Miért vesznek el ennyi munkaóra a nyilvántartásból?
A tárgyalás ott van a naptáradban. Az utána következő hívás, az ellenérdekű fél e-mailje vagy az esti átolvasás már nincs. A munka a kis dolgokban van, és pont ezeket írod fel a legritkábban.
Ráadásul egész nap ügyek között váltasz. Egy gyors eljárási kérdés az egyik ügyféltől, egy záradék ellenőrzése a másiknak. ‘Csak egy pillantás’ – aztán fél óra lesz belőle, és másnap már nem tudod, melyik ügyhöz tartozott.
Napi tíz fel nem jegyzett perc, nagyjából 200 munkanappal számolva, több mint 33 óra elvégzett, de sosem számlázott munka.
Hogyan érdemes rendszerezni az ügyfeleket, ügyeket és tevékenységeket?
Az alap: minden ügyfél alatt egy ügy egy projektként. Az ügy számát írd bele az ügy nevébe, így a számlán és a kimutatásokban rögtön látszik, miről van szó. Egy visszatérő ügyfél általános tanácsadását külön ‘Általános tanácsadás’ ügybe tedd.
A tevékenységek a munka típusát jelölik. Ezekkel különítheted el a számlázható és nem számlázható munkát, például tudásmegosztást, üzletfejlesztést vagy fix díjas ügyet.
| Szint | Példa | Mire használjuk |
|---|---|---|
| Ügyfél | Jansen Logistics Kft. | Számla és áttekintés ügyfelenként |
| Ügy (projekt) | 2026-0142 Jansen / bérleti vita | Órák és költségkeret ügyenként |
| Tevékenység | Levelezés, Szerkesztés, Tárgyalás, Találkozó, Belső | Díj és számlázhatóság |
Díjazási egységek: hogyan kezeld?
Sok iroda díjazási egységekben számláz. A hatperces (tizedóra) egység gyakori, de ez belső vagy ügyféllel kötött megállapodás, nem kötelező szabvány. A lényeg, hogy mindenki ugyanazt a szabályt alkalmazza.
A valós időt rögzítsd, és csak a megállapodás szerint kerekíts. Így a saját nyilvántartásod pontos marad, és mindig el tudod magyarázni, hogyan jött ki az összeg. Feladatonkénti vagy napi kerekítés eltérő eredményt ad; válassz egyet, és írd bele a megbízási szerződésbe.
| Valós idő | 6 perces egységek (felfelé kerekítve) | Óra |
|---|---|---|
| 4 perc | 1 | 0,1 |
| 14 perc | 3 | 0,3 |
| 50 perc | 9 | 0,9 |
Mi kerüljön a díjtétel részletezésére?
Az ügyfelek szeretnék tudni, miért fizetnek. Egy dátummal, idővel és világos leírással ellátott részletezés soronként a legtöbb kérdést megelőzi. Hogy pontosan milyen adatok kötelezőek, azt a kamarai szabályok és az ügyféllel kötött megállapodás határozza meg.
Ezért már az elejétől az ügyfélnek szóló leírást írj. Ne ‘tel.’ vagy ‘vegyes munka’, hanem például ‘telefon a védekezési határidőről’.
- A munka dátuma.
- Idő vagy egységek száma.
- Leírás, amit az ügyfél is megért, belső rövidítések nélkül.
- Díjazott személy, ha több ügyvéd dolgozik az ügyön.
- Díj személyenként vagy tevékenységenként, ha eltérő.
Bizalmasság: ki mit lát?
Az ügyvédek bizalmas információkkal dolgoznak, még az irodán belül is. Ez az időnyilvántartásra is igaz. Az automatikus időkövető eszközök látják az ablakcímeket, dokumentumokat, naptári eseményeket.
