Hvorfor går så meget tid tabt i advokaters registreringer?
Retssagen står i kalenderen. Opkaldet bagefter, mailen fra modparten og aftenens gennemlæsning af et udkast gør ikke. Arbejdet ligger i de små ting – og dem får du sjældnest skrevet ned.
Samtidig skifter du sag hele dagen. Et hurtigt procedure-spørgsmål fra én klient, en paragraf der skal tjekkes for en anden. ‘Bare lige hurtigt’ bliver til en halv time, og dagen efter husker du ikke, hvilken sag det hørte til.
Ti minutter om dagen, der ikke bliver registreret, giver over 33 timers arbejde på et år – arbejde, der aldrig kommer på en faktura.
Hvordan strukturerer du klienter, sager og aktiviteter?
Grundstrukturen er én sag pr. opgave under hver klient. Skriv sagsnummeret ind i sagsnavnet, så det straks fremgår af faktura og rapporter. Løbende generel rådgivning til en fast klient kan samles i en særskilt ‘Generel rådgivning’-sag.
Brug aktiviteter til at angive typen af arbejde. Det adskiller også fakturerbart fra ikke-fakturerbart arbejde, fx vidensdeling, forretningsudvikling eller en sag til fast pris.
| Niveau | Eksempel | Bruges til |
|---|---|---|
| Klient | Jansen Logistics ApS | Faktura og overblik pr. klient |
| Sag (projekt) | 2026-0142 Jansen / lejetvist | Timer og budget pr. sag |
| Aktivitet | Korrespondance, Udkast, Retsmøde, Møde, Internt | Sats og fakturerbart eller ej |
Fakturering i enheder: hvordan gør du?
Mange firmaer fakturerer i enheder. Seks minutter (en tiendedel time) er almindeligt, men det er en intern eller kunde-aftale, ikke en fast standard. Det vigtige er, at alle bruger samme regel.
Registrér den faktiske tid, og afrund kun efter den aftale. Så er dine egne registreringer retvisende, og du kan altid forklare, hvordan beløbet er opstået. Afrunding pr. opgave eller pr. dag giver forskellige resultater – vælg én metode og skriv den i din opgaveaftale.
| Faktisk tid | 6-minutters enheder (opad afrundet) | Timer |
|---|---|---|
| 4 minutter | 1 | 0,1 |
| 14 minutter | 3 | 0,3 |
| 50 minutter | 9 | 0,9 |
Hvad skal med på salærspecifikationen?
Klienter vil vide, hvad de betaler for. En specifikation med dato, tid og tydelig beskrivelse pr. linje fjerner de fleste spørgsmål. Hvilke detaljer der kræves, følger af Advokatsamfundets regler og det, du har aftalt med klienten.
Skriv derfor beskrivelser til klienten fra starten. Ikke ‘tlf.’ eller ‘div. arbejde’, men ‘opkald om frist for svarskrift’.
- Dato for arbejdet.
- Tid eller antal enheder.
- Beskrivelse som klienten forstår, uden interne forkortelser.
- Sagsbehandler, hvis flere advokater arbejder på sagen.
- Sats pr. sagsbehandler eller aktivitet, hvis de varierer.
Fortrolighed: hvem ser hvad?
Advokater håndterer fortrolige oplysninger – også internt. Det gælder også tidsregistrering. Værktøjer, der automatisk holder styr på dit arbejde, kan se vinduestitler, dokumenter og aftaler.
Tjek derfor, hvor dataene bliver. Den sikreste løsning gemmer din dag kun på din egen enhed, og intet om en klient sendes til firmaet, før du selv gemmer en registrering. Det samme gælder AI-assistenter; se Privatliv og AI-kontekst.
Nævn aldrig en anden klient eller sag i beskrivelsen af en tidsregistrering. Specifikationen sendes til den betalende klient.
Hvad skal du ellers være opmærksom på?
Nogle faldgruber går igen i næsten alle firmaer:
- At rekonstruere bagefter. Når ugen er slut, husker du retsmødet – ikke de tre korte kontakter omkring det.
- Forkert sag. Har en klient flere sager, havner tid let på den forkerte. Tjek det ved godkendelsen.
- At skjule ikke-fakturerbart arbejde. Registrér det alligevel, på en ikke-fakturerbar aktivitet. Ellers ser sagen mere rentabel ud, end den er.
- At springe godkendelse over. Et ekstra tjek før fakturering fanger fejl, som klienten ellers ville opdage. Se Godkend timer.
Sådan gør Half5
I Half5 er en sag et projekt under klienten, med egen timepris og eventuelt budget i timer. Aktiviteter er ‘Fakturerbar’ eller ‘Ikke-fakturerbar’ og kan have egen sats. Half5 gemmer timer og minutter, som du registrerer dem; en afrundingsregel i enheder er noget, I aftaler og bruger konsekvent.
Tidslinjen holder styr på din dag på din egen enhed (programmer og vinduer via desktop-appen, møder fra din tilkoblede Google- eller Outlook-kalender) og forbereder ‘Forslag’. Programmer og vinduer er end-to-end krypteret: kun du kan læse din tidslinje, og Half5 kan ikke. Dine kalenderaftaler er også kun synlige for dig. Half5 registrerer ikke telefonopkald; dem logger du selv. Firmaet ser kun de timer, du gemmer.
Med ‘Godkend timer før fakturering’ slået til, faktureres kun godkendte timer, og en anden godkender dine egne registreringer. Herefter bruger du ‘Opret kladde-faktura fra rapport’ og eksporterer rapporten til CSV, Excel eller PDF som specifikation.
Ofte stillede spørgsmål
Skal jeg registrere tid i seks-minutters enheder?
Nej, det er en udbredt praksis, ikke et krav. Registrér den faktiske tid og afrund efter den aftale, I har i firmaet eller med klienten.
Hvordan logger jeg et kort telefonopkald?
Lige efter opkaldet, på den rigtige sag, med en beskrivelse som ‘opkald om forligsforslag’. Venter du til ugens slutning, forsvinder de fleste korte kontakter.
Hvad hvis jeg arbejder på flere sager for samme klient samtidig?
Del tiden op pr. sag. Hvis det ikke er muligt, vælg den sag, hvor det meste arbejde lå, og nævn den anden i beskrivelsen.
Kan mit firma se, hvad jeg laver hele dagen?
Ikke i Half5. Dit firma ser kun de timer, du registrerer: klient, sag, aktivitet, varighed og beskrivelse. Tidslinjen med dine programmer og dokumenter bliver på dine egne enheder og er end-to-end krypteret; dine kalenderaftaler er kun synlige for dig. En admin eller Half5 kan ikke åbne nogen af delene.
Hvordan håndterer jeg en sag til fast pris?
Registrér timerne på en ikke-fakturerbar aktivitet. De kommer ikke på fakturaen, men du kan se, om honoraret matcher arbejdet.
