt betervezve a héten, és hamarabb észreveszi a hibákat, mint az iroda: duplán rögzített munka, leírás nélküli pluszmunka, ügyfél nélküli út.
Ha előbb jóváhagysz, és csak utána számlázol, csak az ellenőrzött órák jutnak el az ügyfélhez. Ez kevesebb helyesbítő számlát és vitát jelent. Hogy ezt hogyan lehet egyszerűen beállítani, arról itt olvashatsz: Órák jóváhagyása. Hogy melyik óra számlázható, és melyik nem, itt: Számlázható órák.
Hetente hagyj jóvá, ne havonta. Egy szerelő egy héttel később még emlékszik a múlt keddi napjára; egy hónap múlva már nem.
Így csinálja a Half5
A Half5 appban iPhone-on és Androidon ügyfelenként, projektenként és tevékenységenként rögzítheted az órákat. Egy tevékenységhez saját óradíjat is beállíthatsz, például sürgős munkára. Az automatikus útérzékelés előkészíti az utakat átnézésre, akár Bluetooth-jeladóval az autóban. Minden útnál megadod a célt (üzleti, magán vagy munkába járás), majd jóváhagyod a hetet. A nem jóváhagyott utak csak neked látszanak. A helyadatok titkosítva maradnak a telefonodon; az iroda csak a jóváhagyott utakat látja. Járművenként választhatsz adózási módot, ez határozza meg, milyen adatokat kér az út űrlap.
Ügyfelenként beállíthatod, hogyan számolod el az utakat: fix díj útonként, díj kilométerenként, vagy utazási idő részben óradíjon. Ezek az összegek a riportokban jelennek meg; az utak nem lesznek külön sorok a számlatervezetben. Ha bekapcsolod a ‘Órák jóváhagyása számlázás előtt’ funkciót, például a tervező vagy egy admin jóváhagyja vagy elutasítja az órákat (indoklással), és csak a jóváhagyott órák kerülnek a ‘Számlatervezet készítése riportból’ funkcióba.
Gyakori kérdések
A szerelő utazási idejét kötelező munkavégzésként kifizetni?
Ez a kollektív szerződéstől és a munkaszerződéstől függ. Mindenképp vezesd külön az utazást és a munkát, hogy bármilyen megállapodást alkalmazni tudj.
Hogyan kerülhető el, hogy a pluszmunka ne maradjon le a számláról?
A szerelők a pluszmunkát külön sorban, saját leírással rögzítsék, még az ügyfélnél. Így a tervező jóváhagyáskor külön látja, és az iroda rá tudja tenni a számlára.
Ügyfelenként eltérően is számlázhatok kiszállási díjat?
Igen, ha az utakat és a munkát külön vezeted. Így ügyfelenként választhatsz fix díjat útonként, díjat kilométerenként vagy utazási időt részben óradíjon.
Mit kell tartalmaznia egy holland menetlevélnek?
A holland adóhatóság szerint: a jármű márkája, típusa, rendszáma, használati időszaka, minden útra a dátum, kilométeróra-állás, indulási és érkezési cím, eltérő útvonal és hogy üzleti vagy magáncélú volt.
Elég egy digitális munkalap a telefonon?
Az órákhoz igen, ha rajta van az ügyfél, dátum, időpont és leírás, és valaki ellenőrzi. Az anyagfelhasználás vagy az ügyfél aláírása a saját munkalap-folyamatod része.
Források
- Belastingdienst (Dutch Tax Administration), Rittenregistratie · lekérdezve ekkor
- Belastingdienst, Increase of the tax-free mileage allowance (25 June 2026) · lekérdezve ekkor