Ezért nézd meg, hol tárolódnak ezek az adatok. A legbiztonságosabb, ha a napi tevékenységed nyoma csak a saját eszközödön marad, és az iroda csak akkor lát bármit, ha elmented a bejegyzést. Ugyanez igaz a mesterséges intelligencia asszisztensekre is; lásd Adatvédelem és AI-környezet.
Soha ne említs másik ügyfelet vagy ügyet az időbejegyzés leírásában. A részletezés ahhoz az ügyfélhez kerül, aki fizet.
Mire figyelj még?
Néhány tipikus hiba szinte minden irodában előfordul:
- Utólagos rekonstruálás. A hét végén a tárgyalás még eszedbe jut, a három rövid kapcsolat már nem.
- Rossz ügy. Több ügyes ügyfeleknél könnyen rossz ügyre kerül az idő. Ellenőrizd jóváhagyáskor.
- Nem számlázható munka elrejtése. Ezt is vezesd, nem számlázható tevékenységként. Különben az ügy nyereségesebbnek tűnik, mint valójában.
- Jóváhagyás kihagyása. Egy második ellenőrzés számlázás előtt kiszűri a hibákat, amiket különben az ügyfél találna meg. Lásd Órák jóváhagyása.
Így csinálja a Half5
A Half5-ben az ügy egy projekt az ügyfél alatt, saját óradíjjal és opcionális órakerettel. A tevékenységek ‘Számlázható’ vagy ‘Nem számlázható’ típusúak, és lehet saját díjuk is. A Half5 az órákat és perceket úgy tárolja, ahogy rögzíted; a díjazási egységre vonatkozó kerekítési szabályt ti egyeztek meg és következetesen alkalmazzátok.
Az idővonal a napodat a saját eszközödön követi (programok és ablakok a desktop appból, megbeszélések a csatlakoztatott Google vagy Outlook naptárból), és ‘Javaslatokat’ készít. A programok és ablakok végponttól végpontig titkosítottak: csak te látod az idővonalad, a Half5 nem. A naptári eseményeket is csak te látod. A Half5 nem rögzíti a telefonhívásokat; ezeket neked kell beírni. Az iroda csak a mentett órákat látja.
Ha be van kapcsolva a ‘Órák jóváhagyása számlázás előtt’, csak a jóváhagyott órák számlázhatók, és a saját bejegyzéseidet más hagyja jóvá. Ezután a ‘Piszkozat számla készítése kimutatásból’ funkcióval készíthetsz számlát, és a kimutatást CSV, Excel vagy PDF formátumban exportálhatod részletezésként.
Gyakori kérdések
Kötelező hatperces egységekben rögzítenem az időt?
Nem, ez csak egy elterjedt szokás, nem szabály. A valós időt rögzítsd, és a saját vagy az ügyféllel egyeztetett megállapodás szerint kerekíts.
Hogyan rögzítsek egy rövid telefonhívást?
Közvetlenül a hívás után, a megfelelő ügyhöz, például ilyen leírással: ‘telefon az egyezségi javaslatról’. Ha a hét végéig vársz, a rövid kapcsolatok nagy része elveszik.
Mi van, ha egyszerre több ügyön dolgozom egy ügyfélnek?
Oszd szét az időt ügyenként. Ha ez nem lehetséges, válaszd azt az ügyet, ahol a legtöbb munka volt, és a leírásban említsd meg a másikat.
Az irodám látja, min dolgozom egész nap?
A Half5-ben nem. Az iroda csak a rögzített órákat látja: ügyfél, ügy, tevékenység, időtartam és leírás. A programokkal és dokumentumokkal kapcsolatos idővonal csak a saját eszközeiden van, végponttól végpontig titkosítva; a naptári eseményeket is csak te látod. Sem egy admin, sem a Half5 nem fér hozzá.
Mit tegyek fix díjas ügy esetén?
A munkaórákat nem számlázható tevékenységként vezesd. Ezek nem jelennek meg a számlán, de látod, hogy a díj arányban van-e a munkával.
