Warum geht gerade in Kanzleien so viel Zeit verloren?
Der Gerichtstermin steht im Kalender. Das Telefonat danach, die Mail der Gegenseite und das abendliche Durchsehen eines Schriftsatzentwurfs stehen nicht drin. Die Arbeit steckt in den kleinen Dingen, und die notierst du am seltensten.
Dazu springst du den ganzen Tag zwischen Akten. Eine kurze Verfahrensfrage des einen Mandanten, eine Klausel für den anderen. Aus ‘kurz reinschauen’ wird eine halbe Stunde, und am nächsten Tag weißt du nicht mehr, zu welcher Akte das gehörte.
Ein vergessenes Telefonat von zehn Minuten am Tag wirkt wie nichts. Über ein Jahr sind das spürbar viele Stunden, die geleistet, aber nie abgerechnet wurden.
Wie strukturierst du Mandanten, Akten und Tätigkeiten?
Die Basis ist pro Mandant eine Akte pro Angelegenheit. Setz das Aktenzeichen in den Namen, dann siehst du in Rechnung und Auswertung sofort, worum es geht. Laufende allgemeine Beratung für einen Stammmandanten bekommt eine eigene Akte ‘Laufende Beratung’.
Nutze Tätigkeiten für die Art der Arbeit. Damit trennst du auch abrechenbare von nicht abrechenbarer Arbeit, etwa Fortbildung, Akquise oder eine Akte mit vereinbartem Pauschalhonorar.
| Ebene | Beispiel | Wofür |
|---|---|---|
| Mandant | Jansen Logistik GmbH | Rechnung und Übersicht pro Mandant |
| Akte (Projekt) | 2026-0142 Jansen / Mietstreit | Stunden und Budget pro Angelegenheit |
| Tätigkeit | Korrespondenz, Schriftsätze, Termin, Besprechung, Intern | Satz und abrechenbar oder nicht |
Abrechnung im Zeittakt: wie gehst du damit um?
Viele Kanzleien rechnen in Zeittakten ab. Sechs Minuten (eine Zehntelstunde) ist eine verbreitete Konvention, aber es ist eine Vereinbarung in deiner Kanzlei oder mit dem Mandanten, kein fester Standard. Wichtig ist, dass alle dieselbe Regel anwenden.
Erfasse die tatsächliche Zeit und runde erst nach dieser Vereinbarung. So bleibt deine eigene Erfassung ehrlich, und du kannst jederzeit erklären, wie ein Betrag zustande kam. Runden pro Tätigkeit oder pro Tag ergibt unterschiedliche Ergebnisse; legt euch auf eins fest und haltet es in der Vergütungsvereinbarung fest.
| Tatsächliche Zeit | 6-Minuten-Takte (aufgerundet) | Stunden |
|---|---|---|
| 4 Minuten | 1 | 0,1 |
| 14 Minuten | 3 | 0,3 |
| 50 Minuten | 9 | 0,9 |
Was gehört in den Tätigkeitsnachweis?
Mandanten wollen verstehen, wofür sie zahlen. Ein Nachweis mit Datum, Zeit und verständlicher Beschreibung pro Zeile verhindert die meisten Rückfragen. Welche Angaben nötig sind, ergibt sich aus den Regeln deines Berufsstands zur Abrechnung und aus der Vereinbarung mit dem Mandanten.
Schreib Beschreibungen deshalb gleich für den Mandanten. Nicht ‘Tel.’ oder ‘div. Tätigkeiten’, sondern ‘Telefonat zur Frist für die Klageerwiderung’.
- Datum der Tätigkeit.
- Zeit oder Anzahl der Takte.
- Beschreibung, die der Mandant versteht, ohne interne Kürzel.
- Bearbeiter, wenn mehrere an der Akte arbeiten.
- Satz pro Bearbeiter oder Tätigkeit, wenn sie sich unterscheiden.
Vertraulichkeit: wer sieht was?
