Porque é que os advogados perdem tanto tempo sem registo?
A audiência está na sua agenda. A chamada a seguir, o email da parte contrária e a leitura do projeto à noite já não. O trabalho está nos detalhes, e são esses que menos se registam.
Além disso, muda de processo ao longo do dia. Uma dúvida processual rápida de um cliente, uma cláusula a rever para outro. ‘Só um instante’ transforma-se em meia hora, e no dia seguinte já não se lembra a que processo pertenceu.
Dez minutos não registados por dia, em cerca de 200 dias úteis, são mais de 33 horas de trabalho feito que nunca aparecem na fatura.
Como estruturar clientes, processos e atividades?
A base é um processo por caso, sob cada cliente. Inclua o número do processo no nome, para que faturas e relatórios mostrem logo do que se trata. A assessoria contínua a um cliente habitual pode ficar num processo próprio ‘Assessoria geral’.
Use atividades para o tipo de trabalho. Também separam trabalho faturável de não faturável, como sessões internas, desenvolvimento de negócio ou processos a honorário fixo.
| Nível | Exemplo | Utilização |
|---|---|---|
| Cliente | Jansen Logistics Ltd | Faturação e visão por cliente |
| Processo (projeto) | 2026-0142 Jansen / litígio de arrendamento | Horas e orçamento por caso |
| Atividade | Correspondência, Redação, Audiência, Reunião, Interno | Tarifa e se é faturável |
Faturação em unidades: como gerir?
Muitas sociedades faturam em unidades. Seis minutos (um décimo de hora) é uma convenção comum, mas é um acordo interno ou com o cliente, não uma norma fixa. O importante é que todos apliquem a mesma regra.
Registe o tempo real e arredonde apenas segundo esse acordo. Assim mantém o registo fiel e pode sempre justificar os valores. Arredondar por tarefa ou por dia dá resultados diferentes; escolha um método e inclua-o na carta de compromisso.
| Tempo real | Unidades de 6 minutos (arredondado para cima) | Horas |
|---|---|---|
| 4 minutos | 1 | 0.1 |
| 14 minutos | 3 | 0.3 |
| 50 minutos | 9 | 0.9 |
O que deve constar no mapa de honorários?
Os clientes querem perceber o que estão a pagar. Um mapa com data, tempo e descrição clara por linha evita a maioria das dúvidas. Os detalhes obrigatórios decorrem das regras da sua ordem profissional e do que acordou com o cliente.
Por isso, escreva as descrições já a pensar no cliente. Não ‘tel.’ ou ‘diversos’, mas ‘chamada sobre prazo da contestação’.
- Data do trabalho.
- Tempo ou número de unidades.
- Descrição clara para o cliente, sem siglas internas.
- Responsável, se mais do que um advogado interveio no processo.
- Tarifa por responsável ou atividade, se variar.
Confidencialidade: quem vê o quê?
Os advogados lidam com informação confidencial, também dentro da própria sociedade. Isso inclui o registo de tempo. Ferramentas que registam automaticamente o que faz acedem a títulos de janelas, documentos e compromissos.
Por isso, verifique onde ficam esses dados. O mais seguro é manter o registo do seu dia apenas no seu dispositivo, e nada sobre o cliente chega à sociedade até gravar o lançamento. O mesmo se aplica a assistentes de IA; veja Privacidade e contexto de IA.
Nunca refira outro cliente ou processo na descrição do registo de tempo. O mapa segue para o cliente que paga.
Que outros cuidados deve ter?
Alguns erros repetem-se em quase todas as sociedades:
- Reconstruir depois. Ao fim da semana lembra-se da audiência, mas não dos três contactos curtos à volta.
- Processo errado. Com clientes que têm vários processos, é fácil lançar tempo no processo errado. Confirme na aprovação.
- Omitir trabalho não faturável. Registe-o na mesma, numa atividade não faturável. Caso contrário, o processo parece mais rentável do que é.
- Saltar a aprovação. Uma segunda revisão antes de faturar apanha erros que o cliente detetaria. Veja Aprovar horas.
Como a Half5 faz
No Half5, um processo é um projeto sob o cliente, com tarifa horária própria e orçamento opcional em horas. As atividades são ‘Faturável’ ou ‘Não faturável’ e podem ter tarifa própria. O Half5 regista as horas e minutos tal como os lança; a regra de arredondamento em unidades é definida e aplicada por si.
A linha temporal regista o seu dia no seu próprio dispositivo (programas e janelas via app de desktop, reuniões do Google ou Outlook calendar ligado) e prepara ‘Sugestões’. Programas e janelas são encriptados de ponta a ponta: só o utilizador lê a sua linha temporal, nem o Half5 tem acesso. As reuniões de calendário também só são visíveis para si. O Half5 não regista chamadas telefónicas; essas são lançadas manualmente. A sociedade só vê as horas que gravar.
Com ‘Aprovar horas antes de faturar’ ativo, só as horas aprovadas são faturadas, e outro aprovador valida os seus lançamentos. Depois, use ‘Criar faturas provisórias a partir do relatório’ e exporte o relatório para CSV, Excel ou PDF como mapa de honorários.
Perguntas frequentes
Tenho de registar tempo em unidades de seis minutos?
Não, é uma convenção comum, não uma regra. Registe o tempo real e arredonde conforme o acordo da sua sociedade ou do cliente.
Como registo uma chamada telefónica curta?
Logo após a chamada, no processo certo, com uma descrição como ‘chamada sobre proposta de acordo’. Se esperar até ao fim da semana, perde a maioria dos contactos curtos.
E se trabalhar em vários processos do mesmo cliente ao mesmo tempo?
Divida o tempo por processo. Se não for possível, escolha o processo onde esteve a maior parte do tempo e refira o outro na descrição.
A minha sociedade pode ver tudo o que faço durante o dia?
No Half5, não. A sociedade só vê as horas que regista: cliente, processo, atividade, duração e descrição. A linha temporal com programas e documentos fica nos seus dispositivos e é encriptada de ponta a ponta; as reuniões de calendário só são visíveis para si. Nem um administrador nem o Half5 podem aceder.
Como registo um processo a honorário fixo?
Registe as horas numa atividade não faturável. Não aparecem na fatura, mas pode ver se o valor acordado cobre o trabalho realizado.
