Waarom gaan juist bij advocaten uren verloren?
Een zitting staat in je agenda. Het telefoontje erna, de mail van de wederpartij en het nalezen van een conceptprocesstuk ’s avonds staan er niet in. Het werk zit in de kleine dingen, en die schrijf je het minst op.
Daarbij spring je de hele dag tussen dossiers. Een korte procesvraag van de ene cliënt, even een clausule nalezen voor de andere. ‘Even kijken’ wordt een half uur, en een dag later weet je niet meer bij welk dossier dat hoorde.
Een gemist telefoontje van tien minuten per dag lijkt weinig. Over een jaar is het een flink aantal uren werk dat wel gedaan is maar nergens op een declaratie staat.
Hoe structureer je cliënten, dossiers en activiteiten?
De basis is per cliënt een dossier per zaak. Zet het dossiernummer in de naam van het dossier, zodat je op de declaratie en in rapporten direct ziet waar het om gaat. Algemeen advies voor een vaste cliënt kun je in een eigen dossier ‘Doorlopend advies’ zetten.
Gebruik activiteiten voor het soort werk. Daarmee scheid je ook declarabel van niet-declarabel werk, bijvoorbeeld kennisbijeenkomsten, acquisitie of een dossier waarvoor een vast bedrag is afgesproken.
| Niveau | Voorbeeld | Waarvoor |
|---|---|---|
| Cliënt | Jansen Logistiek BV | Declaratie en overzicht per cliënt |
| Dossier (project) | 2026-0142 Jansen / huurgeschil | Uren en budget per zaak |
| Activiteit | Correspondentie, Processtukken, Zitting, Bespreking, Intern | Tarief en declarabel of niet |
Registreren in eenheden: hoe ga je daarmee om?
Veel kantoren declareren in eenheden. Zes minuten (een tiende uur) is een gangbare conventie, maar het is een afspraak van je kantoor of met je cliënt, geen vaste maat. Belangrijk is dat iedereen op kantoor dezelfde regel gebruikt.
Registreer de werkelijke tijd en rond pas af volgens die afspraak. Zo blijft je eigen administratie eerlijk, en kun je altijd uitleggen hoe een bedrag tot stand kwam. Afronden per handeling of per dag geeft verschillende uitkomsten; kies er één en zet die in je opdrachtbevestiging.
| Werkelijke tijd | Eenheden van 6 min (naar boven) | Uren |
|---|---|---|
| 4 minuten | 1 | 0,1 |
| 14 minuten | 3 | 0,3 |
| 50 minuten | 9 | 0,9 |
Wat zet je op de specificatie bij de declaratie?
Cliënten willen begrijpen waarvoor ze betalen. Een specificatie met per regel datum, tijd en een begrijpelijke omschrijving voorkomt de meeste vragen. Welke gegevens verplicht zijn, volgt uit de regels van je beroepsorganisatie over declaraties en uit je afspraken met de cliënt.
Schrijf omschrijvingen dus meteen voor de cliënt. Niet ‘tel.’ of ‘div. werkzaamheden’, maar ‘telefonisch overleg over termijn verweer’.
- Datum van de werkzaamheden.
- Tijd of aantal eenheden.
- Omschrijving die de cliënt begrijpt, zonder interne afkortingen.
- Behandelaar, als er meer advocaten aan het dossier werken.
- Tarief per behandelaar of activiteit, als die verschillen.
Vertrouwelijkheid: wie ziet wat?
Een advocaat werkt met vertrouwelijke informatie, ook binnen het eigen kantoor. Dat raakt ook de tijdregistratie. Hulpmiddelen die automatisch bijhouden waar je aan werkt, zien vensternamen, documenten en afspraken.
Let er daarom op waar die gegevens blijven. Het veiligst is een opzet waarin het spoor van je dag alleen op je eigen apparaat staat en er pas iets over een cliënt naar het kantoor gaat als jij een registratie opslaat. Hetzelfde geldt voor AI-assistenten; lees daarover Privacy en AI-context.
Schrijf in de omschrijving van een uurregel niets over een andere cliënt of zaak. De specificatie gaat naar de cliënt die betaalt.
Waar moet je verder op letten?
Een paar valkuilen komen op bijna elk kantoor terug:
- Achteraf reconstrueren. Aan het eind van de week weet je de zitting nog, maar niet de drie korte contacten eromheen.
- Verkeerd dossier. Bij cliënten met meerdere zaken belandt tijd snel op het verkeerde dossier. Controleer dat bij het goedkeuren.
- Niet-declarabel werk verstoppen. Registreer het wel, op een niet-declarabele activiteit. Anders lijkt een dossier rendabeler dan het is.
- Goedkeuring overslaan. Een tweede blik vóór de declaratie vangt fouten die een cliënt anders vindt. Zie Uren goedkeuren.
Zo doet Half5 het
In Half5 is een dossier een project onder de cliënt, met eigen uurtarief en eventueel ‘Budget uren’. Activiteiten staan op ‘Declareerbaar’ of ‘Niet declareerbaar’ en kunnen een eigen ‘Uurtarief (€)’ hebben. Half5 slaat de uren en minuten op zoals je ze registreert; een afrondingsregel in eenheden spreek je zelf af en pas je consequent toe.
De tijdlijn houdt je dag bij op je eigen apparaat (programma’s en vensters via de desktop-app, afspraken uit je gekoppelde Google- of Outlook-agenda) en zet ‘Suggesties’ klaar. Die tijdlijn is end-to-end versleuteld: ‘Alleen jij kunt je tijdlijn lezen. Half5 kan je tijdlijn niet inzien.’ Het kantoor ziet alleen wat je bewust registreert.
Met ‘Uren goedkeuren vóór facturatie’ aan worden alleen goedgekeurde uren gedeclareerd. Een andere goedkeurder keurt je eigen registraties goed. Daarna maak je vanuit het rapport ‘Maak conceptfacturen van rapport’, en het rapport exporteer je naar CSV, Excel of PDF als specificatie.
Veelgestelde vragen
Moet ik in eenheden van zes minuten registreren?
Nee, het is een gangbare conventie, geen regel. Registreer de werkelijke tijd en rond af volgens de afspraak van je kantoor of met je cliënt.
Hoe leg ik een kort telefoontje vast?
Direct na het gesprek, op het juiste dossier, met een omschrijving als ‘telefonisch overleg over schikkingsvoorstel’. Wachten tot het eind van de week kost je de meeste korte contacten.
Wat als ik aan meerdere dossiers van één cliënt tegelijk werk?
Splits de tijd naar dossier. Lukt dat niet, kies dan het dossier waar het meeste werk lag en vermeld het andere in de omschrijving.
Mag mijn kantoor zien waar ik de hele dag aan werk?
Dat hangt af van het systeem. Kies een opzet waarin alleen geregistreerde uren gedeeld worden en het spoor van je dag bij jou blijft.
Hoe ga ik om met een dossier op basis van een vast bedrag?
Registreer de uren op een niet-declarabele activiteit. Ze komen dan niet op de declaratie, maar je ziet wel of het vaste bedrag past bij het werk.