Anwältinnen und Anwälte arbeiten mit vertraulichen Informationen, auch innerhalb der eigenen Kanzlei. Das betrifft auch die Zeiterfassung. Werkzeuge, die automatisch festhalten, woran du arbeitest, sehen Fenstertitel, Dokumente und Termine.
Achte deshalb darauf, wo diese Daten bleiben. Am sichersten ist ein Aufbau, bei dem die Spur deines Tages nur auf deinem eigenen Gerät liegt und erst dann etwas über einen Mandanten an die Kanzlei geht, wenn du einen Eintrag speicherst. Das gilt auch für KI-Assistenten; mehr in Datenschutz und KI-Kontext.
Erwähne in der Beschreibung eines Eintrags nie einen anderen Mandanten oder eine andere Sache. Der Nachweis geht an den Mandanten, der zahlt.
Worauf solltest du sonst achten?
Ein paar Fallen gibt es in fast jeder Kanzlei:
- Nachträglich rekonstruieren. Am Ende der Woche erinnerst du dich an den Termin, nicht an die drei kurzen Kontakte drumherum.
- Falsche Akte. Bei Mandanten mit mehreren Angelegenheiten landet Zeit schnell in der falschen Akte. Prüf das bei der Freigabe.
- Nicht abrechenbare Arbeit verschweigen. Erfasse sie trotzdem, auf einer nicht abrechenbaren Tätigkeit. Sonst wirkt eine Akte rentabler, als sie ist.
- Freigabe überspringen. Ein zweiter Blick vor der Rechnung fängt Fehler ab, die sonst der Mandant findet. Siehe Stunden freigeben.
So macht es Half5
In Half5 ist eine Akte ein Projekt unter dem Mandanten, mit eigenem Stundensatz und optional einem Budget in Stunden. Tätigkeiten sind abrechenbar oder nicht abrechenbar und können einen eigenen Satz haben. Half5 speichert Stunden und Minuten so, wie du sie erfasst; eine Rundungsregel im Zeittakt vereinbart ihr selbst und wendet sie einheitlich an.
Die Zeitleiste hält deinen Tag auf deinem eigenen Gerät fest (Programme und Fenster über die Desktop-App, Termine aus deinem verbundenen Google- oder Outlook-Kalender) und bereitet Vorschläge vor. Sie ist Ende-zu-Ende verschlüsselt: Nur du kannst sie lesen, Half5 nicht. Die Kanzlei sieht nur, was du bewusst erfasst.
Ist die Freigabe vor der Abrechnung eingeschaltet, werden nur freigegebene Stunden abgerechnet, und deine eigenen Einträge gibt jemand anderes frei. Danach erstellst du aus der Auswertung Rechnungsentwürfe und exportierst die Auswertung als CSV, Excel oder PDF als Tätigkeitsnachweis.
Häufige Fragen
Muss ich im Sechs-Minuten-Takt erfassen?
Nein, das ist eine verbreitete Konvention, keine Regel. Erfasse die tatsächliche Zeit und runde nach der Vereinbarung deiner Kanzlei oder mit dem Mandanten.
Wie halte ich ein kurzes Telefonat fest?
Direkt nach dem Gespräch, in der richtigen Akte, mit einer Beschreibung wie ‘Telefonat zum Vergleichsvorschlag’. Wer bis Freitag wartet, verliert die meisten kurzen Kontakte.
Was, wenn ich gleichzeitig an mehreren Akten eines Mandanten arbeite?
Teile die Zeit nach Akte auf. Geht das nicht, wähle die Akte mit dem größten Anteil und nenne die andere in der Beschreibung.
Darf meine Kanzlei sehen, woran ich den ganzen Tag arbeite?
Das hängt vom System ab. Wähle einen Aufbau, bei dem nur erfasste Stunden geteilt werden und die Spur deines Tages bei dir bleibt.
Wie gehe ich mit einer Akte mit Pauschalhonorar um?
Erfasse die Stunden auf einer nicht abrechenbaren Tätigkeit. Sie erscheinen nicht auf der Rechnung, aber du siehst, ob die Pauschale zur Arbeit passt.
